Pernahkah selama anda berkerja menerima gaji kurang ataupun lebih? Jika pernah, mungkin hal tersebut terjadi karena kesalahan dalam penggajian. Memang, banyak komponen dan rumus penyelesaian ketika melakukan perhitungan gaji, belum lagi jumlah pegawai, juga mempengaruhi kemungkinan salah hitung ini.
Jika kesalahan penggajian karyawan dilakukan sekali atau dua kali bisa dibilang masih wajar, tetapi jika terjadi berkali-kali, perlu dipertanyakan kemampuan manajemen untuk memenuhi kewajibannya. Jika ini terus berlanjut, perusahaan dapat kehilangan kredibilitas dan kehilangan kepercayaan dari karyawannya. Berikut adalah beberapa kesalahan penggajian yang umum dilakukan perusahaan dan hal yang bisa dilakukan untuk mengatasinya.
Permasalahan Gaji Karyawan
Berikut beberapa permasalahan gaji karyawan yang sering dilakukan oleh perusahaan:
- Kelebihan atau Kekurangan Membayar Gaji Karyawan
Beberapa perusahaan pasti pernah  kelebih atau kekurang membayar karyawan mereka. Apakah perusahaan Anda memiliki pengalaman serupa? Ini biasanya disebabkan oleh pelacakan data karyawan yang buruk. Misalnya, data tentang liburan karyawan, liburan berbayar, pemotongan, lembur, dan faktor lainnya sering membuat karyawan pusing dan bingung, yang mengarah pada perhitungan penggajian yang menyesatkan.
Jika perusahaan mengurangi gaji karena kelalaian, maka perusahaan wajib membayar kekurangan tersebut kepada karyawan. Mungkin perusahaan akan dapat membayar dengan cepat, tetapi jika kesalahan ini sering terjadi, tentu akan merugikan karyawan.
Sebaliknya, jika perusahaan membayar lebih gaji karyawan, perusahaan dapat mengklaim kelebihan gaji tersebut. Tetapi, itu tidak mudah bagi karyawan. Misalnya, jika penggajian seorang karyawan sudah lama salah, karyawan tersebut secara alami akan menganggap gajinya sebagai haknya. Hal ini menyulitkan perusahaan untuk menagih gaji.
- Tidak Memperhatikan Peraturan Tenaga Kerja Terbaru
Peraturan ketenagakerjaan sering berubah. Oleh karena itu, HRD atau administrator perusahaan harus memperbarui informasi. Selain itu, banyak aturan yang mengatur tentang upah pekerja. Misalnya terkait UMP, uang lembur, perekrutan BPJS, dan lain sebagainya. HRD dan manajemen tidak boleh mengabaikan peraturan yang berlaku dengan tidak memperbarui informasi. Jika hal ini terjadi, perusahaan dapat dikenakan sanksi jasa tenaga kerja yang tentunya akan merugikan perusahaan.
- Salah Hitung Jam Kerja
Kesalahan umum lainnya adalah kesalahan perhitungan kehadiran, jam, dan jadwal shift. Apalagi perusahaan memberlakukan beberapa jam kerja dan memiliki jumlah karyawan yang banyak. Nah, kasus ini sering terjadi ketika perusahaan juga memberlakukan lembur. Selain itu, tim HRD sering membuat kesalahan saat menjadwalkan shift, termasuk jadwal yang bentrok dan shift ganda yang tidak seimbang, yang pada akhirnya mengarah pada eksploitasi karyawan yang jelas melanggar undang-undang yang berlaku.
- Layanan Payroll Bank yang Terbatas
Saat ini sudah banyak perusahaan yang bermitra dengan perusahaan perbankan untuk memberikan layanan penggajian bagi karyawannya. Namun, dalam praktiknya, keterlibatan pihak ketiga ini ditemukan sebagai sumber kesalahan dan kegagalan dalam pemrosesan penggajian karyawan. Misalnya, perusahaan harus menyesuaikan spesifikasi teknis yang ada. Selain itu, ada kemungkinan salah perhitungan saat membayar melalui bank, karena tidak ada fitur kustomisasi.
- Keterlambatan Penggajian
Distribusi penggajian sering tertunda karena penggajian tidak otomatis. Penggajian manual biasanya memakan waktu lama. Pengembangan sumber daya manusia memerlukan verifikasi berulang dari waktu ke waktu, yang dapat menyebabkan keterlambatan dalam distribusi gaji. Selain pemeriksaan berulang, kesalahan teknis HRD juga menyebabkan keterlambatan dalam proses penggajian.
Cara Menghindari Kesalahan dalam Penggajian
Menghindari atau menghilangkan kesalahan penggajian memerlukan langkah strategis oleh perusahaan terlebih tim HR. Perusahaan harus merubah struktur bahkan rela berinvestasi pada penggunaan teknologi.
Mencegah atau menghindari kesalahan penggajian memerlukan tindakan strategis oleh perusahaan, terutama tim HRD. Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan agar terhindar dari kesalahan penggajian:
- Buat Laporan Ringkas
Hal pertama untuk menghindari kesalahan penggajian atau payroll adalah membuat ringkasan laporan penggajian berdasarkan komponen gaji seperti besarnya potongan yang diterima karyawan dalam suatu periode tertentu, informasi gaji karyawan, upah minimum, pajak, potongan, dan uang lembur.
- Buat Checklist Perubahan Data
Cara selanjutnya  yang dapat dilakukan untuk menghindari kesalahan pada saat penggajian adalah dengan membuat checklist perubahan data dan skala prioritas penggajian. Daftar periksa dapat mencakup daftar karyawan baru atau keberangkatan, kenaikan gaji karyawan, diskon atau bonus yang diterima karyawan, dan perubahan lainnya dari waktu ke waktu.
- Buat SOP penggajian
Anda bisa menyusun SOP untuk menghindari kesalahan penggajian dalam perusahaan Anda. Â SOP Penggajian adalah pedoman yang berisi prosedur yang digunakan perusahaan untuk mengeluarkan kas untuk membayar gaji karyawannya. Penyusunan SOP ini membantu kelancaran operasional perusahaan terkait dengan hak karyawan, yaitu kelancaran dan ketepatan waktu pembayaran gaji, bonus dan insentif lainnya.
Tidaklah mudah melakukan penyusunan SOP penggajian yang memang benar – benar tepat dan efisien. Namun, tidak perlu khawatir Anda bisa menggunakan susunan SOP milik Ruang SOP yang bisa Anda lihat dalam contoh SOP penggajian. Laman tersebut menyediakan berbagai macam format SOP yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda.Â
Kenapa Harus Menggunakan Ruangsop?
Karena dengan Ruangsop bisa membuat perusahaan Anda menjadi autopilot, specific, complete, dan auditable. Kunjungi lamannya sekarang dan rasakan manfaatnya dari menggunakan Ruangsop.
Nah, itulah beberapa kesalahan dalam penggajian yang sering terjadi di beberapa perusahaan. Dengan sering terjadinya kesalahan dalam penggajian karyawan ini, perusahaan mungkin saja bisa kehilangan kepercayaan dan kredibilitas perusahaan pun turun di mata karyawan.
