Melihat kantor didatangi oleh tamu merupakan hal yang lazim terjadi. Jenis-jenis tamu kantor anda pun bisa bermacam-macam. Mulai dari klien, mitra kerja, peminta sponsor, hingga pelamar kerja. Masing-masing tamu memiliki kepentingannya sendiri ketika datang ke kantor Anda. Ada tamu yang ingin melakukan kerja sama, ingin konsultasi atau membeli produk Anda, meminta sumbangan, hingga melakukan interview. Maka dari itu perlu di ketahui jenis-jenis tamu kantor
Namun, tahukah Anda bahwa tamu kantor memiliki klasifikasinya sendiri. Tamu kantor dibagi menjadi beberapa jenis, seperti tamu dengan perjanjian, tamu yang datang tanpa perjanjian, tamu tak dikenal, tamu yang menolak memberitahu keperluannya, tamu yang tak dinginkan, dan masih banyak lagi.
Tamu-tamu kantor perlu diklasifikasi untuk menentukan tata cara menerima tamu tersebut. Berikut ini adalah penjabaran lebih rinci tentang jenis-jenis tamu kantor dan cara menyambutnya.
1. Tamu dengan Perjanjian
Tamu dengan perjanjian adalah tamu yang sudah membuat janji untuk bertemu dahulu. Tamu ini merupakan tamu prioritas karena sudah merencanakan pertemuan dari jauh-jauh hari. Sebisa mungkin persingkat waktu menunggu para tamu untuk bertemu dengan atasan Anda.
2. Tamu Tak Dikenal
Tamu tak dikenal adalah tamu yang belum pernah berkunjung sama sekali ke kantor Anda. Pastinya mereka juga belum melakukan janji pertemuan sebelumnya. Untuk mengatasinya, hal pertama yang harus Anda tanyakan adalah menanyakan identitas dan keperluannya. Lalu mengkonfirmasi apakah keperluan tamu dapat diterima atau tidak.
Apabila tamu bisa diterima, maka Anda bisa mempersilakan tamu untuk duduk. Namun, apabila keperluan tamu tidak dapat dipenuhi, maka tolaklah dengan alasan yang tepat dan tawarkan membuat janji terlebih dahulu untuk kunjungan selanjutnya.
3. Tamu yang Menolak Memberitahu Kepentingannya
Sebagai resepsionis atau petugas front desk, ada saja kalanya di mana Anda bertemu dengan tamu yang tidak kooperatif. Salah satunya adalah tamu yang menolak memberitahu kepentingannya. Padahal mengetahui kepentingan tamu adalah hal yang penting agar Anda bisa langsung mengarahkan mereka ke orang atau lokasi yang dituju.
Apabila Anda bertemu dengan tamu jenis ini, maka tindakan pertama yang harus Anda lakukan adalah mengarahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap. Apabila tamu tetap menolak, Anda tetap harus berlaku sopan dan sabar. Berikan pemahaman kepada tamu mengapa Anda membutuhkan informasi tersebut.
4. Tamu yang datang tanpa Perjanjian
Kadang kala ada beberapa tamu yang langsung datang ke kantor tanpa membuat perjanjian terlebih dahulu. Kebanyakan alasannya adalah tamu tersebut sudah kenal dengan atasan di kantor Anda. Namun, hal ini tidak bisa dibenarkan dan dibiarkan begitu saja.
Langkah tepat yang harus Anda lakukan adalah memprioritaskan penerimaan tamu sesuai dengan situasi kantor dan kesibukan pimpinan. Anda harus memprioritaskan tamu yang membuat janji terlebih dahulu.
5. Tamu Dari Anggota Keluarga atau Teman Atasan
Biasanya ada anggota keluarga atau teman atasan yang berkunjung ke kantor. Mereka biasanya berkunjung untuk sekadar mampir atau temu kangen saja.
Tamu dari anggota keluarga atau teman atasan bisa langsung dipersilakan menunggu. Apabila atasan sedang ada rapat, Anda bisa menyapa tamu keluarga atau teman tersebut dan menyampaikan bahwa atasan sedang rapat.
6. Tamu yang Tak Diinginkan
Ada kalanya tamu yang datang ke kantor Anda adalah tamu yang tak diinginkan. Tamu tak diinginkan adalah tamu yang tidak diperbolehkan bertemu dengan atasan. Apabila Anda menerima tamu yang tak diinginkan, Anda harus tetap bersikap sopan dan ramah. Anda bisa menolak kedatangannya secara halus dan berikan alasan yang masuk akal.
Itulah jenis-jenis tamu yang sering berkunjung di lingkungan kantor. Setiap jenis tamu ditangani dengan prosedur yang berbeda. Agar Anda bisa menangani tamu dengan tepat, setidaknya Anda memiliki atau mempelajari Contoh SOP Pelayanan Pelanggan.
Apabila Anda membutuhkan artikel dan informasi mengenai prosedur pelayanan pelanggan lainnya, Anda bisa membacanya di Blog Ruang SOP.
