Dokumen pengiriman barang adalah dokumen yang berisi daftar semua produk yang dikirim oleh pengirim. Agar pengiriman barang dapat berlangsung dengan lancar, dokumen pengiriman sangat penting untuk kelancaran proses administrasi. Ada berbagai jenis dokumen pengiriman yang diperlukan untuk mengirimkan barang, tergantung pada jalur pengiriman yang dipilih. Dari formulir, dokumen, dan laporan agar proses pengiriman berjalan lancar. Selama pengiriman barang, perlu dipastikan bahwa barang dikirim dengan cara terbaik. Inilah sebabnya mengapa dokumen yang diperlukan diperlukan untuk pengiriman. Pengirim atau eksportir harus memastikan bahwa dokumen tertentu ada untuk kelancaran proses pengiriman. Berikut dokumen wajib untuk pengiriman barang yang perlu Anda ketahui.
Dokumen Wajib untuk Pengiriman Barang
- Petunjuk Pengiriman (SI)
Dokumen ini harus dimilik pihak pertama atau kedua. Fungsi dari dokumen ini adalah untuk digunakan sebagai dokumen pesanan untuk memuat barang di atas kapal. Dokumen ini diberikan oleh perusahaan pengirim barang kepada pihak freight forwarder (perusahaan jasa logistik). Data yang terdapat dalam dokumen SI meliputi identitas pengirim dan penerima barang, jumlah muatan, dan keterangan barang.
- Invoice
Invoice berisi data tentang barang yang dikirim ke tujuan. Dokumen ini juga berisi tagihan yang harus dibayar pengirim kepada perusahaan pengiriman. Dokumen ini mencakup berat barang, asuransi, harga per kg dan total biaya yang harus dibayar.
- Packing List
Packing list merincikan Informasi barang sangat detail. Termasuk berat, volume dan nilai, tidak hanya untuk item secara keseluruhan, tetapi juga untuk setiap kasus individu. Packing list memberikan informasi kepada pengirim, importir, kantor bea cuka, dan pengangkut tentang barang yang dikirim tanpa memverifikasi isinya.
Jika bea cukai memutuskan untuk memeriksa kiriman, packing list digunakan untuk membantu mengidentifikasi barang yang dapat dideteksi oleh alarm. Daftar pengepakan akan menghemat waktu Anda dan mengurangi risiko kerusakan barang Anda dengan menghindari kerumitan membuka setiap kotak. Sangat penting untuk membuat packing list seakurat mungkin karena dokumen ini dapat digunakan untuk menghasilkan Bill of Lading.
- Bill of Lading (BOL)
Bill of lading (BOL) adalah kontrak formal antara pengirim dan pengangkut barang. Ini adalah dokumen yang digunakan untuk mengkonfirmasi penerimaan barang untuk pengiriman dan hanya dapat ditandatangani oleh perwakilan resmi dari pengangkut setelah menerima barang untuk dirilis. BOL akan menyertakan detail tentang ke mana harus mengirim, barang apa saja yang disertakan, dan cara menanganinya.
- Air Waybill atau Railwaybill
Air Waybill (AWB) adalah dokumen wajib yang tidak dapat ditawar. Dokumen ini dikeluarkan oleh maskapai penerbangan untuk mengakui kepemilikan kiriman. AWB juga bertindak sebagai tanda terima untuk pengirim. Dokumen ini menunjukkan alamat pengiriman dan detail tentang pengirim dan penerima. Sebagai perbandingan, Rail Waybill adalah dokumen yang digunakan untuk transportasi dengan kereta api. Dokumen ini disiapkan oleh kereta api, setelah menerima instruksi dari pengirim.
- Surat Jalan Ekspedisi
Perusahaan jasa ekspedisi harus memberikan izin kepada perusahaan trucking sebelum kontainer berjalan. Surat jalan ini merupakan bukti bahwa kontainer telah mengantongi untuk dimuat ke kapal. Data yang terdapat dalam dokumen wajib ini adalah jumlah barang, jenis barang, serta tanda tangan pengirim, staf gudang dan pengemudi. Jika perusahaan transportasi yang terlibat memiliki layanan truk, izin perjalanan bersifat internal.
- Release Order (RO)
Sebuah Release Order adalah perintah untuk melepaskan aset kontainer dari pemasok ke pelanggan. Contoh formulir permintaan pelepasan berupa surat permohonan izin penerimaan barang (kontainer) dari pihak tertentu. Formulir release order mencakup perincian dealer dan semua perincian lainnya mengenai bahan yang dikeluarkan dari persediaan.
- Equipment Interchange Receipt (EIR)
Surat ini dikirim oleh depot pelayaran ke departemen ekspedisi atau truk. Dokumen ini merupakan surat pemeriksaan kondisi kontainer. Dokumen EIR dikeluarkan oleh gudang pengiriman kepada pengangkut pada saat pembongkaran ke dalam peti kemas atau pemuatan barang ke dalam peti kemas.
Demikian artikel mengenai dokumen wajib untuk pengiriman barang yang perlu Anda ketahui. Dokumen-dokumen di atas selalu diperlukan saat mengirim paket dan dokumen. Dan penting untuk dicatat bahwa sekarang ada layanan pengiriman profesional yang tersedia untuk mengantarkan pesanan pelanggan dengan aman sampai tujuan.
