Reservasi adalah proses permintaan pesanan dari pelanggan atau calon tamu untuk barang atau jasa yang diinginkan dalam jangka waktu tertentu. Dalam dunia perhotelan, reservasi dapat dilakukan sebelum hari-H dengan pengelola reservasi sesuai prosedur yang berlaku. Calon pelanggan akan diminta untuk mengisi formulir yang telah disediakan terkait data diri secara lengkap dengan tanggal check-in dan check-out. Saat memesan, hotel dapat menyiapkan kamar yang telah dipesan pelanggan sebelumnya. Selain itu pihak hotel juga dapat mengetahui jumlah kamar per hari. Sebagian besar pendapatan hotel berasal dari penjualan kamar. Untuk alasan ini, hotel tahu betul cara menjual banyak kamar. Hotel bermitra dengan berbagai perusahaan untuk menjual kamar mereka. Calon pelanggan dapat memesan kamar melalui perantara seperti agen perjalanan atau maskapai penerbangan. Hal ini dapat memudahkan calon pelanggan mendapatkan kamar saat reservasi. Berkut jenis-jenis reservasi kamar yang perlu Anda ketahui.
Jenis-Jenis Reservasi Kamar di Hotel
- New Reservation (Reservasi Baru)
Jenis reservasi ini merupakan pemesanan pertama yang dilakukan oleh calon pelanggan tanpa ada perubahan detail pemesanan.
- Amended Reservation (Perubahan Reservasi)
Perubahan reservasi atau bisa juga disebut amended reservation merupakan perubahan yang terjadi pada reservasi yang telah dibuat. Perubahan ini dilakukan oleh calon pelanggan karena alasan tertentu. Di antaranya, mengubah reservasi termasuk mengubah tanggal kedatangan atau keberangkatan dan mengubah tipe kamar atau jumlah penghuni.
- Cencelled Reservation (Pembatalan Reservasi)
Cancellation reservation adalah pembatalan pesanan yang telah dilakukan karena alasan tertentu. Beberapa hotel menetapkan bahwa jika terjadi pembatalan, deposit akan dipotong sebesar 50%, dan beberapa hotel akan mengembalikan deposit secara penuh kepada calon pelanggan. Jenis reservasi kamar ini kadang dapat membuat rugi pihak hotel jika tidak ada pemberitahuan tentang pembatalan.
- Comfirm Reservation (Reservasi yang Telah Disetujui)
Confirm reservation adalah reservasi yang telah disetujui oleh pihak hotel yang dibuktikan dengan surat konfirmasi yang dikirimkan kepada tamu yang bersangkutan. Surat konfirmasi ini harus dibawa oleh tamu pada saat check-in sebagai bukti check-in, pembatalan berlaku hingga perkiraan waktu kedatangan EA expacted arrival yang sudah diinformasikan oleh tamu yang bersangkutan.
- Individual Reservation (Reservasi Secara Individu)
Individual reservation adalah pemesanan untuk calon tamu, pasangan, atau keluarga. Jenis-jenis reservasi kamar ini biasanya dilakukan oleh calon pelanggan atau agen itu sendiri. Harga yang ditentukan adalah harga reguler atau harga paket (Normal Rates atau Package Rates atau Family Plan Rates).
- Group atau Tour Reservation (Reservasi Kelompok)
Group/Tour Reservation adalah pemesanan yang biasanya dilakukan oleh biro atau agen perjalanan untuk klien mereka. Pesanan dibuat untuk pelanggan yang bepergian dalam kelompok atau berombongan. Biasanya harga yang ditampilkan adalah harga diskon (Discounted Rates atau Group Rates).
- Conference Reservation (Reservasi untuk Pertemuan)
Conference reservation adalah reservasi untuk rombongan yang akan mengadakan pameran atau pertemuan di hotel. Reservasi ini biasanya dilakukan oleh sebuah organisasi, perusahaan atau asosiasi. Harga yang tercantum untuk pemesanan konferensi adalah tarif komersial. Data reservasi untuk tamu rombongan dimasukkan ke formulir tersendiri (Group Reservation Form). Sedangkan data reservasi perorangan dimasukan kedalam formulir Individual Reservation Form.
- Guaranted Reservation (Reservai dengan Jaminan)
Guaranted reservation adalah reservasi dengan jaminan. Tujuan dari jaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel tentang pemesanan yang telah dilakukan. Hotel juga harus memastikan bahwa kerusakan diminimalkan akibat tindakan tamu yang memesan tetapi tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya.
- Non Guaranteed Reservation (Reservasi Tanpa Jaminan)
Non-guaranteed adalah reservasi hotel sementara yang pendapatan kamarnya tidak dijamin. Ini berarti tidak ada proses hukum untuk mengkonfirmasi kamar hotel atau membayar deposit terlebih dahulu. Properti hanya akan menjamin reservasi hingga periode yang ditentukan pada tanggal kedatangan.
Demikian artikel mengenai jenis-jenis reservasi kamar yang perlu Anda ketahui. Ada banyak keuntungan atau manfaat dalam melakukan reservasi. Pada dasarnya, saat Anda memesan kamar, Anda dapat mengetahui layanan apa yang ditawarkan sehingga Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda. Pada intinya dengan adanya layanan reservasi pasti akan memudahkan pelanggan, karena semuanya bisa lebih terencana.
