Dalam dunia bisnis, Anda tidak asing lagi dengan aktivitas surat menyurat dengan tujuan dan fungsi yang berbeda. Berbagai surat menyurat perusahaan tentu saja resmi. Surat resmi memiliki berbagai jenis seperti surat penawaran kerja sama, surat proposal kerja sama, dll. Sebagai perusahaan besar dengan visi dan misi yang jelas, seringkali terjadi berbagai kerjasama antara perusahaan dengan pihak lain yang sesuai dengan kesepakatan perusahaan. Terjalinnya hubungan kerjasama juga diatur dalam banyak perjanjian yang berbeda dan tentunya sudah ada surat proposal kerjasama yang mengikat kedua belah pihak sebelumnya. Berikut cara membuat surat penawaran kerja sama.
Cara Membuat Surat Penawaran Kerja Sama
- Kop Surat
Salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam struktur surat penawaran kerja sama adalah bagian kop surat. Kop surat digunakan untuk memberikan identitas pengirim sehingga penerima tahu dari mana pesan itu berasal. Pada kop surat, Anda harus mencantumkan informasi lengkap tentang bisnis Anda, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan logo perusahaan.
- Kepala Surat
Sama pentingnya dengan kop surat, kepala surat juga perlu diperhatikan saat menulis surat penawaran kerja sama. Di bawah kop surat biasanya terdapat tanggal surat, nomor surat, nomor lampiran, dan tujuan surat. Jangan lupa untuk menulis kepada siapa Anda menulis.
- Pembuka Surat
Dalam membuat surat salam pembukaan adalah salah satu yang terpenting dan menunjukkan integritas Anda. Bagian surat ini juga memberikan pengantar sebelum masuk ke badan surat. Pendahuluan berisi kata-kata pembuka serta penjelasan umum atau gambaran singkat dari penawaran yang diberikan.
- Isi Surat
Bagian terpenting dari cara membuat surat penawaran kerja sama tentunya adalah isi surat tersebut. Di badan surat, jelaskan semuanya tentang tawaran kerja sama Anda. Dan juga jelaskan jenis kerja sama yang Anda harapkan, manfaat yang akan diperoleh kedua belah pihak, dan banyak hal penting lainnya. Cobalah untuk menjadi singkat, padat, dan jelas. Jangan terlalu bertele-tele dan berputar-putar dalam menjelaskan maksud atau tujuan Anda. Jika ada informasi lebih detail mengenai kerja sama ini, akan lebih baik jika dijelaskan lebih detail dalam file terlampir.
- Penutup Surat
Di bagian akhir surat ini, cantumkan contact person yang bisa Anda hubungi jika Anda menginginkan tawaran kerja sama. Berikan penutup yang dapat meyakinkan pihak lain untuk bekerja sama. Menyampaikan salam penutup dan kalimat penutup dengan bahasa yang santun serta menambahkan ajakan kecil yang dapat memicu kerja sama ini.
Ciri-Ciri Surat Penawaran Kerja Sama
- Dinyatakan dalam bentuk surat formal atau surat resmi yang memuat kop surat dan alamat surat.
- Surat penawaran kerja sama memuat secara lengkap isi penawaran kerja sama serta tata cara kerjasama.
- Surat penawaran kerja sama ditulis dengan terstruktur dan rapi sehingga mudah dipahami oleh penerima.
- Penyusunan surat penawaran kerja sama harus mengikuti aturan baku yang berlaku.
Fungsi Surat Penawaran Kerja Sama
- Memperkenalkan produk kepada pihak yang akan diajak kerjasama.
- Mempresentasikan keuntungan dan manfaat yang akan diperoleh saat bekerja sama dengan pihak tersebut.
- Sebagai komunikasi awal, ada kerja sama antara para pihak.
- Memperluas jaringan bisnis.
Demikian artikel mengenai cara membuat surat penawaran kerja sama. Surat penawaran kerja sama yang Anda buat juga harus bisa meyakinkan pihak lain yang berkepentingan untuk menerima penawaran tersebut. Meyakinkan bukan berarti paksaan. Hindari penggunaan kalimat yang terkesan berlebihan atau memaksa pihak lain untuk menerima tawaran tersebut.
