Standard Operating Procedure (SOP) adalah satu bagian kecil dari Sistem Tata Kerja (STK). Menurut Arini T. Soemohadiwidjojo, STK adalah perangkat yang mengatur kegiatan manajemen dan operasional organisasi dengan memanfaatkan sumber daya dan waktu yang tersedia untuk mencapai visi dan misi organisasi.
STK dituangkan dalam bentuk dokumen tertulis sehingga mampu memberikan gambaran mengenai STK tersebut dan mampu memperlihatkan hubungan antara bagian unit kerja dan antarkegiatan dalam lingkup organisasi Dalam dokumen tertulis tersebut juga dijelaskan ruang lingkup tugas dan tanggung jawab masing masing bagian atau jabatan Selain itu juga sebagai digunakan sebagai referensi maupun bukti implementasi STK untuk kepentingan audit kepatuhan. Dengan adanya dokumen tertulis ini memudahkan dalam proses pemantauan, evaluasi, pengembangan.
Sistem klasifikasi dokumen yang banyak digunakan mengacu pada standar dokumen International Standar Organization (ISO) yang dikenal dengan Piramida Dokumen.
Menurut standar ISO, STK terdiri atas dokumen sebagai berikut:
1.Kebijakan
Merupakan dokumen level tertinggi berupa pernyataan cita-cita, tujuan organisasi. Pedoman berisi dokumen yang menyatakan apa yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.
2.Prosedur
Prosedur menjabarkan proses yang digunakan untuk mengimplementasikan hal yang telah ditetapkan pada kebijakan dan pedoman. Prosedur juga menjelaskan bagian mana saja dari organisasi yang bertanggung jawab pada proses tersebut. Prosedur kerap digunakan untuk mengatur aktivitas bersifat administratif. SOP merupakan prosedur.
3.Instruksi kerja
Instruksi kerja bersifat lebih detail dari prosedur. Mengatur aktivitas lokal yang spesifik. Instruksi kerja biasanya digunakan untuk mengatur aktivitas yang bersifat teknis
4.Rekaman
Rekaman adalah dokumen yang menjadi bukti bahwa STK yang dituangkan dalam kebijakan, pedoman, prosedur, dan instruksi kerja telah dilaksanakan. Formulir yang telah diisi, lembar kerja yang telah ditandatangani merupakan bentuk rekaman.
Standar Operating Procedure (SOP) yang diimple mentasikan dalam organisasi bertujuan memastikan kegiatan operasional perusahaan dilaksanakan secara efektif dan efisien. Mengimplementasikan SOP menghindari terjadinya penyimpangan proses kerja yang dapat mengganggu kinerja perusahaan atau organisasi.
A.Klasifikasi Standard Operating Procedures (SOP)
SOP dapat dibedakan berdasarkan sifat kegiatan, skala kerja, skala dan kelengkapan kegiatan, dan jenis kegiatan. Hal tersebut yang menjadi bahan pertimbangan jenis SOP apa yang akan dirancang dan diterapkan SOP tersebut harus sesuai dengan kebijakan dan pedoman yang dijadikan acuan.
Berdasarkan sifat kegiatannya, SOP dikategorikan menjadi dua jenis, yaitu SOP Teknis dan SOP Administratif 1. SOP Teknis
SOP Teknis adalah petunjuk kerja dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang pelaksana dengan satu peran atau jabatan khusus. SOP ini menginstruksikan kepada penggunanya tahapan kerja atau cara melaksanakan kegiatan secara detail. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal. Misalnya, pemeliharaan sarana-prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi, dan lainnya. SOP jenis ini mencakup instruksi kerja, petunjuk pelaksanaan, dan petunjuk teknis. Contoh SOP teknis:
Tata Cara Pengujian Parameter Mikrobiologis dengan H,S
Tabung reaksi atau botol gelas volume 25-30ml yang bertutup ulir, isi dengan tisu dan kertas saring yang telah dilengkapi media.
Sterilkan botol tersebut dengan autoclave pada tekanan 15 lb/m² selama 15 menit.
Setelah selesai media Hâ‚‚S dalam botol didinginkan.
Siapkan tabung reaksi yang sudah berisi media H2S, sampel air, dan spiritus
Sterilkan tabung reaksi pada mulut tabung dengan nyala api spiritus
Masukkan sampel air 10 ml ke tabung reaksi dengan menggunakan pipet
Sterilkan kembali mulut tabung dengan nyala api spiritus
Pasang tutup tabung reaksi dan letakkan pada rak tabung reaksi
Inkubasi pada suhu 37 derajat Celcius dalam inkubator atau dibiarkan berada pada temperatur udara luar 25-40 derajat Celcius selama 24-78 jam.
Bila terjadi warna hitam pada kertas dan atau pada air di dalam tabung reaksi, maka sampel air dinyatakan positif, artinya dalam air terdapat bakteri coli.
Bila tidak terjadi perubahan warna pada kertas atau sampel air, maka sampel air dinyatakan negatif, artinya dalam air tidak terdapat bakteri coli.
2.SOP Administratif
SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. SOP ini dapat dibentuk dari yang paling sederhana hingga yang kompleks untuk mengakomodasi seluruh kegiatan managerial dan supervisi di dalam perusahaan atau organisasi.
Tahapan pelaksanaan kerja atau kegiatan kerja yang diterangkan dalam SOP administratif ini bersifat makro ataupun mikro.
Dalam lingkup administrasi pemerintahan, SOP administratif yang bersifat makro digunakan dalam alur penyelenggaraan administrasi pemerintahan, seperti perencanaan, penganggaran, dan lain
sebagainya. Secara mikro, SOP administratif disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
Sedangkan menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu SOP makro dan SOP mikro.
1.SOP Makro
SOP makro merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.
Contoh SOP makro adalah SOP pengelolaan surat SOP tersebut merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.
2.SOP Mikro
SOP mikro kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya.
Menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan, SOP dikategorikan menjadi SOP Final dan SOP parsial.
Baca Juga Format Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.2
Baca Juga Format Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) – bag.3
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Arnina P,dkk,2016
