Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pelaksana (pegawai) melalui serangkaian langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbol yang umum digunakan dalam menggambarkan proses. Simbol-simbol tersebut memiliki fungsi yang bersifat khas, yang pada dasarnya dikembangkan dari simbol dasar diagram alir yang terdiri dari empat simbol, yaitu simbol kapsul (terminator), kotak (process), belah ketupat (decision), dan anak panah (arrow).
Jenis diagram alir yang kerap digunakan dalam menggambarkan prosedur SOP adalah:
1.Diagram alir linier
Diagram alir linier dapat digambarkan secara vertikal dan horizontal. Ciri utama dari format diagram ini adalah ada unsur kegiatan yang disatukan, yaitu unsur kegiatan atau unsur pelaksanaannya dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat di dalam simbol yang dipakai. SOP format ini umumnya dipakai pada SOP yang bersifat teknis. Kelemahan diagram alir linier ini adalah tidak terlihat proses pengambilan keputusan serta siapa penanggung jawab dari setiap proses.
b.Diagram alir bercabang
Diagram alir bercabang digunakan untuk menggambarkan proses atau aktivitas yang lebih rumit, yang membutuhkan opsi jawaban yang akan mempengaruhi proses atau aktivitas setelahnya. Ciri utama diagram jenis ini adalah unsur pelaksana berada di kolom yang terpisah dari kolom kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang. Dalam format ini, simbol yang digunakan tidak diberi tulisan rumusan singkat kegiatan. Tulisan hanya diperlukan untuk memberi penjelasan pada simbol kegiatan yang merupakan pengambilan keputusan (simbol decision atau belah ketupat).
Kelemahan diagram alir sederhana yang disebutkan di atas, tidak ditemukan dalam diagram alir bercabang. Diagram ini menggambarkan aktivitas/ proses secara lebih detail dan juga dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab dalam setiap aktivitas tersebut. Meski demikian, diagram alir bercabang masih memiliki kelemahan Diagram ini tidak dapat memperlihatkan lingkup kerja dan tanggung jawab masing-masing unit kerja Diagram alir bercabang kurang mengakomodasi prosedur yang rumit. Contoh diagram alir bercabang Prosedur Pengarsipan Surat Keluar.
Diagram jenis ini merupakan pengembangan diagram alir bercabang yang menggambarkan unit kerja yang menjadi penanggung jawab untuk masing masing proses, aktivitas, dan pengambilan keputusan. Diagram ini mengelompokkan rangkaian aktivitas dalam kolom kolom. Setiap kolom tersebut mewakili satu unit kerja. Dengan demikian akan langsung terlihat siapa penanggung jawab proses, serta lingkup kerja unit yang terlibat dalam proses-proses tersebut. Diagram ali swimlane ini dapat digunakan untuk menggambarkan prosedur rumit yang mempunyai lingkup kerja luas. Menggunakan diagram ali swimlane dapat mengatasi kelemahan yang ada pada diagram alir bercabang.
Kegunaan diagram dalam penyusunan SOP:
1.Untuk mengetahui jenis-jenis pekerjaan, tahapan, gerakan dan bagian-bagian pekerjaan yang bagaimana yang diperlukan untuk penyelesaian suatu tugas.
2.Untuk mengetahui waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk setiap tahap atau jenis pekerjaan termaksud maupun untuk penyelesaian waktu seluruhnya.
3.Untuk mengetahui dan menentukan persyaratan kecakapan (skill) pegawai agar kegiatan terselenggara dengan sebaik-baiknya.
4.Untuk mengetahui peralatan-peralatan dan fasilitas fasilitas kerja yang diperlukan dan untuk dapat mengerjakan dengan baik.
5.Untuk mengetahui jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk setiap tahap kegiatan
6.Untuk mengetahui apakah peralatan, fasilitas dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas seharusnya.
7 Untuk mengetahui di manakah paling banyak terjadi kemacetan atau rawan kemacetan.
8 8Digunakan sebagai salah satu sarana evaluasi kerja
9.Sebagai alat mengatur tata ruang (layout) kantor
10.Untuk menghindarkan terjadinya penumpukan kerja.
11 Sebagai alat perencanaan kerja dan pengembangan selanjutnya
12 Sebagai alat penentuan kuarifikasi pelatihan yang diperlukan.
13.Sebagai alat klasifikasi uraian dan analisis jabatan
14.Untuk persiapan otomatisasi dan mekanisasi kegiatan
15.Untuk memberikan kepastian waktu, tenaga dan peralatan (serta pembiayaan jika diperlukan)
Dalam menyusun diagram alir, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
Diagram digambar mulai dari bagian kiri halaman, atas ke bawah.
Gunakan simbol yang telah dipahami secara umum.
Tunjukkan bagian proses/aktivitas secara jelas. Tunjukkan bagian awal dan akhir dari proses-proses yang digambarkan.
Gunakan satu kata yang dapat mewakili setiap proses/ aktivitas. Pastikan kata itu cukup jelas terbaca meski dari jarak agak jauh.
Pastikan urutan proses/aktivitas tergambar secara benar dan sesuai.
Perhatikan ukuran simbol diagram. Simbol-simbol yang digunakan memiliki ukuran yang hampir sama sehingga diagram tampak rapi. Hindari ukuran yang terlalu beda
Perhatikan jarak antar simbol Bua
Perhatikan ukuran simbol diagram. Simbol-simbol yang digunakan memiliki ukuran yang hampir sama sehingga diagram tampak rapi. Hindari ukuran yang terlalu beda
Perhatikan jarak antar simbol Buatlah jarak antar simbol sama sehingga diagram terlihat rapi.
Baca Juga Format Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) – bag.1
Baca Juga Format Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) – bag.2
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Arnina P,dkk,2016
