Hambatan Standard Operating Procedure (SOP)

Era globalisasi yang semakin ingar-bingar dengan kemajuan dari sisi teknologi maupun pengetahuan, terus menekan setiap manusia untuk ikut berkembang mengikuti perkembangan tersebut. Begitu juga dengan organisasi atau perusahaan. Perusahaan juga harus menyadari bahwa perkembangan di dunia luar juga dapat memengaruhi; bagaimana customer atau pun pelanggan merespons produk atau jasa yang perusahaan tawarkan. Oleh sebab itu, perusahaan perlu membuat sistem yang cukup fleksibel untuk menanggulangi setiap perubahan yang ada.

Dalam buku ini, penulis mencoba sedikit memberikan ilustrasi; bagaimana dunia luar sangat memengaruhi kesuksesan perusahaan. Sebagai contoh: PTX adalah salah satu perusahaan yang menawarkan jasa untuk produk merchandise di salah satu kota. Ya, perusahaan menawarkan berbagai produk yang bisa dijadikan suvenir ataupun kado. Dahulu, pihak. marketing dapat mencapai target hanya dengan memberikan proposal ke perusahaan, instansi, atau sekolah, agar mereka dapat membuat merchandise di PT tempatnya bekerja. Namun bagaimana hal itu akan dilakukan di zaman teknologi seperti sekarang ini? Yah, saya rasa itu tidak cukup efektif, terlebih jika menyadari kompetitor semakin banyak lahir di kota tersebut.

Apa yang harus dilakukan? Di sinilah SOP bekerja. Pihak perusahaan harus siap untuk membuat SOP baru sesuai dengan strategi yang baru pula. Perusahaan harus membuat SOP agar tetap relevan, sehingga bisnis yang telah dibangun tidak lantas dihancurkan oleh zaman. SOP yang dahulu digunakan untuk menyebarkan proposal-untuk mencapai target, bisa ditambahkan dengan memasang iklan di media sosial, menawarkan sebagai sponsor di berbagai acara, atau hal lain. SOP baru yang sesuai dengan kondisi pasar sekarang, tentu membuka peluang pencapaian target lebih besar-daripada SOP lama yang sudah ketinggalan zaman.

Mungkin di benak Anda sudah terbayang, “Oke, membuat SOP baru itu bisa menjadi alternatif.” Namun ada beberapa hambatan yang sering muncul dalam penyusunan SOP ini. Anda tidak perlu khawatir; lantas menjadi enggan untuk melakukan perubahan. Justru dengan adanya gambaran hambatan ini, akan membuat anda semakin terbuka dalam penyusunan SOP, sehingga hambatan tidak lantas menjadi hambatan: Berikut hambatan yang terkadang muncul dalam proses penyusunan SOP.

Hambatan yang sering terjadi akibat munculnya problem yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Problem yang kompleks menjadikan proses pembuatan SOP menjadi hal yang sangat sulit dilakukan, karena jika tetap dilakukan, maka SOP yang dihasilkannya pun akan rancu. Hambatan yang terjadi karena adanya problem internal ini secara umum terjadi, misalnya:

1. Gaya kepemimpinan yang kurang sesuai dengan kondisi organisasi;
2. Struktur organisasi yang terlalu kompleks;
3. 3.Alur koordinasi tugas yang terlalu panjang & rumit;
4. Budaya membiarkan atau tradisi yang kurang kondusif dan lain sebagainya.

Hambatan operasional pada umumnya terjadi ketika proses kerja dilakukan. Operasional di sini terjadi karena munculnya problem yang bersumber dari semua operasional organisasi. Problem di sini dapat diartikan secara luas, namun tetap berfokus pada semua kegiatan yang terjadi dalam perusahaan. Sebagai contoh, problem operasional yang datangnya dari berbagai karakter costumer. Mengapa hal ini justru menyulitkan kita membuat SOP? Karena costumer memiliki banyak sifat yang beragam. Tentu sulit bagi kita untuk memprediksi; apa respons yang akan mereka berikan pada kita.

Hambatan yang biasanya muncul selanjutnya adalah dari sisi manajerial. Manajerial ini berhubungan dengan segala struktur anggota yang ada dalam perusahaan. Sebagai contoh yang terkait dengan hambatan manajerial organisasi, dapat berupa:

1. Ketidakjelasan visi dan misi;
2. Kebijakan organisasi, aturan, dan tata tertib yang kurang berfungsi;
3. Tidak adanya kontrol secara konsisten dan berkelanjutan,
4. Tidak adanya dukungan yang maksimal dari pihak-pihak terkait

Hambatan yang selanjutnya adalah hambatan yang datangnya dari individu-individu dalam organisasi. Tidak hanya karyawan saja yang tergabung pada kategori ini, namun juga user atau pengguna jasa-yang terkait dengan jalannya kegiatan kerja dalam perusahaan. Mengapa hal tersebut sering terjadi? Karena mereka tidak memahami dengan benar, apakah tujuan dan target sudah sesuai dengan SOP perusahan. Mereka masih beranggapan bahwa dengan SOP justru mempersulit pekerjaan mereka.

Sumber
Panduan Lengkap Menyusun SOP & KPI
Fajar Nur'aini D.F ,M.Psi,2020