Dalam suatu kegiatan usaha yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan, hubungan dengan laporan pertanggungjawaban tidak dapat dipisahkan. Bagi Anda yang pernah aktif di organisasi saat kuliah, mungkin sudah tidak asing lagi dengan laporan jenis ini. Laporan Pertanggungjawaban atau biasa disebut LPJ adalah laporan tertulis yang melaporkan kinerja suatu kegiatan. Penyusunan laporan ini dilakukan oleh unit atau kelompok organisasi untuk organisasi lain yang memiliki kualifikasi lebih tinggi atau setara. Anda biasanya menyiapkan LPJsetelah kegiatan selesai. LPJ itu sendiri akan bervariasi tergantung pada organisasi atau bisnis Anda. Biasanya berkisar antara 14 hingga 40 hari kerja. Berikut prinsip-prinsip pembuatan laporan pertanggungjawaban.
Prinsip-Prinsip Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban
- Rinci
Aturan besar yang harus Anda terapkan saat membuat laporan ini adalah detail atau rinci. Anda harus menjelaskan setiap langkah operasi secara mendetail tanpa kehilangan satu data pun. Bahkan dengan penggunaan dana, seperti sumber, pendapatan, pengeluaran. Jika laporan pertanggungjawaban Anda terperinci, siapa pun yang membacanya dapat memahaminya. Baik dari segi kegiatan tersebut maupun penggunaan dana. Akibatnya, proses evaluasi atau analisis akan lebih mudah dilakukan.
- Transparan
Selanjutnya, LPJ harus transparan. Dengan kata lain, laporan ini harus disusun sebagaimana adanya, tanpa dibesar-besarkan atau dikurangkan. Khususnya dalam penggunaan dana, semua pengeluaran harus ditulis sebagaimana adanya. Sebagai bukti yang sah dapat dilampirkan struk atau kuitansi di bagian akhir LPJ.
- Sistematis dan Terpadu
Penyusunan LPJ harus sistematis dan terpadu. Sistematis berarti mengikuti suatu perintah atau pengaturan dan tidak mengesampingkan bagian mana pun. Selain itu, LPJ juga harus terpadu, artinya terkait dari satu bagian ke bagian lainnya. Dengan demikian, pembaca juga akan lebih mudah menemukan dan memahami informasi dalam laporan tersebut.
- Komprehensif
Laporan pertanggungjawaban juga disusun secara komprehensif, termasuk semua informasi yang perlu Anda ketahui tentang suatu peristiwa atau kegiatan. Selain itu LPJ harus mampu menjawab pertanyaan 5W dan 1H yaitu What, Who, Why, When, Where dan How.
Tujuan Laporan Pertanggungjawaban
- Menjelaskan seluruh proses pelaksanaan kegiatan. Dari awal, kegiatan sepanjang operasi, hingga akhir.
- Menyadari kendala atau masalah yang dihadapi selama persiapan dan pelaksanaan kegiatan.
- Sebagai bahan pembelajaran atau penilaian untuk kegiatan lainnya.
- Mengukur bagaimana kinerja tim pelaksana kegiatan tersebut.
Manfaat LPJ bagi Perusahaan dan Bisnis
Seperti yang Anda ketahui, prinsip dasar bisnis adalah mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya dengan biaya sekecil mungkin. Nah, LPJ dapat membantu Anda dengan itu. Bagaimana caranya? Dengan melakukan laporan pertanggungjawaban, Anda dapat mengetahui apakah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau bisnis Anda sesuai dengan harapan? Jika tidak, apa yang dapat Anda mengevaluasi karyawan dan analisis untuk membuat kegiatan selanjutnya menjadi lebih baik dan lebih menguntungkan bagi bisnis? Atau apakah Anda menghentikan aktivitas ini karena sangat berbahaya?
Nah, berbagai pertanyaan di atas bisa Anda temukan dalam laporan pertanggungjawaban ini. Oleh karena itu, penting bagi Anda yang memiliki usaha atau bisnis untuk membuat LPJ yang rinci dan detail.
Demikian artikel mengenai prinsip-prinsip pembuatan laporan pertanggungjawaban. Anda juga dapat mengelola LPJ secara online. Tentunya hal ini membuat segalanya menjadi lebih mudah dan nyaman, apalagi jika atasan atau pembaca laporan Anda berada di kota atau negara yang berbeda.
