Format selanjutnya merupakan format yang berbeda dari format pada umumnya. Dinamakan ‘lainnya karena ada berbagai macam format yang memiliki ciri-ciri khusus daripada keempat format sebelumnya. Berikut penjelasan mengenal format lain-yang biasa digunakan dalam pembuatan SOP dalam perusahaan:
1.Pertanyaan dan jawaban
Format ini justru berbentuk naratif, dan berfungsi untuk menjawab hal-hal yang menjadi perhatian khusus bagi pembaca. Pada format ini, berisi beberapa pertanyaan yang umumnya ditanyakan oleh sebagian besar pemakai sop. Contoh prosedur dalam format pertanyaan dan jawaban, dapat dilihat pada tabel berikut:
1.Pertanyaan: Apa yang harus dilakukan untuk membuat izin cuti
Jawaban:Pegawai harus mengisi formulir izin cuti rangkap dua, dan diserahkan ke Kasubbag sebagai atasan langsung-untuk dimintakan pertimbangan.
2.Pertanyaan: Apa pertimbangan dari atasan langsung? Jawaban Jika tidak ada pekerjaan mendesak yang harus segera diselesaikan, atasan langsung memberikan rekomendasi agar permohonan cuti disetujui. Jika terdapat pekerjaan mendesak, atasan langsung merekomendasikan agar cuti ditunda.
3.Pertanyaan: Apabila pertimbangan atasan langsung menyetujui permohonan cuti, apa langkah selanjutnya?
Jawaban: Formulir izin cuti diteruskan ke Kepala Bagian untuk dipertimbangkan Kembali untuk disetujui atau ditolak.
4.Pertanyaan: Apa yang dilakukan apabila permohonan cuti disetujui kepala bagian?
Jawaban: Formulir izin cuti diteruskan ke Kasubbag perencanaan pegawai untuk dicocokkan dengan kartu cuti dan membubuhkan sisa cuti pegawai yang bersangkutan, yang selanjutnya diserahkan ke Kepala Biro Kepegawaian dan organisasi untuk disetujui atau ditolak.
5.Pertanyaan: Apa yang harus dilakukan, setelah kepala biro
Jawaban:kepegawaian dan organisasi menyetujui? : kasubbag perencanaan pegawai membuat konsep surat izin cuti, dan diserahkan kepada kepala biro kepegawaian dan organisasi-untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani, Kasubbag Perencanaan Pegawai mengarsipkan surat izin cuti berdasarkan abjad; dan pegawai yang bersangkutan, mendapatkan satu berkas.
2.Pemecahan masalah
Format jenis kedua ini merupakan bentuk referensi saja sebagai bentuk problem solver. Format ini sangat berfungsi ketika pengguna mengalami kendala dalam menyelesaikan pekerjaannya. Mengapa demikian? Karena melalui format ini, pengguna tidak perlu melihat seluruh dokumen SOP-untuk mendapat bantuan seketika itu juga. Jika mereka mengalami kesulitan, mereka dapat secara langsung membuka referensi; karena referensi ini lebih berkaitan dengan cara-cara mengatasi masalah. Namun,yang menjadi kesulitan adalah pembuat SOP haru dapat menganalisis keadaan dan menentukan kira-kira apa saja kendala yang akan muncul dalam proses kerja.
3.Tabel matriks
Hampir sama dengan diagram alir, namun format ini lebih berfokus untuk menghubungkan suatu variabel dengan variabel lainnya. Format jenis ini sangat baik digunakan oleh mereka yang membutuhkan untuk memperoleh informasi berulang kali-secara periodik sepanjang waktu. Jadi, format ini sangat berguna bagi mereka yang memiliki prosedur kerja yang kompleks, dan perlu melihat berulangkali informasi.
4.Daftar
Format selanjutnya adalah SOP yang berisi daftar daftar prosedur. Format ini banyak digunakan karena mudah untuk diikuti oleh para pengguna. Secara umum format dalam daftar ditulis secara berurutan dari atas ke bawah, dicantumkan nomor urutan, dan menggunakan kalimat-kalimat yang singkat dan jelas.Contoh prosedur dalam format daftar dapat dilihat pada tabel berikut:
Prosedur Pemberian Izin Cuti pada Biro Kepegawaian dan Organisasi
- Isi formulir permohonan izin cuti dalam rangkap dua.
- Mintakan pertimbangan dari atasan langsung.
- Mintakan pertimbangan kembali pada kepala bagian.
- Teruskan permohonan izin cuti ke Subbagian Perencanaan Pegawai untuk dilakukan:
- Pencocokan pengajuan cuti dengan kartu cuti.
- Mencantumkan sisa cuti.
- Teruskan permohonan izin cuti kepada Kepala Biro Kepegawaian dan Organisasi untuk disetujui.
- Setelah permohonan izin cuti disetujui Kepala Biro Kepegawaian dan Organisasi, Kepala Subbagian Perencanaan Pegawai menyiapkan konsep surat izin cuti.
- Konsep surat izin cuti ditandatangani oleh Kepala Biro Kepegawaian dan Organisasi.
- Surat izin cuti diberikan kepada pegawai yang bersangkutan dan diarsipkan di Subbagian Perencanaan Pegawai menurut abjad.
- Format Kombinasi
Setelah mengetahui perbedaan dari kedua format tersebut, sesungguhnya kedua format tersebut memiliki kelemahan dan kelebihan di masing-masing format. Kedua jenis format penulisan prosedur di atas dapat dipakai secara bersamaan dalam menyusun SOP. Jika digunakan dengan benar, kombinasi kedua format tersebut justru dapat lebih efektif. Berbagai kombinasi dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing posisi, misalnya: format skenario dengan bagan alur, atau skenario dengan tabel matriks, dan sebagainya.
Sop dalam suatu perusahaan mengatur bagaimana sebuah pekerjaan dilakukan, siapa yang mengerjakan, dan bertanggung jawab, siapa yang memberi keputusan/persetujuan, kapan pekerjaan itu harus dilakukan, berkas/ dokumen apa yang harus disiapkan.
Buka Juga Macam-macam Format (SOP) – Bag. 1
Sumber Panduan Lengkap Menyusun SOP & KPI Fajar Nur'aini D.F, M.psi, 2020
