Setiap perusahaan tentunya memiliki sebuah aset operasonal dalam menjalankan bisnis, sehingga membantu segala kebutuhan diperusahaan tersebut yaitu berupa Kendaraan Operasional Perusahaan. Tentunya perusahaan mempertimbangkan, menunjang dan memfasilitasi karywannya untuk bisa tetap bekerja tanpa ada hambatan dan tidak perlu mengorbankan kendaraan pribadi mereka untuk urusan bisnis.
Namun, sebaiknya perusahaan perlu memikirkan dan memperhitungkan kembali dalam membeli kendaraan untuk sebuah operasional. Dikarenakan tentuya memerlukan biaya yang tidak murah sehingga tidak mengganggu neraca financial perusahaan.
Sebelum lebih lanjut membahas tentang bagaimana memanajemen kendaraan, kita cari tahu dulu apa pengertian dari kendaraan operasional perusahaan?
Pengertian Kendaraan Operasional Perusahaan
Kendaraan operasional adalah aset berharga yang dimiliki perusahaan dan dikelola dengan baik. Kendaraan yang dimiliki oleh perusahaan, organisasi atau lembaga pemerintahan yang digunakan karyawan atau pegawai untuk keperluan pekerjaan maupun untuk kepeluan pribadi.
Ketersediaan kendaraaan di sebuah perusahaan tentunya sangat penting dan mendukung dalam aktvitas bisnis. Contohnya untuk para petinggi perusahaan hingga karyawan divisi di bawahnya yang tidak lepas dari aktivitas kerja menuntut mereka berada diluar perusahaan. Ada juga beberapa divisi yang ditugaskan untuk bekerja di luar dengan menggunakan kendaraan perusahaan.
Fungsi Kendaraan Operasional Perusahaan
Setiap perusahaan tentunya memiliki kebutuhan yang berbeda beda untuk mengoprasionalkan bisnisnya. Sehingga peran kendaraan operasional sangat mempengaruhi rantai pasok perusahaan agar bisa berjalan dengan efektif dan efisien. Dimana kendaraan operasional ini cukup andil dalam mendukung aktivitas perusahaan seperti distribusi produk atau aktivitas lainnya sesuai dengan karakter dan kebutuhan.
Selain itu kendaraan operasional memiliki fungsi lain untuk perusahaan yaitu :
- Memudahkan karyawan perusahaan dalam operasoanal kerja sehari-hari. Bisa jadi kendaraan tersebut sebagai insentif atau bonus mereka dalam bekerja selama ini.
- Memungkinkan karyawan untuk mengemudikan kendaraanya di waktu tertetu untuk sebuah akses disetiap saat.
- Perusahaan juga bisa mendapatkan keuntungan jika ada iklan yang di pasang dikendaraan tersebut untuk menarik perhatian para konsumen. Atau bisa juga dengan mempromosikan produk atau jasa yang kelola oleh perusahaan itu sendiri.
- Untuk pengoprasionalkan serta mengirmkan suatu produk perusahaan kepada konsumen ataupun distributor agar tidak mengeluarkan biaya yang lebih. Karena dengan adanya kendaraan operasional ini dapat memudahkan pengiriman serta menghemat biaya transport kepada pihak lain (jasa kirim paket atau barang).
Sistem Manajamen Kendaraan Operasional
Dalam menjalankan bisnis di perusahaan, tentunya memiliki sistem manajemen tersendiri untuk menjalankan operasional kendaraan. Ada tingkat kemudahan maupun kesulitan tersendiri dalam menjalankan sistem tersebut. Namun jika jumlah kendaraan dalam jumlah yang besar maka diperlukan manajemen khusus agar tidak ada kendala maupun kesulitan.
Banyak sekali masalah yang muncul jika perusahaan tidak menanamkan sistem manajemen operasional yang baik, contohnya yang pertama kesulitan mengatur biaya bahan bakar kendaraan tersebut. Kemudian yang kedua adalah tidak mudah untuk mengajukan proses klaim asuransi jika ada musibah dan kesulitan lainnya adalah sulit munghubungi staf driver disaat anda sewaktu-waktu memerlukannya.
Anda sebagai pemilik bisnis diperusahaan bisa menerapkan fleet management system agar bisa membantu menyelesaikan masalah masalah yang muncul serta dapat mengantisipasi jika terjadi masalah baru. Berikut sistem manajemen yang bisa anda lakukan yaitu:
- Pengawasan secara real-time (berkala)
Anda bisa mengetahui apakah barang yang dibeli oleh konsumen sudah diterima atau sedang dalam perjalanan dan mengetahui staf driver sedang bekerja atau tidak. Selain itu, Anda juga akan mendapatkan informasi mengenai kendaraan yang sedang beroperasi atau tidak agar bisa mengukur waktu pengiriman barang lebih aman dan tepat. Sehingga secara tidak langsung anda juga dapat meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan pelanggan anda.
- Menghemat biaya bahan bakar
Dengan adanya fleet system management, anda dapat meminimlisir terjadinya kecurangan atau menyalahkgunakan kepercayaan anda. Misalnya dengan meminta lebih banyak uang bensin dengan alasan karena lokasi pengiriman yang jauh. Tetapi jika kita bisa memanajemen sistem pada kendaraan, anda bisa mengukur dengan tepat berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk uang bensin sehingga anda bisa memperkirakan biaya pengeluaran tersebut.
- Manajemen staf driver
Banyak hal yang tidak disadari, bahwa staf driver merupakan inti dari sistem manajemen operasional kendaraan anda. Karena jika tidak ada driver pastinya tidak akan beroperasi secara maksimal. Sehingga perusahaan memerlukan kinerja para staf driver dengan menyediakan data seperti rata-rata kecepatan saat berkendara, rute tercepat, hingga cara bagaimana berkendara yang baik dan benar.
Kesimpulan
Dari banyaknya cara perusahaan untuk mengoptimalkan kinerja para karyawanya, sebaiknya menggunakan sistem manajemen kendaraan pada perusahaan anda agar semua kegiatan tersturktur dengan baik dan tidak mengganggu aktivitas pekerjaan lainnya. Dimana dengan adanya sistem ini perusahaan juga bisa meningkatkan kualitas dalam berbisnis agar para konsumen tetap loyal.
Nah, bagi Anda yang tengah membutuhkan contoh SOP untuk usaha Anda agar lebih terstruktur, Ruang SOP menyediakan buku SOP segala jenis bidang dan usaha untuk Anda.
Penulis: Aviva
