Piutang adalah aset dalam bisnis. Piutang timbul dari penjualan barang atau jasa secara kredit. Dengan kata lain piutang adalah utang dari pihak lain berupa uang yang timbul dari pembelian jasa/produk yang dihasilkannya secara kredit. Perusahaan dengan piutang akan memiliki aset yang terus mengalir sampai piutang habis. Namun, perusahaan tetap perlu menerapkan manajemen piutang yang baik. Mengelola piutang dagang dan menagih piutang merupakan bagian dari penetapan prioritas pembiayaan bisnis. Pengelolaan piutang merupakan sistem yang paling berperan dalam membangun kebijakan pengelolaan piutang yang baik. Dengan demikian, perusahaan akan terhindar dari kerugian, pemborosan, peningkatan piutang tak tertagih dan pengurangan nilai tambah. Berikut adalah beberapa tips menagih dan mengelola piutang yang efektif.
Tips Mengelola Piutang
- Tentukan Jangka Waktu Kredit
Dalam hal kredit, persyaratan yang sangat penting adalah kejelasan SOP perusahaan yang harus dipahami oleh para pencari kredit. Perusahaan harus menentukan jangka waktu kredit, jangka waktu, jumlah angsuran dan bunga yang dibebankan kepada pemohon kredit. Bisnis harus dapat menentukan persyaratan kredit dengan berbagai pertimbangan seperti sifat ekonomi produk, wawasan tentang persyaratan pelanggan potensial, persyaratan kredit, diskon pembayaran, dan tarif bebas risiko.
- Menetapkan Timeline Jadwal Secara Tepat
Saat Anda mengirimkan faktur penjualan secara kredit, perjelas tentang persyaratan seperti suku bunga, biaya keterlambatan, dan tenggat waktu pembayaran piutang. Hal ini tidak hanya untuk memastikan bahwa debitur Anda membayar tepat waktu, tetapi juga untuk mencegah terjadinya kredit macet. Saat menetapkan timeline, sebisa mungkin jaga dan atur waktu penagihan yang singkat. Tujuan utamanya adalah untuk menutup kesepakatan secepat mungkin. Pada saat yang sama, menetapkan garis waktu yang jelas akan memastikan bahwa Anda melunasi hutang tepat waktu. Situasi keuangan Anda akan lebih siap dalam hal pembayaran.
- Tinjau Lebih Dalam Fungsi Customer Service Anda
Maksimalkan fungsionalitas customer service Anda sehingga Anda dapat menjawab berbagai pertanyaan dan masalah terkait penjualan kredit lainnya untuk transaksi penjualan yang lebih efisien dan membantu mengurangi siklus konversi mengubah akun pelanggan.
Tips Menagih Piutang
- Telepon Customer dengan Baik dan Tanyakan Kabar
Sebelum menagih piutang, tanyakan dulu bagaimana keadaan pelanggan. Memang terkesan basa basi, namun menanyakan bagaimana kabar mereka tentunya akan berdampak positif bagi hubungan Anda dengan pelanggan.
- Pastikan Pelanggan Menerima Faktur
Tanyakan kepada pelanggan apakah mereka telah menerima faktur yang Anda kirim (walaupun Anda yakin mereka menerima faktur tersebut). Dan tanyakan apakah mereka memeriksa tagihannya. Jika demikian, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya, yaitu menagih. Tetapi jika Anda belum menerima tanggapan pelanggan. Periksa dengan tim Anda apakah faktur telah dikirim. Jika sudah menjelaskan kepada customer kapan invoice akan diterima. Anda harus melakukannya 2 hari sebelum tagihan jatuh tempo. Fungsinya untuk menagih sekaligus mengingatkan.
- Tawarkan Solusi
Anda juga harus bisa memberikan solusi kepada pelanggan. Jika pelanggan memang menghadapi situasi “macet”, coba pikirkan kemungkinan lain. Misalnya dengan meminta jaminan, menukarnya dengan sesuatu yang nilainya tidak kurang dari klaim yang diterima. Cari jalan keluar yang baik. Tetapi jika masih ada kemungkinan uang itu akan kembali menjadi uang tunai, Anda harus berusaha sekuat tenaga. Kemungkinan lain adalah Anda dapat melakukannya jika situasinya benar-benar mendesak.
Demikian artikel mengenai beberapa tips menagih dan mengelola piutang yang efektif. Dengan manajemen piutang yang baik, bisnis dapat mengoptimalkan penjualan kredit dengan aman dan tanpa menimbulkan piutang tak tertagih yang berlebihan. Anda bisa juga menggunakan SOP untuk membantu perusahaan Anda. Anda bisa melihat Contoh SOP untuk perusahaan pada laman Ruang SOP.
