Bagi Anda yang sedang bekerja di kantor saat ini, tentunya kantor menyediakan alat tulis kantor untuk menunjang kegiatan operasional. Alat tulis kantor termasuk dalam perlengkapan perusahaan yang dapat habis sewaktu-waktu. Biasanya jangka waktu habisnya ATK antara setiap 4 bulan hingga satu tahun. Apabila cadangan alat tulis kantor menipis atau habis, maka perlu dilakukan proses pengadaan alat tulis kantor.
Dengan suplai ATK yang sesuai dan memadai, karyawan bisa bekerja secara efektif tanpa perlu menyiapkan ATK terlebih dahulu. terutama bagi karyawan yang bekerja di bidang administrasi yang membutuhkan ATK yang beragam untuk menyelesaikan tugasnya.
Proses pengadaan ATK untuk memenuhi kebutuhan ATK perusahaan ini harus dilakukan secara tertib. Namun, sebelum membahas mengenai proses pengadaan ATK, mari simak terlebih dahulu mengenai definisi ATK dan pentingnya proses pengadaan ATK.
Pengertian Alat Tulis Kantor
Alat tulis kantor atau bila disingkat menjadi ATK adalah alat tulis yang digunakan untuk menunjang kegiatan pekerjaan di suatu perusahaan. Seiring berkembangnya zaman, kategori ATK semakin meluas. Dahulu barang yang termasuk ATK adalah pulpen, kertas, buku catatan, dan pensil. Namun, saat ini barang yang termasuk ATK semakin bervariasi, seperti printer, kalkulator, penggaris, sticky notes, dan clippers.
Setiap ATK memiliki nilai penyusutan masing-masing. Misalnya, pulpen, kertas, dan pensil akan habis sesuai dengan seringnya pemakaian. Sedangkan alat tulis seperti kalkulator, printer, dan penggaris memiliki masa guna yang lebih panjang, tergantung dengan perawatannya.
Mengapa Penting Melakukan Pengadaan ATK?
Seperti yang diketahui, alat tulis kantor adalah faktor pendukung yang menunjang kegiatan administrasi baik di kantor pemerintahan atau swasta. Oleh karena itu, fungsi pengadaan alat tulis kantor adalah agar suplai ATK tetap terjamin jumlahnya sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat dan aktivitas kerja bisa berjalan sesuai harapan.
Sebisa mungkin pengadaan ATK harus dilakukan secara rutin dan tepat waktu. Biasanya pengadaan barang dilakukan setiap 3 bulan sampai 6 bulan sekali. Bagaimana jadinya bila pengadaan barang terlambat? Hal ini tentu akan mempengaruhi aktivitas kerja hingga terhambatnya penyerapan anggaran. Oleh karena itu, pengadaan ATK penting untuk dilakukan secara rutin dan tepat waktu.
Bagaimana Proses Pengadaan Alat Tulis Kantor?
Proses pengadaan alat tulis kantor yang baik dilaksanakan dengan tertib. Dimulai dari proses penyeleksian jenis dan merek perlengkapan, verifikasi kebutuhan produk, pemilihan vendor supplier, hingga pembelian barang.
Proses pengadaan ATK dilakukan oleh divisi yang bertanggung jawab. Biasanya divisi General Affairs akan menangani proses pengadaan dan pengelolaan ATK untuk seluruh divisi dalam perusahaan.
Bagi perusahaan swasta dan BUMN memiliki proses pengadaan yang berbeda. Berikut perbedaannya.
Proses Pengadaan Alat Tulis Kantor di Perusahaan Milik Negara
Proses pengadaan dilakukan melalui proses lelang atau tender. Tujuan dilakukannya lelang atau tender adalah agar proses pengadaan bebas dari praktik Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN). Dokumen legalitas yang diajukan oleh vendor akan diseleksi dengan ketat sebelum sampai di tahap verifikasi.
Proses pengadaan yang dilakukan di perusahaan milik negara berlangsung cukup lama. Biasanya memakan waktu hingga satu tahun. Hal ini disebabkan karena jumlah uang yang dilibatkan tidak sedikit, maka proses pengadaan harus dijalankan dengan transparan dan mengikuti aturan.
Proses Pengadaan Alat Tulis Kantor di Perusahaan Swasta
Berbeda dengan proses pengadaan perusahaan milik negara, proses pengadaan perusahaan swasta berlangsung secara sederhana dan mudah. Perusahaan bisa langsung memilih vendor tanpa harus melalui proses perlelangan dan seleksi vendor.
Perusahaan swasta bahkan bisa langsung membeli ATK yang dibutuhkan, asalkan sesuai dengan anggaran belanja yang sudah ditetapkan. Namun, perlu diingat pengelolaan dan penggunaan ATK harus dilakukan secermat mungkin agar anggaran bisa dibelanjakan dengan efektif dan maksimal.
Itulah pembahasan mengenai pengertian alat tulis kantor, pentingnya pengadaan alat tulis kantor, dan proses pengadaan ATK. proses pengadaan harus dilakukan secara rutin dan tepat waktu agar tidak menghambat kegiatan operasional dan terhambatnya penyerapan anggaran.
Agar proses pengadaan ATK berjalan lebih lancar ada baiknya Anda memiliki pedoman kerja untuk melakukannya. Karena kegiatan pengadaan ini dilakukan oleh General Affairs, maka pedoman kerja yang harus Anda miliki adalah SOP General Affairs. Anda bisa melihat media sosial kami di milik perusahaan Anda atau di internet.
