Dari beberapa pengertian tersebut, sedikitnya terdapat 4 kegiatan terpadu yang membentuk Perencanaan SDM yaitu
1.Kegiatan Penyediaan SDM (dengan rekruitmen, seleksi & penempatan).
2.Kegiatan Memperkiraan Supply & Demand SDM (mutasi,promosi, pensiun, mengundurkan diri. PHK)
3. Kegiatan Meningkatkan Mutu SDM (dengan diklat. training. pengembangan).
4 Kegiatan Evaluasi Kondisi SDM (dengan penilaian prestasi kerja)
Perencanaan SDM merunakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia untuk mencapai tujuannya Dalam Perencanaan SDM terdapat tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu:
1.Kepentingan Individu. (untuk pensiun, PHK, dll)
2.Kepentingan Organisasi.(untuk pembuatan anggaran, ramalan penjualan dan produksi, mendesain organisasi dan jabatan, perluasan usaha, dll)
2.Kepentingan Nasional. (untuk persaingan, tehnologi, ekonomi, hukum, politik dan sosial).
Perencanaan SDM dan kegunaannya dapat dilihat dalam gambar berikut
Proses Perencanaan SDM
Secara garis besar proses perencanaan SDM dibagi atas dua tahapan besar, yaitu Peramalan Kebutuhan (Needs Forcasting) dan Perencanaan Program (Program Planning). Menurut French (1986). perakiraan kebutuhan adalah proses penentuan jumlah SDM yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang.
Perkiraan kebutuhan tersebut diturunkan dari sejumlah informasi seperti analisis kondisi eksternal, kemampuan SDM yang dimiliki organisasi saat ini, potensi SDM organisasi, rancangan pekerjaan, filosofi manajemen, anggaran, mutasi, Perencanaan Sumber Daya Manusia promosi serta pengurangan staf, dan lain-lain. Sedangkan perencanaan program dilakukan setelah selesainya perkiraan kebutuhan.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan SDM Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor baik yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri maupun yang berasal dari luar lingkungan organisasi (eksternal).
1.Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada diluar kemampuan organisasi untuk mengendalikannya. Menurut Kiggundu, yang tergolong faktor faktor eksternal adalah: teknologi, sosial budaya, politik, dan ekonomi. Sedangkan menurut S.P. Siagian meliputi: situasi ekonomi, sosial budaya, politik, peraturan perundang-undangan, teknologi dan pesaing.
2. Faktor-faktor Internal
Faktor-faktor internal adalah berbagai kendala yang terdapat didalam organisasi itu sendiri. Faktor internal menurut S.P. Siagian adalah: rencana strategik, anggaran, estimasi produksi dan penjualan, usaha atau kegiatan baru, dan rancangan organisasi dan tugas pekerjaan. Sedangkan Kiggundu mengemukakan bahwa faktor-faktor internalnya meliputi: sistem informasi manajemen dan organisasi, sistem manajemen keuangan, sistem marketing dan pasar, serta manajemen pelaksanaan.
Faktor-faktor baik internal maupun eksternal, saling berinteraksi dan berpengaruh. Perencanaan sumber daya manusia harus bertitik tolak dari pengkajian terhadap faktor-faktor tersebut. Adapun proses. perencanaan dapat dilihat dalam gambar berikut
Tujuan Perencanaan SDM
Tujuan perencanaan SDM adalah untuk menentukan jumlah SDM beserta karakteristiknya masing-masing (usia, pendidikan, keahlian, sifat, dsb.) yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan stratejik. operasional, dan fungsionalnya, adapun tujuan Perencanaan SDM adalah untuk:
- Menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam organisasi/perusahaan
- Menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakan
- Menghindari terjadinya kesalahapahaman manajemen tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas
- Mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KLS) sehingga produktivitas kerja meningkat
- Menghindari kekurangan atau kelebihan tenaga kerja
- Menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi,pengembangan, kompensasi. pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian karyawan
- Menjadi pedoman dalam pelaksanaan promosi maupun mutasi dan pensiun karyawan
- Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.
Manfaat Perencanaan SDM
Manfaat Perencanaan SDM menurut Hadari Nawawi adalah sebagai berikut
1 Meningkatkan Sistem Informasi SDM
2 Bertolak dari manfaat pertama tersebut di atas, berarti juga Perencanaan SDM bermanfaat untuk
a Meningkatkan pendayagunaan SDM. Dengan perencanaan yang cermat harus diusahakan agar setiap tenaga kerja memperoleh peluang dalam memberikan kontribusi terbaik bagi pencapaian tujuan perusahaan organisasi.
b.Menyelaraskan aktivitas SDM dengan sasaran organisasi secara lebih efisien. Perencanaan SDM harus mampu mengidentifikasi potensi dan prestasi kerja setiap tenaga kerja, untuk diselaraskan dengan pekerjaan atau tugas-tugas di dalam volume kerja perusahaan, agar dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
3.Menghemat tenaga, waktu, dan dana, serta dapat meningkatkan kecermatan dalam proses penerimaan tenaga kerja.
4.Perencanaan SDM berfungsi juga untuk mempermudah pelaksanaan koordinasi SDM oleh Manajer SDM.
5.Perencanaan SDM Jangka Panjang bermanfaat bagi organisasi/perusahaan untuk. memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan SDM, selama 2 atau 3 dan bahkan 10 tahun mendatang.
6.Perencanaan SDM jangka pendek bermanfaat untuk mengetahui posisi/jabatan atau pekerjaan yang lowong pada tahun mendatang. Dengan demikian dapat dilakukan proses untuk mengisi kekosongan itu, baik dengan memanfaatkan sumber tenaga kerja di dalam atau di luar perusahaan.Pendapat lain yang lebih operasional tentang manfaat Perencanaan
SDM dikemukakan oleh Irawan:
1.Mengoptimalkan SDM yg sudah ada
SDM yang sudah ada akan dapat dimanfaatkan dengan baik apabila organisasi telah melakukan inventarisasi SDM. Inventarisasi tersebut mencakup: jumlah tenaga kerja, kualifikasi tenaga kerja, masa kerja, pengetahuan /ketrampilan yang dimiliki.bakat/minat yang perlu dikembangkan. Hasil inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk promosi, mutasi peningkatan kemampuan karyawan.
2 Memperkirakan kebutuhan SDM masa yang akan datang Kebutuhan SDM masa yang akan datang baik dari segi jumlah maupun kualifikasinya perlu diestimasi setepat mungkin, dan akan selalu terkait dengan perubahan-perubahan yang mungkin akan terjadi di luar perkiraan dan berpengaruh terhadap jalannya organisasi Memberikan gambaran situasi pasar kerja yang tepat mencakup jumlah, kualifikast, lokasi, komposisi tenaga kerja yang diminta dibutuhkan oleh organisasi, maupun dari sisi latar belakang profesi, tingkat pendidikan, keahlian, tingkat upah yang diharapkan pencari kerja.
Baca Juga Perncanaan SDM – Bag.1
Baca Juga Perncanaan SDM – Bag.2
Baca Juga Perncanaan SDM – Bag.4
Baca Juga Perncanaan SDM – Bag.5
Sumber Manajemen Sumber Daya Manusia Sri Larasati M,M,2018
