A. Asas-asas Penyusunan SOP
Asas yang artinya dasar, adalah sesuatu yang menjadi kerangka berpikir atau berpendapat. Dalam menyusun SOP, terdapat beberapa dasar yang menjadi tumpuan untuk menentukan apa saja aturan prosesi sebuah SOP itu disusun dan ditetapkan. Asas-asas yang mendasari tersusunnya SOP yang baik adalah sebagai berikut:
1.Asas pembekuan
SOP disusun berdasarkan tata-cara dan bentuk yang telah dibakukan. Hal tersebut dimaksudkan agar sop dapat berfungsi sebagai acuan yang baku-dalani melakukan suatu tugas.
2.Asas pertanggungjawaban
Segala sesuatu yang ada di dalam SOP haruslah dapat dipertanggungjawabkan; baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan, maupun dari sisi keabsahannya.
3.Asas kepastian
SOP yang diciptakan harus berdasar pada semua yang sudah pasti. Jadi dalam penyusunannya tidak ada lagi hal yang masih belum jelas. Jika hal demikian terjadi (absurditas SOP), SOP yang diciptakan justru membingungkan.
4.Asas keseimbangan
Asas ini meliputi keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masyarakat, sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama besarnya.
5.Asas keterkaitan
SOP yang diciptakan harus terkait dengan kegiatan administrasi umum lainnya; baik secara langsung ataupun tidak langsung.
6.Asas kecepatan dan kelancaran
Berdasar asas ini, SOP harus dapat menjamin terselesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural.
7.Asas keamanan
Asas ini harus dapat menjamin bahwa SOP dibuat untuk kepentingan semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugasnya.
8.Asas keterbukaan
Keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan tugas.
Asas yang artinya dasar, adalah sesuatu yang menjadi kerangka berpikir atau berpendapat.
B.Prinsip-prinsip Penyusunan SOP
SOP dibentuk dengan tujuan dan manfaat tertentu. Namun, sebelum menyusun sop, ada beberapa prinsip yang harus dipahami oleh sang pembuat SOP: agar apa yang dihasilkan dapat bermanfaat dengan efektif. Prinsip-prinsip tersebut antara lain:
1.SOP ditulis dengan jelas
SOP yang ditulis sebaiknya ditulis secara jelas. Jangan menggunakan bahasa yang terlalu panjang karena justru akan terkesan berbelit-belit. Buatlah dengan sederhana, sehingga mudah dimengerti dan mudah diterapkan pada satu kegiatan tertentu.
2.SOP merupakan pedoman
Perlu dipahami dan ditekankan bahwa SOP yang kita buat harus dapat menjadi pedoman bagi setiap karyawan. Pedoman di sini tidak hanya berkisar mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat. Namun juga hal-hal yang bersifat khusus atau spesifik, misalnya bagi mereka yang bekerja di bidang pelayanan pembayaran. SOP juga harus memuat mengenai perincian biaya pelayanan dan tata cara pembayaran bila memang diperlukan adanya biaya pelayanan.
3.SOP memberikan kejelasan kegiatan
SOP harus dapat memberikan kejelasan mengenai beberapa pertanyaan. Misalnya kapan dan siapa-yang harus melaksanakan kegiatan; berapa lama waktu yang dibutuhkan dan sampai di mana tanggung jawab masing masing pejabat atau pegawai.
4.SOP harus fleksibel
SOP yang dibuat sebaiknya bersifat fleksibel, karena harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku. Akan tetapi, apabila SOP sudah ditetapkan dan sudah sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan perusahaan, SOP tersebut wajib dipatuhi oleh semua lapisan anggota perusahaan. Jangan sampai-karena terlalu fleksibel-justru membuat mereka lengah dan menganggap sepele SOP yang sudah dibekukan.
C.Poin Penting dalam SOP
Memahami pengertian dan definisi SOP pada bab sebelumnya; maka kita akan mengetahui bahwa SOP bukan sekadar tulisan yang diberikan pada perusahaan bagi karyawannya. Namun, dalam tulisan tersebut terdapat beberapa poin penting yang menjadi pedoman bagi kita untuk menjalankan aktivitas kerja.
Ada beberapa hal yang perlu ada dalam SOP. Apa saja yang harus terdapat dalam sebuah SOP, berikut lengkapnya:
1.Persetujuan
Persetujuan dalam hal ini dapat dilihat dari siapa saja yang menandatangani SOP tersebut. Persetujuan di sini sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan. Siapa saja yang bertanggung jawab atas SOP yang dibuat; hanya manajer HRD, atau bisa saja sampai pihak direksi, semua tergantung masing-masing perusahaan.
2.Tujuan
SOP terkadang bersifat umum dan dibaca oleh banyak orang. Oleh sebab itu, penyusun perlu menuliskan dengan jelas untuk kepentingan apa SOP itu disiapkan. Terminologi menjadi hal penting yang perlu distandardisasi (dibakukan) agar semua pembaca SOP memiliki satu frame yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP tersebut.
3.Kebijakan
Dalam hal ini, kebijakan diartikan sebagai aturan main dari sebuah sistem. Hal tersebut perlu disiapkan agar implementasi SOP tersebut dapat berjalan lancar dan tidak menyimpang dari ketetapan yang ada.
4.Penjelasan prosedur
Selain itu, yang harus ada dalam SOP adalah mengenai penjelasan berbagai tahapan atau langkah yang tertulis dalam SOP tersebut. Penjelasan di sini dapat dituangkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk bagan, gambar, atau narasi. Penjelasan ini bertujuan untuk mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.
5.Lampiran.
Lampiran dalam SOP biasanya berisi hal-hal yang berhubungan dengan SOP tersebut. Misalnya, contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.
Sumber Panduan Lengkap Menyusun SOP & KPI Fajar Nur'aini D.F, M.psi, 2020
