Baiklah, sebelumnya kita telah mempelajari tentang tujuan, B manfaat, waktu pelaksanaan penyusunan SOP. Lalu, setelah itu hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan ketika kita hendak menyusun SOP Ada beberapa hal yang perlu diketahui, seperti yang utama adalah prinsip dalam penyusunan SOP itu sendiri. Apa sajakah yang disebutkan dalam prinsip-prinsip pembuatan SOP berikut penjelasannya.
A.Prinsip Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Secara Umum
Beberapa hal yang sangat prinsip yang harus diperhatikan dalam penyusunan SOP antara lain:
dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan.
dievaluasi secara periodik dan disesuaikan dengan kondisi terkini atau kebutuhan organisasi, dan perkembangan kebijakan yang berlaku,
dikomunikasikan secara sistematis kepada semua unit kerja.
disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, standar yang menjadi acuan perusahaan, dan peraturan perundangan yang berlaku,
ditulis dengan jelas, sederhana, sistematis, dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.
memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing masing pegawai.
mendorong pelaksanaan rangkaian aktivitas untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien, serta
menjadi pedoman yang terukur mengenai waktu, hasil kerja, maupun rincian biaya pelayanan dan tata cara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.
Sedangkan Sayuti (2014:4) menyebut dalam menyusun SOP terdapat beberapa prinsip dasar yang harus diperhatikan, di antaranya:
prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan, spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya,
pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu,
berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik baiknya.
mencegah berkembarnya (duplikasi) pekerjaan,
harus ada pengecualian yang seminim mungkin terhadap peraturan.
mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu
prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah,
pembagian tugas tepat,
memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan.
penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik baiknya,
tiap pekerjaan yang diselesaikan harus dilaporkan dengan memerhatikan tujuan,
pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum dan
menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik baiknya.
B.Prinsip Penyusunan Standard Operating
Procedures Administrasi Pemerintahan (SOP AP)
1.Prinsip Penyusunan SOP AP
Prinsip-prinsip penyusunan SOP Administrasi
Pemerintahan yang disebutkan di dalam makalah
Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan soleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia, di antaranya menyebutkan:
Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya;
Efisiensi dan efektivitas. Prosedur prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas
Keselarasan. Prosedur prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur prosedur standar lain yang terkait proseduryang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya;
Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya;
Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan:
Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna;
Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku;
Kepastian hukum. Prosedur-proseduryang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.
2.Prinsip Pelaksanaan Standard Operating Procedures Administrasi Pemerintahan (SOP AP)
Di samping prinsip penyusunan SOP AP terdapat pula prinsip pelaksanaan SOP AP meliputi:
Konsisten, SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan,
Komitmen, SOP AP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah sampai tertinggi,
Perbaikan berkelanjutan, Pelaksanaan SOP AP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan guna memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
Mengikat, SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparatur melaksanakan peran peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik. maka akan mengganggu keseluruhan proses yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan serta
Terdokumentasi dengan baik, Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat dijadikan acuan atau referensi bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.
SOP yang Efektif dan Efisien
Kriteria SOP yang efektif dan efisien adalah:
Mencerminkan Upaya pencapaian tujuan yang tercermin dalam visi dan misi
Memenuhi kriteria manual SOP
Memahami hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP
C.Prinsip Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Perusahaan Manufacture dan Pelayanan Jasa
Berdasarkan bidang usahanya, sebuah perusahaan dapat dibedakan menjadi perusahaan manufacture dan perusahaan jasa/service. Perusahaan manufaktur merupakan cabang industri yang mengaplikasikan mesin, peralatan dan tenaga kerja pada suatu medium proses untuk mengubah bahan mentah menjadi barang jadi guna diperjualkan. Sedang perusahaan jasa atau pemberian layanan/services bergerak di bidang pelayanan, bantuan, dan jasa.
Baca Juga Prinsip Peyusunan Standard Operating Procedures (SOP) – Bag.2
Sumber Langkah- langkah Efektif Menyusun SOP Armina P,dkk,2016
