SOP pengiriman barang adalah alur kerja yang nyaman yang memastikan bahwa pesanan pelanggan disiapkan dengan benar dan dikirim ke lokasi yang tepat. Tergantung pada ruang lingkup bisnis, pemrosesan pesanan dapat dilakukan di pusat pemenuhan atau gudang.
Ada satu tempat di mana pemetik pesanan, penyortir, dan pengepak bekerja secara sinkron untuk menyelesaikan pemrosesan pesanan. Tergantung pada ukuran perusahaan Anda, ini dapat dilakukan oleh satu orang atau tim. Berikut rincian proses dan langkah-langkah SOP pengiriman barang.
Proses dan Langkah-langkah SOP Pengiriman Barang
Langkah Pertama pada SOP Pengiriman Barang yaitu Order Placement
SOP pengiriman barang pertama yaitu order atau pesanan. Ketika sebuah perusahaan menerima pesanan pelanggan bersama dengan detail pesanan, biasanya dikirim ke sistem manajemen pesanan. Detail pesanan, terkait dengan jenis barang, jumlah, detail pengiriman, dan alamat pengiriman.
Jika sebuah perusahaan memiliki beberapa pusat pemenuhan atau lokasi gudang, sistem manajemen pesanan akan secara otomatis menentukan lokasi gudang yang sesuai. Otomatisasi ini didasarkan pada alamat pengiriman dan ketersediaan barang.
Ini dapat membantu mengurangi waktu pengiriman dan biaya pengiriman. Dalam beberapa kasus, pesanan dengan beberapa produk dapat dipenuhi dari beberapa gudang untuk memastikan pengiriman lebih cepat.
Langkah Kedua yaitu Mendapatkan Persediaan
SOP pengiriman barang selanjutnya, adalah proses pengambilan barang tertentu dari persediaan untuk memenuhi pesanan pelanggan. Pemesanan harus menjadi proses yang dikontrol dengan ketat. Ini karena penerimaan pesanan secara langsung mempengaruhi produktivitas proses pengiriman secara keseluruhan.
Semakin cepat pesanan dipenuhi dengan benar, semakin cepat mereka dapat dikemas dan dikirim. Untuk pengambilan pesanan yang efisien, Anda dapat menggunakan strategi pengambilan yang berbeda. Setidaknya ada tiga cara untuk mengumpulkan persediaan. Pertama, dapatkan unitnya. Staf penjemputan hanya mengambil produk yang dibutuhkan untuk satu pesanan dalam satu waktu.
Kedua, memulihkan daerah. Setiap karyawan bertanggung jawab atas area tertentu di gudang. Mereka mengambil barang sesuai dengan wilayahnya masing-masing dan kemudian mengumpulkannya di satu tempat. Ketiga, ambil paketnya. Di sini, staf penjemputan akan mengambil produk untuk beberapa pesanan secara bersamaan dalam satu batch. Penjemputan dapat dilakukan secara manual dengan tiket penjemputan dan dimasukkan secara manual ke dalam komputer.
Langkah Ketiga, Sortir Barang
SOP pengiriman barang selanjutnya yaitu klasifikasi kargo. Ini adalah langkah di mana item yang dipilih dipisahkan oleh tujuannya. Jika strategi pengambilan wilayah atau batch digunakan, setiap item harus diurutkan dalam urutannya sendiri sebelum dapat dikemas dan dikirim.
Alignment merupakan langkah penting dalam menjaga akurasi dan kepuasan pelanggan. Ini adalah waktu yang tepat bagi staf untuk memastikan bahwa semua barang yang dipesan tersedia dan dalam kondisi baik untuk pengiriman.
Langkah Selanjutnya ialah Pengemasan
SOP pengiriman barang selanjutnya, yaitu proses pengemasan barang dengan aman dalam kotak atau karton pengiriman yang sesuai. Proses pengemasan juga meliputi penimbangan paket, pelabelan alamat penerima dan melampirkan petunjuk pengiriman sesuai kebutuhan.
Barang dapat dikemas dalam kemasan khusus atau dalam kotak pengiriman biasa. Terlepas dari kemasannya, penting untuk memprioritaskan ukuran dan bobot yang dapat ditangani logistik dengan mudah dan hemat biaya.
Dan, Langkah Terakhir yaitu Pengiriman
Langkah terakhir dari SOP pengiriman barang yaitu pengiriman itu sendiri. Pesanan dapat dikirim langsung ke pelanggan atau digabungkan dengan pemesanan sebelumnya. Pesanan gabungan seringkali berupa paket yang dikirim ke lokasi terdekat untuk mengurangi biaya dan meminimalkan total pengiriman.
Ketika pesanan digabungkan, beberapa pesanan sering dikirim dengan operator yang sama. Ini kemudian ditransmisikan ke lokasi tertentu jika perlu. Saat pengiriman, penting untuk menggunakan sistem pelacakan yang andal. Jadi Anda dan pelanggan Anda dapat melacak pesanan. Setelah barang dikirim, tugas Anda belum selesai. Bisnis Anda harus menindaklanjuti dengan meminta umpan balik pelanggan.
Itulah penjelasan singkat mengenai proses dan langkah-langkah SOP pengiriman barang secara efisien, pelanggan kemungkinan besar akan puas. Efisien, artinya semua barang terkirim dengan benar, tepat waktu dan aman.
