Diagram alir biasanya dibuat pada setiap awal sebuah proses, untuk kemudian direvisi dan dikembangkan berdasarkan hasil diskusi dan dengan para pengguna dan pihak yang terlibat se belum digunakan sebagai acuan. Adapun tujuan digunakannya ba gan alir antara lain:
Mengembangkan pemahaman mengenai bagaimana sebuah proses dilakukan.
Mempelajari perbaikan proses.
Mengomunikasikan kepada orang lain mengenai bagaimana sebuah proses dilakukan.
Alat komunikasi yang efektif antara orang-orang yang terlibat dalam proses yang sama.
Mendokumentasikan proses.
Merencanakan sebuah proyek
Berdasarkan tujuan di atas, manfaat yang didapatkan dari penggunaan bagan alir adalah sebagai berikut:
Menggambarkan rangkalan proses atau langkah prosedur se cara lebih ringkas melalui simbol-simbol.
Menjelaskan rangkaian proses atau langkah prosedur dengan lebih konsisten.
Memiliki tampilan yang lebih praktis dan lebih menarik, se hingga lebih mudah dipahami dan digunakan. Melalui diagram alir, akan terlihat uraian kegiatan, urutan wak tu kegiatan yang dilakukan, serta penanggung jawab masing-ma sing kegiatan. Rangkaian tersebut ditampilkan secara sederhana tetapi utuh, tanpa menghilangkan unsur-unsur dari suatu sistem yang akan digambarkan. Karena urutan kegiatan ditampilkan se cara visual, diagram alir akan memudahkan saat pelatihan atau so sialisasi kepada individu atau unit kerja. Selain itu, tampilan proses secara visual melalui diagram alir juga memudahkan dalam meng identifikasi proses yang perlu diperbaiki, terutama untuk melihat langkah yang terlalu banyak atau loop kerja ulang.
Diagram alir yang baik dibuat secara kelompok atau team. Anggota kelompok atau unit kerja perlu mendiskusikan dan menye pakati batasan-batasan proses atau kegiatan yang akan dimasukkan ke dalam diagram alir.
1.Simbol-Simbol dalam Diagram Alir
Langkah-langkah kegiatan dalam SOP digambarkan melalui simbol-simbol. Simbol-simbol tersebut digunakan sebagai alat bantu untuk menggambarkan rangkaian proses di dalam program. Berikut ini beberapa simbol yang umum digunakan dalam menyusun SOP.
Simbol-simbol di atas merupakan sebagian standar sim bol-simbol yang disepakati dan digunakan di berbagai per usahaan dan organisasi di dunia. Bisa jadi perusahaan atau organisasi tempat Anda tergabung memiliki standar simbol tersendiri. Hanya saja, standar simbol yang digunakan di se buah perusahaan atau organisasi harus disepakati dan disosial isasikan kepada seluruh anggota agar tidak terjadi kesalahan komunikasi.
2.Jenis-Jenis Diagram Alir
Berdasarkan fungsinya, bagan alir atau flowchart terbagi ke dalam lima jenis. Kelima jenis diagram alir tersebut ialah seba gai berikut:
a.Bagan Alir Sistem (System Flowchart)
Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau kegiatan apa saja yang sedang dikerjakan. serta menjelaskan urutan prosedur yang ada di dalam sistem Secara sederhana, ini merupakan bagan yang menggambarkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sebuah sistem.
b.Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)
Bagan alir dokumen atau bagan alir formulir merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari seluruh laporan dan formulir, termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen menelusuri alur dari data yang ditulis melalui sistem.
c.Bagan Alir Skematik (Schematic Flowchart)
Bagan alir skematik merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yakni untuk menggambarkan prosedur yang dianut dan diterapkan di dalam sistem. Hanya saja, selain menggunakan simbol-simbol dalam bagan alir sistem, bagan alir skematik juga menggunakan gambar-gambar komputer, peripheral, form-form, dan peralatan lain yang digunakan dalam sistem. Tujuan digu nakannya gambar-gambar tersebut untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol dalam bagan alir
d.Bagan Alir Program (Program Flowchart)
Bagan alir program merupakan bagan yang menggam barkan secara rinci langkah-langkah dari sebuah program. Bagan ini merupakan hasil dari bagan alir sistem. Bagan alir program terdiri dari dua macam, yakni bagan alir lo gika program (digunakan untuk menggambarkan tiap tiap langkah di dalam program komputer secara logika) dan bagan alir program komputer terperinci (digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program kom puter secara rinci).
e Bagan Alir Proses (Process Flowchart)
Bagan alir proses merupakan bagan alir yang banyak digunakan di lingkungan atau perusahaan teknik indus tri. Bagan alir ini digunakan untuk memecah dan meng analisis langkah-langkah dalam suatu prosedur atau pro ses. Jenis bagan ini sangat berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.
Sementara itu, berdasarkan bentuk susunannya, diagram alir atau flowchart terbagi ke dalam dua jenis, yakni diagram alir linear (linear flowchart) dan diagram alir bercabang (bran ching flowchart).
- Diagram Alir Linear (Linear Flowchart) Diagram alir linear bisa berbentuk vertikal ataupun hori zontal. Ciri khas format diagram alir ini yaitu adanya unsur kegiatan yang disatukan, yakni unsur kegiatan atau pe laksana dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat di dalam simbol yang digunakan. Format SOP ini umum digunakan pada SOP yang bersifat teknis.
- Diagram Alir Bercabang (Barching Flowchart) Ciri khas format diagram alir bercabang yaitu dipisah kannya unsur pelaksana dalam kolom-kolom tersendiri. Artinya, unsur pelaksana terpisah dari kolom kegiatan, ini sekaligus menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk simbol yang dihubungkan secara bercabang. Da lam format diagram alir ini, simbol yang digunakan tidak diberi tulisan rumusan singkat kegiatan. Tulisan hanya diperlukan untuk memberi penjelasan pada simbol kegiatan atan yang merupakan pengambilan keputusan (simbol keputusan, berbentuk belah ketupat). Format ini umum digunakan untuk SOP administratif.
Baca Juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 1
Baca Juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 3
Baca Juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 4
Baca Juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 5
Sumber Strategi Pintar Menyusun SOP Endah Nur Fatimah,dkk,2015
