Banyak perusahaan baru-yang kini dengan mudahnya melesat, sehingga banyak dikenal oleh para pengguna jasa di indonesia. Dengan brand yang dibawa masing-masing coorporate, mereka mampu menawarkan produk mereka secara mudah. Namun yang menjadi pertanyaan; apakah sistem yang terbentuk tersebut-dapat menjadikan perusahaan menjadi lebih maju, dan tetap mampu bersaing dengan banyak kompetitor lain? Oleh sebab itu, setiap perusahaan perlu menjalankan sejumlah aktivitas; dimulai dengan melakukan proses perencanaan (planning) untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
Nilai dan keyakinan yang dimiliki perusahaan terkadang berbeda dengan nilai dan kebijakan yang ada dalam perusahaan tersebut. Ketidakselarasan tersebut-tentu mengakibatkan tujuan dari masing-masing karyawan-tidak lagi searah dengan tujuan perusahaan. Apabila hal tersebut terjadi? Apa yang akan terjadi pada perusahaan tersebut? Ya, bisa jadi ketidakselarasan tersebut mengakibatkan tujuanentitas perusahaan tidak tercapai. Apabila tujuan perusahaan tidak tercapai: bagaimana individu di dalamnya akan dapat bertahan dalam perusahaan tersebut?
Secara tidak langsung akan ada efek “domino” yang akan ditimbulkan dari ketidakselarasan tersebut. Namun perlu diingat, bahwa tujuan perusahaan tentu diciptakan terlebih dahulu dibandingkan dengan tujuan karyawan atau individu yang bekerja dalam perusahaan tersebut. Oleh sebab itu,salah satu senjata yang dapat digunakan untuk meminimalkan kemungkinan buruk tersebut adalah dengan adanya sistem pengendalian manajemen’ yang baik, yaitu efektif dan efisien.
- Mengapa Sistem Manajemen Penting bagi Efisiensi Perusahaan?
Sistem dipahami sebagai rangkaian proses yang telah ditentukan tahap-tahap dan langkah-langkahnya, dan dilakukan secara konsisten atau berulang-ulang. Dalam konteks yang lebih sempit-yaitu sistem pengendalian manajemen: maka sistem diartikan sebagai komponen komponen yang saling menunjang dan saling berhubungan yang secara keseluruhannya merupakan satu-kesatuan, baik. secara langsung maupun tidak langsung. Dalam praktiknya, sistem ini dibagi menjadi dua bentuk, yaitu sistem formal dan informal:
- Sistem formal adalah sistem yang lebih terstruktur dan bertujuan untuk pendelegasian otoritas. Sistem formal bertujuan untuk memperjelas struktur, kebijakan, dan prosedur yang harus diikuti oleh anggota organisasi.Pendokumentasian struktur, kebijakan, dan prosedur secara formal-sangat membantu anggota organisasi dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dalam hal ini SOP termasuk di dalamnya.
- Sistem informal merupakan sistem yang lebih terbentuk dari hubungan antar-pribadi yang tidak ditunjukkan dalam struktur formal Sistem jenis ini bersifat lebih fleksibel dan sesuai dengan kebutuhan.
- Bagaimana Membangun Bisnis Bersistem?
Sebuah sistem bisnis, pasti diperlukan dalam dunia usaha atau bisnis itu sendiri. Bahkan dalam kehidupan sehari-hari yang sederhana pun, kita memerlukan sistem yang dapat menjadi acuan-agar kehidupan kita dapat berjalan dengan baik, efisien, dan efektif. Sistem bisa disebut juga sebuah pola keteraturan. Bisa anda bayangkan, jika siang dan malam tidak beraturan atau tidak memiliki pola yang teratur, serta pola bumi dalam mengelilingi matahari yang berjumlah kurang lebih 365 hari, serta pola-pola lainnya. Jika dunia tidak memiliki pola, maka apa yang akan terjadi? Saya yakin akan terjadi huru-hara yang hebat.
Mari kita perhatikan di sekeliling, perhatikanlah aktivitas sehari-hari di lingkungan kita. Misalnya: perhatikan cara pembayaran di minimarket dekat rumah kita; toko kelontong dalam melayani pembeli; toko penjual obat tanaman dan pupuk, saat mengambil barang pesanan ke tempat penyimpanan, serta perhatikan pula bengkel motor atau kendaraan-tempat kita melakukan perawatan sepeda motor.
Meskipun terbilang usaha kecil, tetapi mereka sudah memiliki sebuah sistem yang mereka jalankan untuk menunjang aktivitas mereka. Sistem tersebut memang tidak tertulis, hanya berdasarkan pengalaman dan kebiasaan saja, Hal ini bisa disebut juga-sebagai sebuah pola yang berulang.
Bagaimana dengan perusahaan yang besar; apakah mereka memiliki sistem dalam menjalankan aktivitasnya? Tentunya mereka sudah memilikinya, bukan? Bahkan lebih rapi lagi; hal itu sudah tercatat dalam sebuah buku manual yang wajib dipelajari oleh setiap orang-di dalam perusahaan tersebut. Saya akan mengurai secara singkat, sebuah sistem yang baik haruslah memiliki beberapa syarat, sebagai berikut:
1.Mudah untuk dimengerti
Mudah dalam artian mudah dimengerti, baik oleh pemilik atau pelaksana dan juga orang lain yang berhubungan baik secara langsung maupun tidak langsung dengan sistem tersebut. Demikian pula dengan customer, sebagai salah satunya yang harus mendapat perhatian. Para customer pun harus bisa memahami sistem perusahaan dengan mudah.
2.Sesuai Kebutuhan
sistem yang ada saat ini untuk kebutuhan otorisasi; jangan dipaksakan ada sales koordinator. Mungkin untuk sementara dapat diambil alih oleh seorang head marketing. Lain halnya dengan perusahaan yang sudah besar; misalnya perusahaan level multinasional, ataupun perusahaan kecil yang jumlahnya baru tiga orang karyawan, misalnya; keputusan-keputusan unit usahanya masih bisa diserahkan kepada si pemilik usaha (satu pintu).
3.Efisiensi waktu
Sistem tersebut harus dapat men-support kebutuhan customer. Apa yang diinginkan pelanggan? Tentunya pelayanan yang baik dan cepat, bukan? Jangan sampai pelanggan harus menunggu sekian lama-karena proses yang lama untuk menghasilkan dokumen yang dibutuhkan: terlebih dokumen tersebut untuk kepentingan internal pemilik sistem, Tetap utamakan pihak eksternal.
4.Selalu evaluasi
Sistem harus dapat men-support perkembangan usaha. Sebuah sistem harus dievaluasi terus menerus. Mungkin saja sistem tersebut, pada era-nya cukup baik, tetapi karena adanya perkembangan, sistem tersebut menjadi banyak terdapat kelemahan. Hal ini biasanya berpengaruh terhadap penciptaan teknologi, oleh karena itu sistem harus selalu diperbarui.
Jadi, sebuah sistem dapat dikatakan baik; apabila dilihat dari kesesuaian kriteria di atas; dan tentunya, dipengaruhi juga dari sudut pandang yang kita pakai. Dari sudut pandang manakah kita melihat sistem tersebut? Apakah dari pemilik sistem, pelanggan, atau pihak lain. yang terlibat? Libatkan semua stakeholder atau pemangku kepentingan untuk kemajuan usaha. Jika semua pihak merasa bahwa sistem tersebut membantu aktivitasnya; maka sistem tersebut dapat dikatakan baik
Baca Juga SISTEM MANAJEMEN -Bag. 2
Sumber Paduan Lengkap Menyusun SOP & KPI Fajar Nur'aini D.F, M.psi,2020
