Target ditetapkan oleh pimpinan perusahaan untuk mem permudah pekerjaan para karyawan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan atau visi perusahaan. Target perusahaan biasanya merupakan target tahunan. Tapi untuk mempermudah pencapaian target tersebut, para pimpinan perusahaan mengubahnya menjadi target bulanan. Jika target itu berupa angka, tinggal dibagi dengan 12 saja, sudah menjadi target bulanan. Tapi jika target itu bukan berupa angka, biasanya dibuat tahapan-tahapan, apa saja yang harusi dilakukan setiap bulan supaya target setahun itu tercapai.
Jadi, para pekerja bisa fokus untuk mencapai target keseluruhan dengan cara melakukan pekerjaan bertahap. Setiap perusahaan memiliki target yang harus dicapai. Target ini hanya menjadi bahasan internal perusahaan saja, bukan untuk konsumsi publik. Biasanya yang mengetahui dan memahami target perusahaan adalah para pimpinan perusahaan, karena merekalah yang membuatnya. Karyawan hanya tahu bahwa mereka harus: mencapai target supaya tidak terkena sanksi. Para pimpinannyalah yang mengetahui, untuk apa target itu dibuat, apa manfaatnya bagi perusahaan, dan kapan harus dicapainya.
Target menjadi penting artinya untuk dibahas di sini, karena pencapaian target dihasilkan dari suatu proses kerja. Pekerjaan yang dilakukan sesuai prosedur dan diimbangi dengan kemauan kerja yang tinggi, pasti mencapai target. Sebaliknya, pekerjaan yang menyimpang dari prosedur dan tidak diimbangi dengan niat atau kemauan yang keras, pasti tidak mencapai target. Itulah sebabnya SOP harus disusun dengan mempertimbangkan target yang ditetapkan perusahaan.
Penyebab utamanya adalah penyusun SOP gagal paham SOP SOP itu adalah prosedur/alur/cara kerja yang distandarisasi. Jika pencapaian target itu merupakan hasil dari sebuah proses kerja, maka proses kerja yang distandarisasi itu harus mendukung upaya pencapaian target tersebut. Hal yang logis dan sederhana terapi gagal dimengerti, karena penyusun SOP tidak memiliki kompetensi yang cukup.
Penyusun SOP yang tidak berkompeten menyusun SOP sebagai berikut: office boy membersihkan toilet setiap hari.
Pertanyaannya, meskipun dibersihkan setiap hari, apakah menjamin bahwa toilet itu menjadi bersih dan beraroma segar? Lagi-lagi jauh panggang dari api.
Untuk menjamin tercapainya target toilet yang bersih dan beraroma segar itu, seorang penyusun SOP yang berkompeten akan menyusun SOP sebagai berikut:
Target toilet yang bersih dan beraroma segar adalah target yang bukan berupa angka.Saya sengaja mencontohkan hal ini berkali-kali supaya Anda lebih mudah paham. Semua orang pasti punya pengalaman menggunakan toilet, sehingga mudah memahami contoh tersebut. Seorang penyusun SOP yang tidak berkompeten bisa saja tidak memahami pekerjaan office boy yang terhitung sederhana itu, karena ia sama sekali belum pernah mengelola perusahaan secara riil.
Ada beberapa kemungkinan:
- SOP Justru Menghambat Pencapaian Target
Misalnya: untuk mencapai target itu dibutuhkan kecepatan bertindak. Tetapi SOP-nya justru menghambat kecepatan bertindak. SOP ini dibuat sangat rinci, terlalu ketat, alurnya muter-muter, yang justru menghambat kecepatan bertindak. Seharusnya untuk menyelesaikan satu pekerjaan hanya dibutuhkan 5 menit saja, tetapi dengan menggunakan SOP ini waktunya malah membengkak menjadi 10-15 menit.Konyol sekali ya? Perusahaan yang menerapkan SOP seperti ini pun menjadi gagal mencapai target dan tujuannya. Siapa yang salah? Tentu saja penyusun SOP-nya yang gagal paham SOP itu. Pimpinan perusahaan juga turut andil karena telah memilih penyusun SOP yang tidak berkompeten.
- SOP-nya Bagus, Sangat Sistematis, Dapat Diterapkan, Tetapi Tidak Menunjang Pertumbuhan Perusahaan
Ini bisa terjadi karena penyusun SOP hanya fokus pada SOP supaya terlihat bagus, sistematis, dan memenuhi kaidah yang sudah ditetapkan. Apalagi jika elemen-elemen penyusun SOP sudah ditetapkan tersendiri dalam sebuah peraturan, seperti SOP milik pemerintah itu. Otomatis penyusun SOP lebih fokus untuk menaati peraturan itu, dan melalaikan fokus pada hal yang lebih penting, yakni tercapainya target perusahaan. Untuk apa membuang waktu dan tenaga untuk menyusun dan menerapkan SOP jika hasilnya sama saja dengan sebelum menerapkan SOP
3.Perusahaan Dirugikan Secara Materiil dan Immaterial
Secara materiil terlihat kasat mata dari biaya yang telah digelontorkan untuk menyusun SOP tersebut. Kerugian yang bertumpuk-tumpuk terjadi jika setelah SOP diterapkan justru merugikan perusahaan (misalnya produktivitas menurun).
Secara immaterial dapat dinilai dari hilangnya kesempatan perusahaan untuk bergerak lebih cepat daripada perubahan pola perilaku konsumen. Jika perusahaan bergerak lebih lambat dari perubahan perilaku konsumen, maka perusahaan tersebut akan kehilangan konsumennya. Jika perusahaan bergerak lebih lambat dibanding kompetitor, maka perusahaan akan kalah saing.
Perusahaan yang mengalami kerugian seperti ini harus segera membuang atau mengubur SOP-nya tersebut dan segera menyusun SOP baru yang mampu menunjang pertumbuhan perusahaan.
Jadi, jangan sepelekan target. Sekilas, target itu tidak ada kaitannya dengan SOP. Anda bisa saja berargumen, bahwa target itu hal yang berbeda dengan SOP. Memang benar bahwa target itu hal yang berbeda dengan SOP. Tetapi SOP itu justru disusun untuk membantu perusahaan mencapai target secara lebih mudah.
Untuk memahami sebuah target perusahaan juga tidak mudah. Betul-betul harus memiliki kemampuan manajerial yang cukup untuk membaca, mengerti, dan memahami target itu. Apalagi target itu akan digunakan sebagai dasar untuk menyusun SOP. Membaca target tidak semudah membaca tulisan yang ada kata “target”nya. Tetapi harus melakukan pekerjaan berurutan sebagai berikut:
- Memahami visi dan misi perusahaan
- Memahami tujuan perusahaan
- Membaca, mengerti, dan memahami rencana kerja perusahaan
- Memahami target perusahaan
Untuk melakukan keempat hal di atas dibutuhkan waktu berjam jam bagi yang ahli. Itu pun harus diselingi dengan tanya jawab atau diskusi dengan pimpinan perusahaan. Satu perusahaan dengan perusahaan lain selalu berbeda targetnya, menyesuaikan dengan visi, misi, tujuan perusahaan, dan rencana kerja masing-masing. Sering kali diskusi dengan pimpinan atau pemilik perusahaan membutuhkan waktu lama karena keterbatasan waktu mereka.
SOP bajakan atau SOP copy paste dari perusahaan lain itu sudah pasti disusun berdasarkan target perusahaan lain. Target itu tentu berbeda dengan target perusahaan Anda. Bagaimana mungkin Anda dapat mencapai target perusahaan Anda jika SOP yang diterapkan justru mengarah kepada target perusahaan lain?
Sumber MATINYA PEUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
