Namun, apakah hanya dengan menggunakan SOP saja karyawan bisa tertib dan disiplin bekerja? Apakah SOP memiliki faktor pemaksa untuk memaksa karyawan bekerja sesuai dengan SOP? Mengapa ada SOP yang gagal diterapkan karena terjadi penolakan karyawan terhadap SOP tersebut? SOP seolah tidak berdaya dengan kehendak karyawan yang tidak menginginkannya.
SOP hanyalah standar kerja, bukan peraturan yang memiliki kekuatan memaksa. Banyak pihak menganggap bahwa SOP itu memiliki kekuatan memaksa. Mereka sangat percaya diri hanya menerapkan SOP saja tanpa didampingi peraturan perusahaan dan berharap seluruh karyawan patuh dan menaatinya. Siapa yang dapat menjamin standar kerja itu dilaksanakan oleh seluruh karyawan tanpa kecuali?
SOP dapat diterapkan dengan baik jika di-back-up peraturan perusahaan. Peraturan perusahaan ini melekat terus dengan SOP Gambaran sederhananya, SOP berisi standar kerjanya, peraturan perusahaan berisi aturan-aturan pemaksa bagi karyawan untuk menerapkan SOP tersebut.
Peraturan perusahaan adalah kumpulan ketentuan atau aturan yang mengatur tentang perilaku dan tindakan karyawan selama bekerja di perusahaan. Peraturan perusahaan ini bisa hanya terdiri dari satu lembar saja, tetapi bisa juga terdiri dari ratusan halaman. Tergantung besar kecilnya perusahaan. Bagi perusahaan kecil dengan karyawan 3-5 orang, mungkin hanya buruh tata tertib satu lembar saja. Tetapi bagi perusahaan besar dengan ratusan hingga ribuan karyawan, dibutuhkan peraturan perusahaan yang lebih kompleks, bisa terdiri dari puluhan hingga ratusan lembar halaman.
Peraturan perusahaan menjadi pedoman bagi pimpinan perusahaan atau bagian HRD (human resources and development) untuk mengatur karyawan. Di dalam peraturan perusahaan ini tercantum berbagai sanksi untuk pelanggaran disiplin karyawan Itulah sebabnya peraturan perusahaan dikatakan memiliki sifat memaksa. Berbeda dengan SOP yang hanya mengatur tentang standar kerja.
Pada contoh di atas jelas terlihat bahwa SOP hanya mengatur standar kehadiran para karyawan saja. Karyawan yang tidak melakukan absensi sidik jari berarti tidak melaksanakan SOP Tetapi SOP itu tidak mengatur sanksinya. Sanksi bagi karyawan yang terlambat atau tidak melakukan absensi sidik jari diatur dalam peraturan perusahaan. Demikian pula penghargaan (reward) bagi karyawan yang selalu melakukan absensi sidik jari dan tidak pernah terlambat dalam kurun waktu tertentu, juga diatur dalam peraturan perusahaan.
Dengan adanya peraturan perusahaan seperti ini, karyawan menjadi “terpaksa” melaksanakan SOP-nya. Karyawan-karyawan bandel akan tersisih dengan sendirinya.
Kembali kepada contoh diatas. Jika SOP disusun tanpa peraturan perusahaan, maka keterlambatan karyawan tidak ada sanksi-nya. Bagaimana mungkin SOP dapat diterapkan secara sempurna dan berhasil guna jika tidak disertai sanksi yang tegas dan nyata Jika Anda membeli SOP bajakan atau copy paste dari perusahaan lain, apakah Anda juga diberi peraturan perusahaannya? Pasti jawabannya tidak. Betul kan? Anda hanya mendapatkan SOP-nya saja. Pertanyaan saya, bagaimana caranya Anda menerapkan SOP itu jika tidak disertai dengan kekuatan memaksa yang ada di peraturan perusahaan? Pekerjaan yang sia-sia saja bukan? Saya belum pernah mendapati ada pedagang SOP yang menawarkan SOP lengkap dengan peraturan perusahaannya. Para pedagang SOP ini hanya menawarkan SOP-nya saja. Waspadalah!
Bagaimana jika perusahaan Anda sudah memiliki peraturan perusahaan sendiri dan Anda membeli SOP bajakan atau copy paste dari perusahaan lain untuk diterapkan di perusahaan Anda? Lagi lagi Anda akan dibuat pusing karenanya. Pertanyaan saya, apakah peraturan perusahaan Anda itu nyambung dengan SOP-nya?
Ingat, SOP bajakan atau copy paste dari perusahaan lain yang Anda beli itu disusun berdasarkan peraturan perusahaan lain. Tidak mungkin peraturan perusahaan yang Anda miliki itu sama dengan peraturan perusahaan lain itu. SOP yang tidak nyambung dengan peraturan perusahaan kemungkinan besar gagal diterapkan. Celakanya, kegagalan menerapkan SOP ini selalu berujung pada kerugian perusahaan.
Biasanya perusahaan sudah memiliki peraturan perusahaan sebelum menyusun SOP-nya, meskipun baru sebatas tata tertib. Apalagi SOP adalah hal yang disusun terakhir dibandingkan sistem lainnya yang diterapkan di perusahaan. Jika perusahaan sudah memiliki peraturan perusahaan seperti ini, Anda harus me-review peraturan perusahaan tersebut. Besar kemungkinan Anda nanti akan menyusun peraturan perusahaan yang baru, yang lebih sesuai dengan SOP nya. Ketentuan-ketentuan yang masih bisa dipergunakan, tetap dipertahankan. Sedangkan ketentuan-ketentuan baru yang muncul setelah adanya SOP, ditambahkan.
Cara paling mudah adalah menyusun peraturan perusahaan yang baru bersamaan dengan penyusunan SOP-nya. Hasilnya sudah pasti sesuai. SOP dan peraturan perusahaan itu satu paket. Itulah salah satu sebab mengapa biaya penyusunan SOP itu menjadi mahal. Yang Anda dapatkan biasanya tidak hanya SOP-nya saja, tetapi Anda juga mendapatkan berbagai dasar dan ketentuan pendukung SOP itu.
Jika Anda menugaskan seorang penyusun SOP yang tidak berkompeten, kecil kemungkinannya Anda akan mendapatkan satu paket SOP yang lengkap. Mereka menyusun SOP saja hanya berdasarkan keterampilan menulis dan menggambar. Bagaimana mungkin mereka dapat menyusun peraturan perusahaan untuk menegakkan SOP itu? Menyusun peraturan perusahaan itu dibutuhkan kompetensi tambahan dalam bidang hukum dan pengalaman mengoperasionalkan perusahaan minimal lima tahun. Isi peraturan perusahaan adalah hukum bagi perusahaan itu. Penyusun SOP yang tidak memiliki kompetensi dalam bidang hukum, tidak dapat menyusun peraturan yang tegas. Paling hanya menjadi sekumpulan tata tertib saja. Bahasa hukum termasuk bahasa yang sulit dipahami, bahkan bagi orang yang sudah memiliki kompetensi hukum itu sendiri. Apalagi menyusunnya. Dibutuhkan kecermatan tingkat tinggi untuk mencegah terjadinya pelanggaran atau kejahatan yang merugikan perusahaan.
Jadi, jika perusahaan Anda saat ini belum memiliki peraturan perusahaan, berbahagialah. Susunlah peraturan perusahaan itu bersamaan dengan SOP-nya. Tugaskan seorang penyusun SOP yang berkompeten di bidangnya.
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
