Banyak orang mengira SOP itu hanya berisi tulisan atau gambar tentang cara atau urutan melakukan pekerjaan. Banyak yang gagal paham bahwa untuk melakukan pekerjaan itu, dibutuhkan peralatan dan perlengkapan kerja yang mendukung. Banyak SOP yang disusun tanpa menyertakan peralatan dan perlengkapan kerja standar. Padahal standarisasi peralatan dan perlengkapan kerja ini merupakan bagian dari standarisasi prosedur atau alur kerja, supaya hasil kerjanya terjamin kualitasnya.
Peralatan dan perlengkapan kerja itu harus bersifat memudahkan pekerjaan karyawan, bukan malah menyulitkannya. Ingat, SOP harus bersifat produktif supaya dapat menunjang perkembangan perusahaan. Salah satu faktor yang mendukung SOP menjadi produktif adalah kecepatan dan ketepatan kerja, serta kecepatan dan ketepatan hasil. Kecepatan dan ketepatan kerja hanya bisa diperoleh dengan bantuan peralatan dan perlengkapan kerja yang memudahkan pekerjaan itu dilakukan.
Conton:
1.Mesin Absensi Sidik Jari Dulu, sistem absen karyawan masih menggunakan kartu absensi. Bagian HRD tiap akhir bulan harus lembur menghitung kartu absensi itu. Cara ini banyak kelemahannya. Karyawan dapat memalsukan kehadiran dengan cara menitipkan kartu absensi kepada karyawan lain. Beban kerja Bagian HRD menjadi tinggi dan menumpuk pada akhir bulan. Risikonya, terjadi salah hitung ketika konsentrasi kerja sudah menurun dan terbuka kemungkinan pekerjaan tidak selesai tepat waktu. Perusahaan berpotensi dirugikan.
Untuk mempermudah pekerjaan Bagian HRD dan mengantisipasi risiko tersebut, diadopsilah mesin absensi sidik jari. Dengan menggunakan mesin absensi sidik jari, penghitungan kehadiran karyawan menjadi lebih sederhana. Pekerjaan menghitung absensi karyawan dilakukan oleh mesin, Bagian HRD hanya tinggal mencetak dan memeriksa saja. Mesin absensi sidik jari dapat meminimalisir risiko pemalsuan kehadiran oleh karyawan dan risiko salah hitung, sehingga perusahaan tidak dirugikan. Sekarang, mesin absensi sidik jari menjadi peralatan kerja standar dalam SOP bagian HRD.
2.Barcode, Scanner, dan Program Komputer Kasir Dulu kasir menghitung transaksi menggunakan kalkulator dan menulis nota. Proses transaksi menjadi lama, menimbulkan antrian panjang dan sering kali menimbulkan ketidaksabaran konsumen/pelanggan. Proses transaksi manual ini juga berisiko salah hitung. Misalnya kasir salah menerapkan harga karena saking pusingnya menghafal ratusan hingga ribuan harga barang yang dijual. Perusahaan pun berpotensi dirugikan.
Untuk meringankan dan mempercepat pekerjaan kasir serta mengantisipasi risikonya, diadopsilah barcode, scanner dan program komputer kasir. Barang yang dijual ditempeli barcode, ketika transaksi, kasir tinggal men-scan barcode, dan harga yang tertera langsung tercetak di nota. Dengan menggunakan peralatan dan perlengkapan kerja seperti ini, kasir tidak dipusingkan lagi dengan menghafal semua harga barang yang bisa menimbulkan kesalahan hitung tersebut. Kasir dan konsumen/pelanggan sama-sama mendapatkan keuntungan, yakni transaksi yang cepat dan kepastian nilai transaksi.
Sekarang, barcode, scanner, dan program komputer kasir ini merupakan peralatan dan perlengkapan kerja standar dalam SOP kasir, terutama untuk perusahaan-perusahaan ritel, yang menjual barang sangat banyak dalam satu toko, bisa mencapai ribuan item.
3.CCTV
Dulu, satpam masih harus ronda dua jam sekali mengelilingi area kantor yang diamankannya, terutama pada malam hari. Tetapi cara ini banyak kelemahannya. Pencuri lihai memanfaatkan kelemahan satpam. Ketika satpam melakukan ronda di satu titik, pencuri masuk melalui titik yang lain. Terkadang satpam juga tidak menahan kantuk ketika mendapat jadwal kerja shift malam. Mereka tidur nyenyak di pos dan pengawasan keamanan kantor menjadi lumpuh seketika. Perusahaan pun cenderung dirugikan.
Untuk meringankan pekerjaan satpam dan meminimalisir risiko kerugian tersebut, diadopsilah CCTV yang bisa beroperasi 24 jam nonstop dan 365 hari dalam setahun. Dengan menggunakan CCTV, satpam bisa duduk manis di satu ruangan dan mengawasi seluruh sudut kantor. Begitu ada yang mencurigakan, satpam langsung bisa bergerak ke titik yang tepat. Jikalau satpam berhalangan sekalipun (misalnya sedang ke toilet), CCTV tetap merekam tanpa henti.
Saat ini CCTV sudah menjadi peralatan kerja standar di SOP bagian Security dan terbukti mampu membantu mengamankan situasi atau membongkar kasus kejahatan yang terjadi di sekitar area CCTV itu dipasang.
- Program Komputer Akuntansi & Keuangan Dulu, bagian akunting masih harus menyusun laporan neraca dan rugi laba secara manual. Setiap akhir bulan pasti terjadi lembur massal. Bahkan bisa sampai dinihari. Perusahaan dirugikan karena harus membayar uang lembur, dan hasil kerja lembur belum tentu kualitasnya lebih baik karena konsentrasi kerja karyawan biasanya sudah menurun pada waktu kerja ekstra tersebut. Perusahaan cenderung dirugikan jika karyawan harus mengulang pembuatan laporan neraca dan rugi laba setelah ditemukan ada kesalahan input data.
Untuk meringankan kineria akunting dan mempercepat hasil dengan tingkat keakuratan yang tinggi, disusunlah program akuntansi keuangan. Komputer yang memproses input data pemasukan dan pengeluaran. Bagian akunting tinggal melakukan input data harian secara disiplin. Setiap akhir bulan, mereka tinggal membuka file neraca atau laporan keuangan yang sudah tersaji lengkap dan tinggal mencetak.
melalui printer yang hanya butuh waktu beberapa menit saja. Saat ini, program komputer akuntansi dan keuangan merupakan perlengkapan kerja standar di SOP bagian Akuntansi dan Keuangan.
Baca juga SOP Disusun Tanpa Standar Peralatan dan Perlengkapan Kerja – Bag. 2
Baca juga SOP Disusun Tanpa Standar Peralatan dan Perlengkapan Kerja – Bag. 3
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
