2.Karyawan Gaptek Berpotensi Merugikan Perusahaan
Jika Anda memiliki sejumlah dana cadangan untuk pengadaan peralatan dan perlengkapan kerja modern sesuai dengan SOP bajakan tersebut, sudahkah Anda pertimbangkan kemampuan karyawan Anda untuk mengubah cara kerja dan menguasai keterampilan menggunakan peralatan dan perlengkapan kerja yang lebih modern tersebut. Kelihatannya sepele, tapi percayalah, gagap teknologi (gaptek) itu berpotensi merugikan perusahaan. Contoh:
- Terbiasa menggunakan mesin ketik, tiba-tiba diwajibkan menggunakan komputer dan printer. Dapat dipastikan komputer dan printernya sering error. Jika Anda tidak cermat, akan mengira bahwa kualitas komputer dan printernya buruk. Padahal itu ulah karyawan Anda yang gaptek.
- Terbiasa menggunakan handphone batangan, tiba-tiba diwajibkan menggunakan smartphone. Dapat dipastikan smartphone-nya sering error.
- Terbiasa bekerja manual, tiba-tiba harus menggunakan peralatan elektrik. Pasti peralatan elektriknya mudah rusak. Meskipun Anda memiliki uang yang cukup untuk mengadakan peralatan dan perlengkapan kerja modern sesuai SOP bajakan itu, tetapi Anda tidak dapat langsung menyerahkannya kepada karyawan. Percayalah, karyawan akan menerapkan sistem trial and error ketika mengoperasikan peralatan dan perlengkapan kerja itu pertama kali. Anda harus bersusah payah melatih mereka dulu. Tingkatkan dulu kemampuan mereka untuk dapat mengadopsi peralatan dan perlengkapan kerja yang lebih modern, baru diperbolehkan menggunakan peralatan dan perlengkapan kerja tersebut, supaya investasi Anda tidak merugi.
- Pekerjaan Menjadi Lamban dan Perusahaan Dirugikan
Jika Anda tiba-tiba menerapkan SOP bajakan atau copy paste dari perusahaan lain, akan terjadi “keterkejutan massal” pada karyawan Anda. Untuk mengantisipasi kerugian investasi, Anda mengancam Haryawan untuk sangat berhati hati menggunakan peralatan dan perlengkapan kerja yang baru. Karyawan mematuhinya. Tetapi apa yang terjadi kemudian? Proses melakukan pekerjaan justru lebih lamban dibandingkan dengan tanpa SOP. Karyawan takut merugikan perusahaan. Jika terjadi kasus seperti ini, disatu sisi karyawan sudah bekerja dengan benar, sesuai instruksi Anda, tetapi Anda dirugikan karena pekerjaan menjadi lamban, target perusahaan tidak tercapai dan perusahaan malah dirugikan.Untuk meningkatkan kecepatan kerja karyawan juga bukan hal mudah, butuh proses dan waktu.
Itulah sebabnya saya menyatakan berulangkali bahwa SOP yang tepat diterapkan di perusahaan Anda adalah SOP yang khusus disusun untuk diterapkan di perusahaan Anda. SOP yang khusus disusun untuk diterapkan di perusahaan Anda sudah mempertimbangkan segala hal, termasuk kemampuan karyawan untuk mengadopsi peralatan dan perlengkapan kerja yang lebih modern itu. Penyusun SOP yang berkompeten akan memilih peralatan dan perlengkapan kerja yang paling tepat dan paling ekonomis untuk diterapkan di perusahaan Anda. Tentunya dengan mempertimbangkan biaya investasi dan kemampuan karyawan untuk berubah.
Waspada dengan penyusun SOP yang tidak berkompeten. Penyusun SOP yang tidak berkompeten sering kali gagal mengenali kebutuhan perusahaan. Padahal kebutuhan peralatan dan perlengkapan kerja itu tidak sama. Contoh: semua perusahaan membutuhkan kalkulator. Tetapi kalkulator yang dibutuhkan seorang akunting dengan kalkulator yang dibutuhkan seorang marketing itu berbeda. Kalkulator untuk mendukung pekerjaan seorang akuntan ukurannya bisa sangat besar, karena kalkulator itu jarang dibawa pergi kemana-mana, hanya diletakkan di atas meja saja. Mengapa harus besar? Supaya angkanya terlihat jelas, karena kebanyakan akuntan mengalami masalah penglihatan akibat terpapar radiasi layar komputer setiap hari.
Sedangkan kalkulator yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan seorang marketing itu adalah kalkulator yang ukurannya sedang, tidak terlalu kecil juga tidak terlalu besar, supaya bisa dimasukkan tas dan mudah dibawa ke mana-mana. Kalkulator yang dibutuhkan restoran dan bank juga berbeda. Bukan soal ukurannya. tapi jumlah digitnya. Restoran bisa menggunakan kalkulator 9 digit, sedangkan bank harus menggunakan kalkulator 12 digit. Mengapa demikian? Sebab mayoritas transaksi di sebuah restoran jauh dibawah ratusan juta (9 digit), sehingga penggunaan kalkulator 9 digit itu mencukupi sebagai alat bantu kerja. Sedangkan transaksi di sebuah bank bisa mencapai ratusan miliar (12 digit), sehingga jika menggunakan kalkulator 9 digit, suatu ketika pekerjaan melakukan transaksi itu bisa menjadi tidak efektif dan efisien.
Tanpa kompetensi mengelola bisnis riil yang cukup, seorang penyusun SOP mustahil memahami hal-hal kecil seperti itu. Akibatnya, Anda bisa dirugikan karena bisa melakukan pengadaan peralatan dan perlengkapan kerja yang mubazir. Mohon diingat, SOP harus efektif dan efisien. Termasuk dalam hal pengadaan peralatan dan perlengkapan kerja.
Baca juga SOP Disusun Tanpa Standar Peralatan dan Perlengkapan Kerja – Bag. 2
Baca juga SOP Disusun Tanpa Standar Peralatan dan Perlengkapan Kerja – Bag. 1
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
