Banyak orang gagal paham SOP, mengira bahwa menerapkan B₁ SOP itu hanyalah semata menerapkan saja. Padahal menerapkan SOP itu adalah kegiatan yang meliputi dua hal, yakni:
- Menerapkan SOP dalam melakukan pekerjaan sehari-hari
- Melakukan evaluasi setelah pekerjaan itu selesai dilakukan
Evaluasi dilakukan terhadap dua hal:
- Apakah hasil kerja sudah sesuai dengan standar hasil kerja menurut SOP?
- Apakah prosedur/alur/cara kerja yang distandarisasi itu sudah mendukung upaya pengembangan perusahaan?
Sebagaimana sudah dijelaskan, dalam SOP itu selalu dicantumkan standar hasil kerja yang diinginkan. SOP dianggap tepat guna jika hasil kerja para karyawan sudah sesuai dengan standar hasil kerja yang diinginkan.
Tetapi untuk menilai apakah hasil kerja sudah sesuai dengan standar hasil kerja menurut SOP, harus dicermati dua hal:
- Keterampilan kerja karyawan yang meningkat pasca diterap kannya SOP, atau
- Keterampilan kerja karyawan yang justru menurun pasca diterapkannya SOP
Keterampilan kerja karyawan dapat meningkat dengan pesat pasca diterapkannya SOP jika SOP itu memang benar-benar disusun menggunakan prinsip produktivitas murni, sangat sederhana, mudah dipahami dan diterapkan, pekerjaan yang dilakukan menjadi cepat dan tepat. SOP seperti ini mudah diterapkan oleh para karyawan, dengan latar belakang pendidikan apapun. Pendek kata, sekali dilatih, karyawan langsung paham dan langsung bisa melakukan pekerjaan sesuai dengan SOP. Jika keterampilan kerja karyawan meningkat pasca diterapkannya SOP, berarti SOP tersebut sudah tepat. Tinggal dikembangkan sesuai kebutuhan.
Sebaliknya, keterampilan kerja karyawan juga dapat menurun pasca diterapkannya SOP Biasanya SOP seperti ini disusun meng gunakan sistem birokrasi, cenderung sangat sistematis, prosedur/ alur/cara kerjanya rumit, tidak mudah dipahami, pekerjaan menjadi lamban. Karyawan kesulitan menerapkan SOP ini, sehingga pro duktivitasnya justru menurun setelah mencoba menerapkan SOP
Jika terjadi hal seperti ini, dapat dipastikan hasil kerja karyawan tidak sesuai dengan standar hasil kerja yang ditetapkan dalam SOP Penyebabnya tidak lain adalah SOP-nya sendiri, yang terlalu sulit untuk diterapkan. SOP seperti ini harus diubah, menjadi lebih sederhana dan aplikatif. Coba Anda bayangkan jika seandainya SOP cara memasak mi instan itu terdiri dari 10 tahapan yang rumit. Mungkinkah mi instan itu laris dibeli dan dikonsumsi oleh banyak orang? Mi instan menjadi laris manis karena SOP cara penyajiannya yang sangat simple, bahkan orang yang tidak sekolah (asal bisa membaca) pun dapat menyajikannya dengan baik.
Seperti dijelaskan sebelumnya, bisa jadi SOP-nya yang harus dievaluasi karena terlalu sulit untuk diterapkan sehingga tidak menghasilkan sesuai yang diinginkan. Terkadang kita tidak menyadarinya pada saat uji coba dan menerapkan SOP pertama kali. Itulah arti pentingnya evaluasi SOP ini. Salah satu tujuan evaluasi SOP ini adalah menemukan SOP (pekerjaan-pekerjaan tertentu) yang dinilai menghambat kemajuan perusahaan dan harus diubah. supaya lebih responsif dan produktif.
Contoh:
Pada SOP disebutkan bahwa prosedur untuk mengeluarkan uang dari kas perusahaan harus seizin pemilik perusahaan. SOP seperti ini banyak sekali ditemukan pada perusahaan perusahaan kecil yang masih dioperasionalkan langsung oleh pemilik perusahaan. Tahukah Anda dimana faktor penghambat kemajuan perusahaannya? Pemilik perusahaan itu manusia biasa. Ia bisa saja berhalangan hadir di kantor karena ada acara keluarga atau sakit. Apa jadinya jika pemilik perusahaan berhalangan hadir dan tidak dapat menyetujui pengeluaran uang dari kas perusahaan? Perusahaan itu bisa mati suri. Bisa beberapa jam sampai beberapa hari. Belanja tidak bisa dilakukan. Bahkan belanja bahan baku sekalipun. SOP itu sekilas terlihat sangat aman bagi perusahaan, karena pengeluaran uang harus seizin pemilik. Tapi ketika dipraktikkan ternyata justru menghambat. SOP ini harus dievaluasi dan diubah.
Saya biasanya mengatasi masalah ini dengan cara sederhana.Kewenangan untuk menyetujui pengeluaran uang dari kas perusahaan dibagi, sesuai tingkatan jabatan pada struktur organisasinya. Misalnya:
1.Pengeluaran uang Rp0 s.d. Rp5.000.000 cukup disetujui oleh Supervisor (level pimpinan paling rendah dalam struktur organisasi perusahaan).
2.Pengeluaran uang Rp5.000.001 s.d. Rp10.000.000 cukup disetujui oleh Manajer (level pimpinan menengah di struktur organisasi perusahaan).
3.Pengeluaran uang Rp10.000.001 s.d. Rp50.000.000 cukup disetujui oleh Direktur (level pimpinan tertinggi di strukturorganisasi).
4.Pengeluaran uang Rp50.000.001 keatas harus disetujui pemilik perusahaan.
Dengan cara ini, walau pemilik perusahaan sakit berbulan bulan sekalipun, perusahaan tetap dapat beroperasi normal. Kita tinggal menambahkan kewenangan tersebut pada SOP supervisor, manajer, dan direktur. Tambahkan unsur tanggung jawab pada deskripsi pekerjaan mereka. Simpel kan? Pemilik perusahaan tidak perlu khawatir para supervisor, manajer, atau direktur itu menyalahgunakan keuangan perusahaan. Tinggal ditambahkan saja poin tanggung jawab mengenai kewenangan dalam bidang keuangan tersebut pada deskripsi pekerjaan mereka. Setelah itu tambahkan pula SOP audit yang memeriksa pelaksanaan kewenangan para pimpinan perusahaan tersebut. Anda sebagai pemilik perusahaan tinggal menerima laporan saja.
Jangan sampai gagal paham lagi. Evaluasi itu adalah kewenangan pimpinan perusahaan. Bukan kewenangan karyawan. Jadi jangan menyuruh karyawan (yang tidak memegang jabatan struktural apapun) untuk melakukan evaluasi SOP. Malah jadi runyam sistem kerjanya nanti.
Di dalam suatu perusahaan itu ada dua bagian besar kewajiban:
1.Karyawan biasa (tidak menduduki jabatan struktural apapun), wajib melaksanakan SOP tanpa kecuali.
2.Karyawan yang menduduki jabalan struktural tertentu, wajib melaksanakan SOP dan melakukan evaluasi terhadap SOP yang dilaksanakan anak buahnya.
Baca juga SOP Diterapkan Tetapi Tidak Dievaluasi – Bag. 2
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
