Hasil evaluasi ini dibuatkan ringkasan dan diserahkan kepada pimpinan tertinggi perusahaan. Harus disebutkan dengan jelas, SOP pekerjaan apa, masalahnya dimana, dan solusinya apa. Jadi, melakukan evaluasi itu juga harus disertakan solusinya. Cara melakukan evaluasi juga mudah. Lihat saja
1. Ketepatan cara kerja
2.Ketepatan prosedur/alur kerja
3.Ketepatan hasil kerja
Jika ada masalah atau hambatan dengan ketiga hal di atas, berarti ada sesuatu dengan SOP-nya. Periksa ulang SOP-nya, diskusikan dengan penyusun SOP. Banyak sekali pimpinan perusahaan yang kurang memahami SOP yang diberlakukan di perusahaan yang dipimpinnya. Hal ini dapat dimaklumi karena SOP itu berisi ratusan hingga ribuan item pekerjaan. Tentu saja tugas pimpinan bukan untuk menghafal ratusan hingga ribuan item pekerjaan yang distandarisasi tersebut. Cara paling mudah adalah berkonsultasi dengan penyusun SOP. Jika penyusun SOP itu menyusun sendiri SOP-nya, pasti ia dapat menjelaskan SOP tersebut secara cepat dan tepat. Tapi jika ia hanya menjiplak atau copy paste SOP dari perusahaan lain, pasti tidak akan mampu melayani konsultasi semacam ini, apalagi memberikan solusi yang jitu.
Evaluasi S.O.P. bisa dilakukan paling cepat sebulan sekali, bersamaan dengan evaluasi kinerja karyawan. Jika ada karyawan yang gagal memenuhi target, Anda bisa dengan mudah menemukan apa penyebabnya, apakah kemampuan karyawan tersebut dibawah rata rata atau SOP-nya yang kurang responsif.
Evaluasi besar SOP dilakukan setahun sekali. Anda bisa melihat apakah perusahaan berhasil mencapai target atau tidak. Jika perusahaan tidak mencapai target, mungkinkah ada yang salah dengan SOP-nya? Selama satu tahun tersebut Anda mungkin juga memiliki catatan-catatan tertentu tentang dinamika bisnis atau dinamika pelanggan. Catatan-catatan itu bisa dipergunakan sebagai dasar untuk mengevaluasi SOP apakah masih bisa diterapkan atau harus diubah untuk mengadopsi perubahan tersebut.
SOP dapat dievaluasi dengan syarat mempertimbangkan hal-hal yang objektif. Waspadai pimpinan perusahaan yang mencoba coba mengevaluasi SOP dengan berbagai pertimbangan subjektif, dengan tujuan untuk mengubah SOP itu dan mengamankan dirinya. Contoh: pada SOP tertulis bahwa pengeluaran uang dari kas perusahaan untuk keperluan apapun harus dilakukan dengan mengisi formulir, ditandatangani oleh kasir yang mengeluarkan uang, dan ditandatangani oleh atasannya sebagai bentuk persetujuan. Nah, tiba-tiba ada pimpinan perusahaan yang mengusulkan supaya pengeluaran uang dibawah 5 juta rupiah tidak perlu menggunakan formulir, karena sangat merepotkan. Pertimbangan “sangat merepotkan” ini kan pertimbangan yang sifatnya subjektif, merepotkan yang bersangkutan, bukan merepotkan perusahaan. Pasti ada udang di balik batu.
Sampai disini, sudahkah Anda melakukan evaluasi terhadap SOP Anda? Jangan sampai terlambat. Sebab mayoritas karyawan itu sangat patuh dengan SOP. Mereka bekerja sesuai dengan SOP supaya tidak terkena sanksi. Celakanya, jika SOP yang diterapkan itu ketinggalan zaman atau cenderung menghambat kemajuan, mereka juga tidak akan memprotes SOP itu. Mereka tetap saja melaksanakan SOP-nya sebagai perwujudan etos kerja yang baik. Tapi Andalah yang menghadapi risikonya, karena perusahaan bisa mengalami kemunduran atau stagnan dan mudah disalip kompetitor. Evaluasi SOP ini adalah tanggung jawab Anda, para pimpinan perusahaan.
Baca juga SOP Diterapkan Tetapi Tidak Dievaluasi – Bag. 1
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
