Anda pasti geli sendiri membaca judul bab ini. Mosok ada sih, Asor yang disusun dengan susah payah dan biaya mahal itu justru tidak diterapkan? Faktanya memang ada! Saya menjumpainya berkali-kali.
1.Pemilik/Pimpinan Perusahaan Plin-Plan Pada saat booming SOP, pemilik atau pimpinan perusahaan menggebu-gebu ingin menyusun dan menerapkan SOP Begitu SOP jadi dan siap diterapkan, pemilik atau pimpinan perusahaan kehilangan selera untuk menerapkan SOP tersebut karena kewenangan mereka menjadi terbatas. Padahal kebijakan untuk menerapkan SOP itu ada pada mereka. Jika mereka belum menyetujui penerapan SOP otomatis SOP tidak bisa diterapkan. Kasus ini biasanya terjadi pada pemilik atau pimpinan perusahaan yang belum dewasa. Keinginannya masih sering berubah, sering kali terbawa (terpengaruh) arus/ tren, dan bekerja menggunakan emosi (bukan logika). Banyak loh perusahaan di Indonesia yang dimiliki atau dipimpin orang-orang seperti ini. SOP yang telah disusun sia-sia belaka. Buang-buang waktu, tenaga dan biaya, hanya karena sifat plin plan pemilik atau pimpinan perusahaannya.
2.Pemilik/Pimpinan Perusahaan Tidak Mau Berubah Konsekuensi dari penerapan SOP baru itu adalah perubahan. Salah satu penyakit manusia yang mematikan itu adalah tidak mau berubah. SOP itu mengubah cara kerja menjadi lebih efektif, efisien, dan produktif. Mungkin ini terdengar konyol, tetapi ada loh pimpinan perusahaan yang mengatakan kepada saya bahwa ia tidak siap menerima perubahan. Dengan penerapan SOP tersebut, saya memang memperkirakan, perusahaan itu akan berkembang menjadi besar. Kantornya yang semula hanya satu, akan berkembang menjadi belasan dalam waktu lima tahun saja. Karyawannya yang hanya puluhan, dalam waktu lima tahun itu bisa mencapai ratusan. Labanya yang hanya berkutat di angka satu miliaran, dalam waktu lima tahun bisa mencapai belasan miliar. Pimpinan perusahaan ini ketakutan. Ia menyatakan belum siap. Padahal saya lihat, organisasi bisnisnya sudah siap. Hanya dia seorang saja yang belum siap mengelola perusahaan sebesar itu. Tapi keputusan mutlak di tangannya. Selama ia belum membubuhkan tanda tangan untuk menerapkan SOP baru tersebut, maka SOP tersebut hanya akan tersimpan di gudang selamanya.
3.Pemilik/Pimpinan Paranoid Terhadap Risiko Salah satu risiko yang dihadapi pemilik atau pimpinan perusahaan pada saat menerapkan SOP baru adalah kehilangan sebagian karyawannya. Ya! Karyawan yang sudah terjebak di zona nyaman, tidak mau mengubah kebiasaannya yang sudah nyaman tersebut. Mereka pasti resisten terhadap SOP yang mengembalikan mereka kepada kondisi yang tidak nyaman. Kelompok karyawan yang resisten ini biasanya akan melakukan demonstrasi, atau pengunduran diri massal. Bagi karyawan yang nekat tidak mau menerapkan SOP tetapi masih bertahan di perusahaan, biasanya akan tersingkir dengan sendirinya. Karyawan yang tidak produktif pasti akan tersingkir oleh SOP yang produktif.
Banyak pemilik atau pimpinan perusahaan yang shock ketika saya beritahu risiko ini. Saya meyakinkan mereka, bahwa namanya revolusi itu pasti membawa korban. Begitu SOP diterapkan, karyawan yang tidak produktif hilang, yang tersisa adalah karyawan yang produktif. Secara manajerial, hal ini menguntungkan perusahaan. Tetapi ada pemilik atau pimpinan perusahaan yang picik wawasannya ketakutan dengan risiko kehilangan banyak karyawan ini. Mereka takut harus kerja keras lagi menggantikan karyawan yang keluar. Apapun judulnya, ketakutan terhadap sesuatu yang belum terjadi itu adalah hal konyol. Bukankah Tuhan menganugerahkan keberanian kepada kita? Ketakutan hanyalah ciptaan kita saja untuk menggambarkan ketidakmampuan untuk berani tersebut.
4.Kondisi Perusahaan Melemah SOP tulen itu betul-betul produktif. Ibarat roket yang bisa membawa pesawat keluar angkasa dalam waktu sekejap, ia membutuhkan landasan yang sangat kuat sebagai titik tolak. Landasan SOP adalah kondisi perusahaan. Untuk bisa menerapkan SOP dengan baik, sebuah perusahaan minimal harus dalam kondisi stabil, organisasi bisnisnya sehat dan memiliki cadangan sumber daya yang dibutuhkan jika sewaktu-waktu diperlukan. Namun ada kalanya, sewaktu SOP jadi dan siap diterapkan, perusahaan malah jatuh sakit. Perusahaan terjerat utang atau masalah lain, karyawannya banyak yang keluar (termasuk orang-orang kuncinya). Kondisi seperti ini tidak memungkinkan SOP untuk diterapkan. Mau tidak mau, SOP yang sudah siap tempur itu diparkir di lemari arsip, menunggu sampai kondisi perusahaan sehat lagi.
5.Perusahaan Melakukan Lompatan Bisnis Ini kebalikan dari poin empat diatas. Pada saat SOP jadi dan siap diterapkan, kondisi perusahaan ternyata telah mengalami kemajuan yang sangat pesat, sehingga SOP tersebut menjadi ketinggalan zaman. Mau tidak mau harus menyusun SOP baru sesuai dengan kondisi perusahaan terbaru. Inilah sebabnya saya sering kali menegaskan bahwa SOP itu harus disusun oleh orang-orang yang visioner, memiliki pengalaman bisnis praktis yang cukup dan memiliki intuisi bisnis yang tajam. Tentunya untuk menghindari kejadian seperti ini.
6.Pemilik Menginginkan Perubahan, Pimpinan Perusahaan Terjebak di Zona Nyaman Ini contoh nyata komunikasi bisnis yang buruk antara pemilik dan pimpinan perusahaan. Pemilik perusahaan tahu bahwa pimpinan perusahaannya terjebak di zona nyaman. Itulah sebabnya ia membutuhkan SOP sebagai sarana untuk mengubah perusahaannya menjadi lebih produktif lagi.. Tapi ada satu kesalahan konyol yang dilakukan pemilik perusahaan ini. Dengan uangnya sendiri, pemilik perusahaan ini menyusun SOP sendiri. Ia tidak mengomunikasikan atau mensosialisasikan kebijakannya tersebut kepada pimpinan perusahaan. Tiba-tiba SOP jadi dan diserahkan kepada pimpinan perusahaan untuk diterapkan. Tentu saja pimpinan perusahaan kaget bukan kepalang. Biasanya pimpinan perusahaan menerima SOP tersebut, mengiyakan kehendak pemilik, tetapi tidak menerapkan SOP-nya. Pemilik perusahaan baru akan mengetahui setahun atau beberapa tahun kemudian ketika perusahaannya tidak juga menunjukkan peningkatan produktivitas, padahal sudah dibekali SOP. Menurut Anda, siapa yang menjadi korban? Konflik kepentingan antara pemilik perusahaan dan pimpinan perusahaan akan membawa korban perusahaan itu sendiri.
Baca juga SOP Tidak Diterapkan – Bag. 2
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
