Salah satu syarat mutlak SOP supaya berhasil guna adalah SPRODUKTIF. Bukan hanya kinerja karyawannya yang produktif. Tetapi SOP yang disusun itu harus memuat prinsip prinsip produktivitas. Prinsip-prinsip produktivitas dalam sebuah SOP itu antara lain:
- Mudah Dipahami dan Mudah Diterapkan SOP itu bukan buku teks yang hanya untuk dipelajari. Tetapi SOP itu adalah panduan cara kerja yang harus mudah dipahami dan mudah diterapkan. Karyawan perusahaan itu latar belakangnya beraneka ragam. Daya tangkap mereka berbeda-beda. Jika SOP sulit dipahami, mungkin sebagian besar karyawan tidak dapat menerapkannya. Jika SOP sulit diterapkan, maka karyawan tidak akan mencapai hasil yang diinginkan perusahaan. Jika karyawan tidak pernah mencapai target, bagaimana mungkin perusahaan dapat mencapai target? Jauh panggang dari api.
Itulah sebabnya SOP itu harus disusun sesederhana mungkin.Bukan rumit dan membingungkan. Cara mengujinya juga gampang. Ambil contoh bagan SOP satu pekerjaan yang paling rumit. Kemudian tunjukkan kepada karyawan yang level pendidikannya paling rendah. Jika dahinya berkerut dan mulutnya terkatup, berarti SOP itu betul-betul rumit (untuk dipahami). Tapi jika karyawan yang level pendidikannya paling rendah itu dalam waktu beberapa detik dapat menjelaskan apa yang dimaksud dalam bagan itu, berarti SOP itu sudah sederhana (dapat dipahami dengan mudah oleh orang yang level pendidikannya paling rendah sekalipun).
Jika SOP itu sederhana dan mudah dipahami, otomatis SOP itu mudah diterapkan. Karyawan juga tidak mendapatkan beban berlebih pada saat menerapkan SOP itu. Karyawan dipermudah untuk melaksanakan pekerjaannya, sehingga potensial untuk mencapai target yang ditetapkan.
- Mendukung Kecepatan Bertindak Ketika saya masih menjadi sales dahulu, tiap hari saya harus mengisi formulir data prospekan. Didalam formulir itu harus tercantum data lengkap calon konsumen, termasuk tanda tangannya. Jika data prospekan itu tidak lengkap, mengurangi penilaian kinerja karyawan yang berujung pada jatuhnya sanksi. Para sales mengeluhkan hal ini. Pimpinan perusahaan saat itu menegaskan bahwa formulir itu dibuat untuk membuktikan kinerja sales hari itu.
Apa yang terjadi kemudian? Perusahaan itu hampir bangkrut. Target setiap bulan tidak pernah tercapai, meskipun data prospekan dari para salesnya lengkap. Loh, kok bisa?!? Pimpinan hanya bisa garuk-garuk kepala.
Saya amati, para sales akhirnya terfokus untuk melengkapi data prospekan harian itu, supaya tidak terkena sanksi.
Para sales sehari-harinya hanya berkutat melengkapi data prospekan itu. Mereka tidak segera melakukan closing sales atau mendorong calon konsumen melakukan transaksi secepatnya. Hasilnya, data prospekan lengkap, sales tidak terkena sanksi, tetapi target transaksi tiap bulan tidak pernah tercapai.
Demikian pula dengan SOP bagian administrasi. Bagian administrasi baru bisa mengeluarkan uang pengganti (sistem reimburse) jika karyawan membawa faktur (nota) asli yang ditandatangani dan diberi cap. Bagaimana jika kita terpaksa harus membeli kebutuhan perusahaan di warung kecil yang tidak punya nota berkop atau cap perusahaan? Bagian administrasi tetap tidak mau mengganti uangnya. Hasilnya? Setiap ada kebutuhan mendadak yang sebenarnya bisa dicukupi dengan membeli eceran di warung kecil, karyawan malas melakukannya. Mereka akan berhenti bekerja dan menunggu bagian pengadaan membelinya di toko besar yang menyediakan nota berkop atau cap perusahaan sebagai bukti transaksinya. Tentu saja perusahaan dirugikan akibat pekerjaan-pekerjaan yang mandek hanya gara-gara masalah bukti transaksi tersebut.
Jadi, menyusun SOP itu harus mempertimbangkan kecepatan bertindak karyawannya. Jangan sampai kecepatan bertindak karyawan dihambat oleh selembar kertas kecil nota bukti transaksi. Inilah yang membuat penyusunan SOP tidak bisa dipandang sebagai sesuatu yang sederhana. Mempertimbangkan aspek-aspek produktivitas ini dan memasukkannya sebagai salah satu unsur pada setiap pekerjaan yang dilakukan itu sesuatu yang rumit untuk dilakukan. Butuh analisis mendalam dan pengetahuan tentang manajemen risiko yang sangat kompleks. SOP yang mendukung kelambanan bertindak karyawannya, membuat perusahaan itu juga lamban bergerak. Mudah disalip kompetitor.
- Meminimalisir Risiko
Terjadinya risiko sudah pasti merugikan perusahaan. Bagaimana mungkin perusahaan bisa produktif jika selalu dirugikan? Contoh: pada saat buku ini ditulis, di sekitar tempat tinggal saya banyak dibangun hotel-hotel baru yang terkenal dengan istilah “hotel budget”. Biasanya hotel-hotel ini sangat minim fasilitas parkir, sehingga para tamu yang tidak kebagian tempat parkir terpaksa harus memarkirkan kendaraan di pinggir jalan di sekitar hotel itu. Security juga berfungsi sebagai petugas parkir. Mereka mengenakan seragam safari biru gelap atau hitam. Untuk mengatur parkir, mereka hanya mengandalkan sempritan dan tongkat berlampu. Apa yang terjadi kemudian?
Menurut security yang saya temui, tongkat berlampu itu sebulan bisa ganti sampai 3x karena pecah tertabrak mobil yang mereka coba hentikan. Bahkan ada security yang mengalami luka berat dan harus dirawat di rumah sakit karena tertabrak truk saat memberi aba-aba parkir dengan cara membelakangi arus lalu lintas. Saya mencoba mencermati kejadian itu dari lobi hotel. Kemudian saya juga mencoba keluar masuk ke area parkir hotel itu menggunakan mobil Ketemu masalahnya. Ketika saya berada di tengah-tengah arus lalu lintas dengan kecepatan 40-50 km per jam, dari jarak 50 meter, saya tidak bisa melihat dengan jelas security hotel yang tiba-tiba menghentikan arus lalu lintas di tengah jalan itu. Mengapa demikian? Mereka mengenakan seragam warna gelap. Security hotel itu baru bisa terlihat dengan jelas dari jarak 20-an meter. Pantas saja banyak mobil yang menabrak. Jarak 20-an meter tidak cukup untuk menghentikan mobil secara mendadak karena dapat menimbulkan tabrakan beruntun.
Baca juga SOP Tidak Produktif – Bag. 2
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
