Stock opname adalah strategi penghitungan persediaan yang akurat untuk keperluan pencatatan pembukuan. Kegiatan ini biasanya dilakukan oleh para pelaku bisnis retail. Stock opname dilakukan dengan menyesuaikan perhitungan persediaan jurnal umum dengan jumlah persediaan yang sebenarnya. Aktivitas stock opname bisa dibilang cukup memakan waktu karena Anda perlu memeriksa status persediaan perusahaan secara langsung.
Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki strategi implementasi dan manajemen waktu agar prosedur stock opname bisa dilaksanakan dengan lebih efisien. Salah satu faktor utama agar bisnis retail bisa menjadi lebih mudah, efisien, dan akurat adalah dengan menerapkan sistem operasional yang tepat berupa SOP bisnis retail . SOP bisnis retail adalah sebuah prosedur yang mengatur segala kegiatan bisnis retail agar bisa berjalan dengan efektif.
Sehingga, dengan adanya standar operasional prosedur ini segala kesalahan yang mungkin terjadi dalam bisnis dapat segera Anda minimalisir dengan baik. Anda bisa melihat contoh SOP bisnis retail untuk mendapatkan susunan SOP yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan. Adapun tips mengelola stock opname dalam bisnis retail bisa Anda simak pada pembahasan berikut.
Tips Mengelola Stock Opname dalam Bisnis Retail
Berikut beberapa tips yang bisa Anda ikuti dalam mengelola stock opname bisnis retail:
- Jadwalkan Stock Opname
Dengan melakukan penjadwalan tentunya stock opname terjadi secara teratur, sehingga tidak menumpuk yang berakibat semakin sulitnya melakukan pendataan. Waktu penghitungan dapat ditentukan sesuai keinginan Anda, seperti setelah jam tutup toko atau sebelum toko dibuka. Jika itu tidak memungkinkan, Anda mungkin harus menutup toko selama beberapa jam operasi.
- Lakukan Pemetaan Produk
Langkah selanjutnya yang dapat Anda lakukan pada tahap stock opname adalah dengan memetakan produk. Minta departemen gudang untuk menempelkan label atau stiker pada setiap item inventaris yang Anda miliki. Hal ini akan memudahkan Anda menemukan item untuk dihitung, dan membantu menjaga inventaris Anda tetap teratur.
- Buat Denah Gedung Penyimpanan
Jadwalkan untuk berkeliling gudang dan buat denah untuk gudang Anda. Ilustrasikan setiap rak penyimpanan untuk menentukan tempat menyimpan setiap item. Dengan denah ini, Anda dan staf akan lebih mudah untuk menemukan lokasi barang, apalagi jika Anda memiliki gudang yang cukup besar atau barang yang beragam.
Rencana tersebut juga akan berguna selama perhitungan. Anda dapat menandai bagian mana yang sudah terhitung sehingga Anda tidak perlu mengecek di tempat yang sama lagi.
- Tunjuk Staf yang Memenuhi Syarat
Buatlah kelompok khusus untuk melakukan perhitungan. Personil yang masuk ke tim ini bukan sembarang personel. Pastikan bahwa orang yang bertanggung jawab untuk pekerjaan ini memiliki keterampilan perhitungan yang baik, stamina dan konsentrasi yang prima dan teliti. Dengan staf yang kompeten, proses inventaris pun dapat dilaksanakan dengan lebih mudah dan lebih cepat.
Tetap saja Anda harus melakukan briefing terlebih dulu, agar semua pekerjaan yang teridentifikasi berjalan lancar. Selain itu, bekali juga karyawan Anda dengan asupan tenaga yang cukup. Hal ini karena asupan penting untuk menjaga konsentrasi dan stamina agar bisa fokus menghitung.
- Pisahkan antara Stok Baru dan Stok Lama
Pencampuran persediaan juga akan menimbulkan kebingungan dalam pencatatan dan perhitungan. Pisahkan stok lama dan baru agar mudah menghitung stok lama yang terjual dan tidak terjual. Dengan pemisahan ini Anda juga dapat membuang stok lama terlebih dahulu.
Item pertama yang masuk dapat ditempatkan di posisi depan untuk memudahkan akses. Sistem ini disebut First In First Out atau FIFO. Menggunakan aplikasi stok barang dapat membantu mengurangi risiko kerugian akibat produk kadaluarsa.
- Double Check
Tips mengelola stock opname dalam bisnis retail selanjutnya adalah melakukan perhitungan dua kali agar hasilnya benar dan mengecek kesalahan. Ada baiknya stok yang sudah dihitung diberi tanda seperti pemakaian label agar tidak terhitung dua kali.
Nah, itulah cara mengelola stock opname dalam bisnis retail yang bisa kami bagikan kepada Anda. Diantaranya dengan mengatur jadwal stock opname, melakukan pemetaan produk, membuat denah gedung, memilih staff yang kompeten, memisahkan stok baru dan lama, serta melakukan double check. Semoga bermanfaat!
