Macam-macam Format (SOP) – Bag. 1

Sebenarnya tidak ada tinjauan khusus yang menjelaskan ada berapa macam format SOP-yang biasanya digunakan dalam perusahaan, sebab terkadang perusahaan menciptakan format SOP yang sesuai dengan ciri khas perusahaan tersebut. Sebagai contoh, terkadang SOP di sebuah perusahaan yang bergerak di bidang teknologi-memiliki format yang unik dan lebih kekinian dan sesuai dengan merek yang mereka bawa. Akan tetapi, secara garis besar ada empat macam format SOP yang dipergunakan dalam SOP pada umumnya, yaitu:

1. Format Langkah Sederhana

Langkah-langkah sederhana merupakan jenis format SOP yang berisi prosedur kerja yang sangat sederhana. Apa yang tertulis dalam langkah sederhana ini biasanya langsung terfokus dan tidak terlalu terperinci. Penggunaan SOP format langkah sederhana; digunakan hanya untuk situasi kerja dengan sedikit operator. Yang menjadi poin pada format pertama ini adalah jenis SOP ini digunakan untuk prosedur kerja dengan sedikit pengambilan keputusan. Prosedurnya pun tidak kurang dari sepuluh langkah. Perhatikan contoh SOP jenis langkah sederhana berikut ini:

SOP Perawatan Tanaman Jagung

1 Memenuhi kebutuhan air bagi tanaman jagung dengan membuat saluran air di sekeliling lahan.

2. Membersihkan tanaman jagung dari rumput liar atau pengganggu yang ikut tumbuh bersama tanaman jagung, yang sering disebut gulma.
3. Penimbunan tanah di sekeliling tanaman jagung.
4. Pemberian pupuk setelah dua minggu.
5. Pemberian garam Inggris dengan dilarutkan air dan disiramkan, seminggu sekali selama empat minggu
6. Pembuangan bunga jantan pada tanaman jagung dilakukan pada saat bunga jantan keluar, tapi sebelum bunga mekar; jadi belum terjadi penyerbukan.
7. Format Langkah Hierarkis

Format kedua adalah langkah hierarkis. Format ini lebih terperinci daripada jenis SOP langkah sederhana. SOP yang memiliki format hierarki atau berurutan. Disini terdapat kalimat yang merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan, dan di dalamnya masih dijelaskan lagi subkalimat yang tentu memudahkan operator untuk memahami;bagaimana langkah yang harus dilakukan dengan Format kedua adalah langkah hierarkis. Format ini lebih terperinci daripada jenis SOP langkah sederhana.sangat jelas dan terperinci. Prosedur yang dituliskan tentu lebih dari sepuluh langkah. Jenis SOP hierarki ini sangat cocok untuk digunakan pada pekerjaan-yang membutuhkan prosedur yang cukup panjang. Contoh SOP jenis langkah hierarkis:

Pelaksanaan dalam Menggunakan Blangko Tilang.

1. Persiapan Menulis di Blangko Tilang

a.Memberi alat pelapis dari bahan yang tebat (hard-poper, kuarto, lembaran seng, dan lain-lainnya) di antara set pertama dan set kedua; sehingga pada penindakkan pertama, tulisan tidak tembus pada set ke dua.

1. Bila keadaan tidak memungkinkan (alat pelapis tidak ada) maka penulisan dapat dimulai dari set yang paling akhir (set ke lima); dimulai dari lembaran blangko tilang warna merah dan seterusnya menuju set ke empat, ke tiga, ke dua, dan set pertama
2. Penulisan di Blangko Tilang
3. Penindakan dituangkan pada lembaran warna merah dari tiap-tiap set.
4. Penulisan menggunakan huruf cetak atau huruf balok yang jelas dan dapat dibaca; ditekan sedemikian rupa, sehingga dapat menembus lembaran lainnya dalam set yang bersangkutan, dan sebaiknya berhati-hati, agar tidak rusak atau robek.
5. Penandatanganan Terdakwa pada Blangko Tilang
6. Pengambilan barang titipan yang dapat diserahkan di tempat penyidik; bila terdakwa dengan cepat menyetorkan uang titipan di bank atau di kantor polisi; dan petugas penyidik agar memaraf kotak yang disilang (tempat yang sesuai dengan yang ditulis di blangko tilang).
7. Penyerahan Tilang (Bukti Pelanggaran) kepada Terdakwa
8. Penerimaan Barang Titipan atau Sitaan dari Terdakwa
9. Format Grafis

Format grafis merupakan pengembangan dari SOP format langkah hierarkis. Format ketiga ini tidak hanya berisi kalimat atau uraian deskripsi yang menjelaskan; bagaimana prosedur yang seharusnya dilakukan. Namun juga menyertakan gambar-gambar atau diagram untuk mempermudah pengertiannya. Grafik yang ditambahkan tersebut, justru menyederhanakan suatu prosedur-dari bentuk deskripsi yang terlihat panjang.

Pada umumnya, SOP jenis ini digunakan pada prosedur yang cukup panjang. Sebagai catatan, dalam pembuatan SOP jenis ini; sebaiknya gunakan kalimat yang singkat dan jelas, untuk menjelaskan maksud dari gambar atau diagram yang ada. Jadi, gambar atau diagram yang digunakan-secara tidak langsung dapat mengilustrasikan tujuan dari prosedur tersebut.

4. Format Diagram Alir

Diagram alir atau flowchart merupakan grafik sederhana, namun berisi langkah-langkah atau proses dalam pembuatan suatu keputusan. Diagram alir ini berisi pertimbangan, langkah-langkah, dan juga pengambilan keputusan dalam suatu prosedur kerja.

Format ini menyediakan mekanisme yang berisi mengenai langkah-langkah mana yang harus dipilih, dan hal apa yang harus dilakukan selanjutnya. Hal yang menjadi ciri dalam format ini adalah adanya simbol-simbol-yang mempresentasikan suatu tindakan-tindakan tertentu.

Baca Juga Macam-macam Format (SOP) – Bag. 2

Sumber
Panduan Lengkap Menyusun SOP & KPI
Fajar Nur'aini D.F, M.psi, 2020