Sebenarnya tidak ada format SOP yang baku dan diterapkan se Scara universal di seluruh perusahaan, organisasi, ataupun unit kerja. Format SOP ditentukan lebih kepada tujuan penyusunannya. itu berarti, bergantung pada tujuan dan sasaran masing-masing per usahaan, organisasi, ataupun unit kerja yang bersangkutan. SOP yang baik harus disusun secara ringkas, sistematis, tepat, dan jelas. Tentu saja agar mudah dipahami oleh pihak yang membaca dan menggunakan SOP tersebut.
Mudah atau tidaknya sebuah SOP dipahami, tentu berkaitan dengan bentuk fisik atau formatnya. Sebelum menentukan SOP akan disusun dengan format apa, perlu dibuat rincian terkait empat hal. Pertama, jumlah keputusan yang akan dibuat dalam sebuah SOP Kedua, jumlah langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam sebuah SOP Ketiga, target pelaksana. Keempat, tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP
A.FORMAT SEDERHANA
SOP yang baik yaitu yang memiliki format sederhana namun jelas dan tepat dalam menyampaikan informasi sesuai dengan kebu tuhan. Selain itu, juga mampu memfasilitasi pelaksanaan SOP secara konsisten sesuai dengan tujuan penyusunan SOP Adapun format SOP yang dikategorikan ke dalam format sederhana ialah sebagai berikut.
1.Langkah Sederhana (Simple Steps)
Langkah sederhana atau simple steps merupakan format SOP paling sederhana. SOP ini umum digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang sifatnya sederhana. Ciri utama format SOP simple steps yaitu kegiatan yang dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang relatif pendek, umumnya ku rang dari sepuluh langkah. Selain itu, anggota yang terlibat dan melaksanakan SOP ini pun hanya beberapa orang saja.
Berikut ini merupakan contoh format simple steps SOP Pengajuan Cuti Tahunan, Kementerian Negara Pendayagunaan Aparat Negara. Langkah yang terdapat dalam SOP berikut ha nya empat, pelaku yang terlibat juga relatif sedikit, yakni pe gawai yang akan mengajukan cuti, atasan pegawai yang ber sangkutan, Kepala Bagian Kepegawaian, dan pejabat yang berwenang memberikan cuti.
2.Tahapan Berurutan (Hierarchical Steps)
Tahapan berurutan atau hierarchical steps digunakan jika pro sedur yang disusun relatif panjang, lebih dari sepuluh lang kah, dan memerlukan informasi yang lebih detail. Format hie rarchical steps umumnya membutuhkan sedikit pengambilan keputusan, sehingga bisa dikatakan, format ini merupakan format pengembangan dari simple steps. Langkah-langkah yang telah diidentifikasi dalam format ini biasanya dijabarkan ke dalam sub-sub langkah yang lebih terperinci.
Berikut ini merupakan contoh format hierarchical steps SOP Pengajuan Cuti Tahunan, Kementerian Negara Pendaya gunaan Aparat Negara. Langkah yang terdapat dalam SOP berikut hanya tiga, masing-masing langkah diberikan detail informasi ke dalam sub-sub langkah. Pelaku yang terlibat juga masih relatif sedikit, yakni pegawai yang akan mengajukan cuti, atasan pegawai yang bersangkutan, Kepala Bagian Kepe gawaian, Bagian Tata Usaha, dan pejabat yang berwenang memberikan cuti.
3.Grafik (Graphic Steps)
SOP dalam format grafik digunakan jika prosedur yang disu sun memuat kegiatan yang panjang dan spesifik. Dalam format ini, langkah atau proses tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub langkah yang lebih pendek dan hanya berisi beberapa langkah, Format ini umum digunakan untuk menggambarkan prosedur yang memerlukan foto atau diagram. Tujuan utama penggu naan SOP format grafik yaitu untuk memudahkan pengguna dalam memahami prosedur.
Di bawah ini merupakan contoh format grafik SOP Peng ajuan Cuti Tahunan, Kementerian Negara Pendayagunaan Aparat Negara. Langkah yang terdapat dalam SOP tersebut hanya tiga, masing-masing langkah diberikan detail informasi ke dalam sub-sub langkah, Sub-sub langkah itu diringkas ke dalam poin-poin dengan bahasa yang singkat dan mudah di pahami, terutama oleh pengguna SOP Pelaku yang terlibat ju ga masih relatif sedikit, yakni pegawai yang akan mengajukan cuti, atasan pegawai yang bersangkutan, Kepala Bagian Kepe gawaian, Bagian Tata Usaha, dan pejabat yang berwenang memberikan cuti.
Selain contoh di atas, SOP dalam format grafik juga ada yang menggunakan media gambar, disebut Annotated Picture. Tujuannya, memberikan ilustrasi atas prosedur yang harus di jalani agar lebih mudah dipahami.
Di atas merupakan contoh SOP dalam format graphic steps yang menggunakan media bantu berupa gambar Gam bar-gambar pada SOP Pegadaian Barang Jaminan tersebut berfungsi sebagai ilustrasi langkah-langkah yang harus dilaku kan saat menggadaikan barang jaminan. Penjelasan gambar ditulis dengan bahasa yang singkat dan mudah dipahami.
B.DIAGRAM ALIR (FLOWCHART)
Proses di sebuah industri, perusahaan, organisasi, atau unit kerja biasanya merupakan rangkaian kegiatan yang berulang (bersiklus). Dalam pelaksanaannya, setiap siklus kegiatan dapat dipecahkan ke dalam beberapa langkah kecil. Adapun dari uraian langkah-langkah tersebut, kita dapat menentukan langkah mana saja yang sekiranya bisa dan harus kita perbaiki timprove) Langkah-langkah tersebut akan lebih mudah dimengerti jika kita menggambarkannya ke dalam suatu bagan yang dikenal dengan “bagan alir” atau flowchart.
Secara sederhana, bagan alir adalah diagram yang menggam barkan aliran proses dengan menggunakan anotasi bidang geometri. seperti lingkaran, persegi, wajik, oval, dan sebagainya. Dalam definisi lain, bagan alir adalah alat pemetaan sederhana yang menunjukkan urutan tindakan suatu proses, dipetakan dalam bentuk yang mudah dibaca dan dikomunikasikan. Untuk merepresentasikan langkah langkah kegiatan beserta urutannya, masing-masing langkah dihu bungkan dengan menggunakan tanda anak panah.
Baca Juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 2
Baca Juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 3
Baca Juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 4
Baca Juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 5
Sumber Strategi Pintar Menyusun SOP Endah Nur Fatimah,dkk,2015
