3.Hal-Hal yang Harus Diperhatikan dalam Menyusun Diagram Alir
diagram alir yang baik adalah yang efektif dan komu nikatif, berikut ini beberapa hal yang bisa dijadikan pedoman dalam menyusun diagram alir:
Gambarlah diagram dari atas ke bawah dan mulailah dari bagian kiri satu halaman.
Tunjukkan bagian-bagian kegiatan secara jelas. Tunjukkan mulai dan berakhirnya kegiatan secara jelas.
Gunakan satu kata yang bisa mewakili pekerjaan yang harus dilakukan dalam bagian-bagian kegiatan.
Pastikan urutan kegiatan tersusun secara benar.
Gunakan simbol penghubung untuk menunjukkan kegiatan yang terpotong. Gunakan simbol-simbol standar untuk memudahkan dalam mengomunikasikan.
Selain ketujuh pedoman di atas, ada dua hal utama yang harus diperhatikan dalam membuat diagram alir. Pertama, isi diagram. Kedua, layout dan style. Secara lebih rinci, kedua hal tersebut dapat diuraikan sebagai berikut.
a.Isi Diagram
Cobalah menggunakan simbol yang berlaku umum (atau yang mendekati umum). Tujuannya, menyama kan asumsi dalam proses komunikasi, tentu saja agar tidak terjadi kesalahan dalam penerimaan informasi.
Pastikan semua proses paling akhir tepat berada di terminator penutup
Deskripsi singkat. Kelemahan utama diagram alir yaitu kita tidak bisa leluasa dalam membuat deskripsi simbol. Untuk menyiasatinya, kita bisa memperbesar ukuran simbol tetapi harus tetap memperhitungkan keseimbangannya dengan ukuran simbol yang lain. Kita juga bisa mengakalinya dengan memperkecil ukuran tulisan, tetapi ingat, bahwa kita tetap harus memperhatikan keterbacaan dan kejelasan tampilan
Menyertakan keterangan simbol. Maksudnya, kita se baiknya selalu menyertakan keterangan dari simbol simbol yang digunakan. Tujuannya, mengantisipasi jika kita harus memberikan gambar kepada orang yang belum mengerti simbol-simbol diagram alir.
Leveling Ada tiga jenis level, yakni level umum, me nengah, dan detail. Kita harus menentukan pada level mana diagram alir atau flowchart akan dibuat. Jika hendak membuat lebih detail, kita bisa membuat diagram alir secara terpisah dan menggunakan pre difined process untuk menggambarkannya secara umum.
b.Layout dan Style
Ukuran
Cobalah untuk menggunakan ukuran yang seragam. baik tinggi maupun lebarya. Hindari penggunaan simbol yang ukurannya menyolok dibanding yang lain.
Jarak
Upayakan jarak antarsimbol dibuat sama, sehingga keseluruhan diagram akan terlihat rapi.
Arah alur
Cobalah memperhatikan alur penyampaian. Usaha kan konsisten, terlebih jika hendak membuat perin tah yang detail. Arah alur yang konsisten tentu akan lebih mudah dibaca dan diterima oleh pengguna SOP Arah alur yang baik ialah dari atas ke bawah atau dari kiri ke kanan.
Arah percabangan pada simbol decision Pada umumnya, jika diagram dibuat dari atas ke bawah, untuk keputusan “Ya dibuat langsung mengarah ke bawah dan untuk keputusan “Tidak” mengarah ke kanan. Jika alur utama dibuat dari kiri ke kanan, untuk keputusan “Ya” dibuat langsung mengarah ke kanan, sementara untuk keputusan “Tidak mengarah ke bawah. Oleh karena itu, arah percabangan harus konsisten agar penerima pesan mudah dalam membaca dan menelusuri diagram.
Warna
Upayakan untuk tidak terjebak ke dalam penggunaan warna. Terlalu banyak warna justru membuat dia gram sulit dibaca dan cenderung mengganggu. Akan terlihat lebih manis’ jika menggunakan satu warna saja, atau menggunakan warna berbeda ha nya jika dibutuhkan penekanan pada poin tertentu dalam diagram.
Connector
Gunakan connector sebagai penghubung antar sim bol. Tujuannya, agar diagram tidak tampak ruwet dan bisa dibaca dengan mudah.
Memecah Diagram
Pecahlah diagram ke dalam beberapa halaman jika memang diagram yang kita buat cukup besar dan kompleks. Jangan memaksa mencetak diagram ke dalam satu halaman dengan memperkecil gambar Ini ditujukan agar diagram tetap bisa terbaca dengan jelas.
Dengan menerapkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun diagram alir tersebut, diharapkan diagram alir yang disusun oleh sebuah perusahaan, organisasi, ataupun unit kerja dapat dipahami dengan mudah dan diaplikasikan dengan tepat.
4.Contoh penggunaan simbol-simbol dalam Diagram Alir
Sebelumnya, telah kita pahami bahwa diagram alir yang baik dibuat secara kelompok atau team. Anggota kelompok atau unit kerja perlu mendiskusikan dan menyepakati batasan-ba tasan proses atau kegiatan yang akan dimasukkan ke dalam diagram alir. Selanjutnya, pecahkan proses tersebut ke dalam langkah-langkah yang dapat dituliskan dalam bentuk kata ker ja yang singkat dan jelas. Masing-masing langkah ditulis ke dalam sebuah kotak, kemudian lakukan pemetaan dengan menghubungkan tiap kotak menggunakan tanda anak panah sesuai urutan langkah-langkah proses. Ingat, diagram alir se lalu diawali dan diakhiri dengan simbol terminator. Hal ini me rupakan batasan mengenai di mana atau kapan suatu proses dimulai, serta di mana atau kapan suatu proses berakhir.
Dalam beberapa kasus, proses akan menjadi semakin rumit jika terdapat keputusan yang harus dibuat atau diambil dalam diagram alir, keputusan ini disimbolkan ke dalam bentuk wajik yang berisi pertanyaan sederhana, jawaban dari pertanyaan tersebut bisa “Ya”, bisa “Tidak”, atau bisa juga berupa pilihan atau alternatif.
Idealnya, sebuah diagram alir disusun dalam satu hala man, karena dengan visual tunggal akan memudahkan kita dalam membuat ataupun membacanya. Namun, terkadang kita menemukan proses yang kompleks dan membutuhkan banyak langkah, sehingga tidak cukup ditampilkan hanya dalam satu halaman, di mana antar kotak tidak dapat lang sung dihubungkan dengan tanda anak panah. Dalam kasus ini, simbol off page connector perlu digunakan sebagai peng hubung diagram alir antarhalaman.
Baca juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 1
Baca juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 2
Baca juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 4
Baca juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 5
Sumber Strategi Pintar Menyusun SOP Endah Nur Fatimah,dkk,2015
