Dalam proses yang kompleks dan besar, akan sangat mungkin terdapat satu langkah proses yang dapat dipecah lagi ke dalam beberapa langkah-langkah kecil. Maka, langkah langkah kecil tersebut perlu diberi simbol subproses yang menandakan bahwa terdapat diagram alir lain yang menjelaskan level proses yang lebih detail dan terperinci.
Setelah sebuah perusahaan, organisasi, atau unit kerja selesai menggambarkan diagram alir, hasilnya disampaikan kepada seluruh anggota untuk selanjutnya ditinjau kembali bersama orang-orang yang terlibat dalam proses. Tujuannya untuk membuat persetujuan dan kesepakatan bersama terkait pemetaan proses yang akan dilaksanakan.
5.Contoh SOP dalam Format Diagram Alir
Sebagaimana telah kita ketahui, dalam diagram alir akan ter lihat uraian kegiatan, urutan waktu kegiatan-kegiatan yang dila kukan, serta penanggung jawab dari masing-masing kegiatan. Diagram alir paling sederhana disusun dengan diagram blok linear, menggunakan simbol kotak dan tanda anak panah, dan disertai keterangan. Diagram blok linear dapat ditampilkan dalam bentuk vertikal ataupun horizontal.
Berikut ini merupakan contoh diagram blok linear prose dur pelaksanaan yudisium di sebuah universitas. Diagram blok linear berikut ditampilkan dalam bentuk vertikal, dari atas ke bawah. Diagram berikut menunjukkan kegiatan-kegiatan uta ma yang dilakukan dalam proses pelaksanaan yudisium ma hasiswa.
Pertama, mengisi formulir pedaftaran yudisium bagi mahasiswa yang sudah melaksanakan ujian pendadaran dan revisi final skripsi. Kedua, berkas yudisium beserta formulir pendaftaran yudisium diserahkan ke Bagian Akademik. Ketiga, setelah selesai diperiksa oleh Bagian Akademik dan berkas di nyatakan diterima, selanjutnya berkas diserahkan ke Jurusan atau Prodi untuk dilakukan pengecekan ulang. Keempat, sete lah dilakukan pengecekan ulang oleh Jurusan atau Prodi dan berkas dinyatakan diterima, mahasiswa dinyatakan resmi lulus Kegiatan keempat ini dilakukan dalam bentuk rapat.
Meskipun diagram blok vertikal sederhana di atas sudah dapat memperlihatkan alur kegiatan dalam proses yudisium ma hasiswa, namun belum terlihat secara jelas siapa penanggung jawab pada masing-masing tahapan. Proses pengambilan ke putusan pada masing-masing tahapan juga belum terjelaskan. Diagram alir yang lebih komunikatif perlu dibuat dengan meng gunakan simbol-simbol standar. Simbol yang digunakan harus tepat dan konsisten dalam menggambarkan langkah yang di lakukan. Untuk mempermudah pemahaman, diagram alir bia sanya diletakkan pada sebuah tabel dengan kolom prosedur (menjelaskan kegiatan) dan penanggung jawab (menjelaskan unit kerja yang bertanggung jawab dalam proses).
Contoh 6 merupakan SOP pengajuan cuti yang du dalam diagram alir dengan menggunakan simbol standar P da contoh di atas langkah-langkah utama disusun dalam ben tuk simbol dan petunjuk kerja. Sementara keterangan terka penanggung jawab dan detail alur kerja disusun dalam bentuk kalimat yang lebih panjang dan informatif. Keterangan terse but diletakkan dalam balok-balok. Tujuannya untuk memper mudah dalam memahami deskripsi kegiatan pada masing masing langkah kerja.
C.FORMAT NARASI
Ada satu lagi format SOP yang umum digunakan di perusahaan, organisasi, ataupun unit kerja, yakni SOP format narasi. Khusus untuk organisasi yang sifatnya formal atau birokratis, SOP format narasi mutlak dibuat. Tujuannya agar lebih mudah dipahami oleh banyak orang. Di samping itu, format ini juga lebih fleksibel dalam menggambarkan rangkaian kegiatan sebuah proses atau siklus ker ja, tidak terikat penggunaan simbol, dan lebih mudah jika akan di modifikasi atau diubah
Akan tetapi, SOP format narasi juga memiliki kekurangan. Di antaranya, apabila narasi ditulis lebih dari satu orang, akan cende rung memiliki gaya bahasa yang berbeda. Hal paling rawan dalam SOP format narasi ialah potensi kemunculan kalimat yang berbelit belit, sehingga akan menjadi multitafsir. Akibatnya, rawan terjadi kesalahan dalam penerimaan informasi.
Narasi di dalam tidak hanya mendeskripsikan langkah langkah dan urutan kegiatan dari diagram alir ke dalam bentuk tulis an, tetapi juga unsur-unsur prosedur yang disebutkan di dalam se buah diagram alir. Dalam SOP format narasi, unsur-unsur tersebut dituliskan secara lebih terperinci, termasuk penjelasan-penjelasan yang tidak dimasukkan ke dalam diagram alir karena keterbatasan ruang. Misalnya, hal-hal yang menjadi referensi dari suatu kegiatan. definisi istilah-istilah yang digunakan dalam SOP, batasan-batasan dalam pelaksanaan SOP, dan sebagainya.
Sebenarnya, tidak ada format baku untuk sebuah SOP, namun perusahaan atau organisasi atau unit kerja harus menetapkan for mat yang konsisten untuk masing-masing SOP. Biasanya, bagian header dari SOP format narasi memuat informasi identitas SOP yakni sebagai berikut.
1 Judul SOP
2,Unit Kerja yang menjadi pemilik SOP
3,Tanggal pengesahan
4,Nomor revisi
Header tersebut tentu tidak berlaku di seluruh perusahaan atau or ganisasi atau unit kerja. Masing-masing perusahaan atau organisasi atau unit kerja biasanya memiliki format header yang berbeda. Se mentara itu, secara umum, kerangka yang digunakan dalam SOP format narasi ialah sebagai berikut:
Pendahuluan
Perusahaan atau organisasi atau unit kerja terkait. Bagian ini mencakup perusahaan atau organisasi atau unit kerja yang menjadi penanggung jawab SOP dan yang terlibat dalam pe laksanaannya.
Tujuan.
Bagian ini bisa berupa tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan SOP atau bisa berupa tujuan yang ingin dicapai dalam penyusunan SOP Tujuan ditulis dalam bentuk kalimat aktif dan dimulai dengan kata kerja.
Ruang Lingkup.
Bagian ini merupakan cakupan dalam SOP, bi sa berupa kapan dimulainya sebuah rangkaian kegiatan hingga berakhirnya rangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. Referensi, Bagian ini bisa berupa kebijakan organisasi, standar-standar, atau peraturan dan tata tertib yang berlaku. Definisi. Bagian ini berupa pengertian istilah-istilah yang digu nakan dalam penulisan SOP Tujuannya ialah agar lebih mudah dipahami.
Baca Juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 1
Baca Juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 2
Baca Juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 3
Baca Juga RAGAM FORMAT SOP – Bag. 5
Sumber Strategi Pintar Menyusun SOP Endah Nur fatimah,dkk,2015
