A.PRAKTIK PENYUSUNAN SOP
Menerapkan SOP untuk memulai sebuah usaha diharapkan dapat meningkatkan efisiensi waktu, tenaga, dan tentu saja banys. Secara tidak langsung, hal tersebut akan membantu meningkatkan days saing dengan perusahaan lainnya. Terlebih dengan perusahaan yang belum atau tidak menerapkan SOP Dalam organisasi ataupun perusahaan, prosedur satu dengan lainnya dapat jadi saling berkat an. Meskipun tidak semua prosedur saling berkaitan, ada beberapa prosedur yang berkaitan antara prosedur satu dengan prosedur lainnya. Oleh karena itu, dalam memulai sebuah usaha tentu harus mengetahui criteria, bagaimana dan apa saja yang boleh atau tidak boleh dilakukan dalam menyusun sebuah prosedut Misalnya dalam penyusunan SOP sebuah industri menengah, ada tahapan yang harus dilakukan sebelum lanjut pada tahapan barang jadi yang di lempar ke pasaran. Seperti tahap prosedur permintaan produksi perencanaan produksi, permintaan bahan baku, proses produksi pemeriksaan mutu atau kualitas, pengemasan, sampai pada tahap penyerahan barang jadi.
Setiap jenis usaha, tentu memiliki SOP yang berbeda-beda. Perbedaan tersebut biasanya menyesuaikan kondisi dan karakteristik usaha yang bersangkutan. Untuk usaha dalam skala kecil tentu tidak dapat disamakan dengan usaha skala besar Biasanya usaha skala kecil lebih simpel atau sederhana daripada usaha dalam skala besar Penggunaan SOP biasanya bertujuan agar si pelaksana SOP tidak melakukan kekeliruan atau salah prosedur dalam praktik pelaksa nannya. Adanya SOP tidak hanya membawa efek psikologis pada klien dan karyawan. Namun, juga membuat administrasi usaha le bih rapi dan tertata.
Dalam penyusunan SOP. tentu diperlukan orang-orang yang paham masalah manajerial, akan tetapi lebih ditekankan paham ter hadap masalah teknis. Alasannya, dapat meningkatkan kerja-kerja di kemudian hari dan dapat meningkatkan kualitas pelayanan pada klien atau pelanggan. Selain itu, mereka yang memiliki wibawa dan sense of quality yang tinggi juga dapat dimasukkan dalam penyu sunan SOP. Hal ini dimaksudkan agar kualitas produksi dan pela yanan dapat ditingkatkan dari sebelumnya.
Berikut langkah-langkah untuk merumuskan dan membuat SOP dalam sebuah usaha:
1 Bentuklah suatu kelompok kerja atau tim kerja yang bertugas mengaplikasikan SOP Tim ini dapat terdiri dari pejabat yang benar-benar mengetahui praktik kerja sehari-hari. Tidak hanya pada fungsi manajerial akan tetapi juga memahami dengan baik dan benar pada tataran operasional.
2 Setelah tim terbentuk, mulailah merumuskan prosedur yang terdiri dari hal-hal yang akan dimasukkan dalam SOP usaha tersebut. Prosedur disusun kemudian ditulis secara ringkas dan sistematis Ingat, jangan menggunakan kalimat atau kata yang tidak dimengerti oleh kebanyakan orang. Prosedur harus ditulis sesederhana mungkin dan menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Langkah selanjutnya adalah mempresentasikan draf SOP pade forum yang lebih besar Draf SOP yang sudah disusun oleh ma sing-masing bagian kemudian didiskusikan oleh manajer bagian atau perwakilan bagian SOP yang nantinya berlaku diharapkan sistematis, mudah dimengerti oleh seluruh karyawan dan sesuai dengan karakter usaha yang bersangkutan, mudah dalam pengendalian, mudah dalam proses audit, tidak rumit sehingga mudah dilakukan revisi atau pembaruan bila diperlukan, lengkap dalam artian menyangkut semua bagian atau departemen dan sistem yang ada dalam sebuah perusahaan.
3.Adanya SOP bagi sebuah usaha baik dalam skala kecil, me nengah, maupun besar diharapkan mampu menunjang kerapian pelayanan dan administratif. Sebuah restoran misalnya, terdapat SOP yang mengatur bagaimana cara penyajian makanan yang dila kukan oleh pramusaji dan bagaimana cara melayani pelanggan ke tika mereka datang, sampai mereka pulang. Restoran yang mene rapkan SOP akan lebih berkualitas dan disukai oleh pelanggan daripada restoran yang pelayanannya kurang baik karena tidak menerapkan SOP. Berikut empat syarat yang harus dipenuhi dalam penyusunan SOP
I Visi dan misi usaha. Adanya visi misi akan memudahkan dalam menyusun sebuah SOP Sebab visi dan misi adalah tujuan atau cita-cita sebuah usaha. SOP akan membantu mewujudkan cita-cita tersebut.
2 Corporate value atau nilai-nilai yang ada dalam perusahaan. Nilai di sini adalah tujuan dari usaha tersebut. Apakah usaha tersebut hanya mengejar profit semata ataukah ada nilai-nilai sosial di dalamnya. Hal tersebut akan berpengaruh terhadap pembuatan SOP, sehingga karyawan tidak setengah hati dalam melaksanaan SOP tersebut. Penataan dan pemahaman alur kerja. Dalam menyusun SOP
3.juga diperlukan adanya penataan dan pemahaman alur kerja. Struktur dan deskripsi kerja tersebut berfungsi agar pekerjaan di semua lini berjalan secara optimal.
4 Penyederhanaan usaha. Semakin sederhana sebuah usaha, ma ka akan semakin mudah pembuatan SOP Sederhana dapat di artikan spesifik dan tidak tercampur dengan usaha lain. Misal usaha mini market, kafe, dan laundry. Dari ketiga usaha ter sebut tentu memiliki SOP masing-masing dan tidak mungkin untuk disamakan atau disatukan. Selain instansi yang berbeda penerapannya pun berbeda. Oleh karena itu, SOP yang akan di buat harus disesuaikan dengan usaha yang akan dijalani.
Sebelum mengimplementasikannya ke dalam praktik kerja, akan lebih baik SOP yang telah disusun dilakukan uji coba terlebih dahulu. Dari hasil uji coba ini, dapat digunakan sebagai sarana untuk menyempurnakan draf yang sedang disusun. Berikut langkah langkah dalam tahapan uji coba.
✓Merancang metodologi uji coba.
✓ Mempersiapkan materi uji coba.
✔Menetapkan tim pelaksana uji coba.
✔ Mempersiapkan sarana.
✓ Melaksanakan uji coba
✔Membuat laporan hasil uji coba.
Baca Juga APLIKASI FORMAT SOP DALAM USAHA – Bag. 2
Baca Juga APLIKASI FORMAT SOP DALAM USAHA – Bag. 3
Baca Juga APLIKASI FORMAT SOP DALAM USAHA – Bag. 4
Baca Juga APLIKASI FORMAT SOP DALAM USAHA – Bag. 5
Baca Juga APLIKASI FORMAT SOP DALAM USAHA – Bag. 6
Sumber
Strategi Pintar Menyusun SOP
Endah Nur Fatimah,dkk, 2015
