Dari hasil evaluasi uji coba tersebut, Anda dapat melakukan penyempurnaan draf SOP yang sedang disusun. Hasil akhir dari tahapan ini adalah draf final SOP Draf final SOP tersebut telah melewati beberapa tahap, seperti perencanaan, diskusi, pembuatan,dan uji coba. Setelah itu, harus ada koordinasi dan penyesuaian SOP jika tidak dikhawatirkan nantinya akan menemui hambatan dalam pelaksanaan prosedur yang telah ditetapkan.
SOP yang sudah melewati tahap uji coba dan penyempumaan selanjutnya dilakukan pengesahan. Proses ini merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan tertinggi. SOP yang diajukan ke pimpinan untuk disahkan sebaiknya memuat ringkasan ekseku untuk membantu pimpinan memahami hasil akhirnya. Meskipun demikian, jika SOP telah disahkan bukan berarti SOP tersebut sudah harga mati. Tetap ada proses evaluasi dan motoring dalam implementasinya.
Setelah SOP siap diterapkan dalam usaha, langkah selanjutnya adalah mensosialisasikan SOP tersebut. Perlunya sosialisasi adalah untuk menginformasikan sekaligus memberikan pemahaman kepa da pihak-pihak terkait untuk mengikuti dan melaksanakan SOP se suai dengan aturan. Anda dapat membuat dialog terbuka, tanya ja wab dengan karyawan terkait SOP yang baru diberlakukan.
Perlu diketahui, tahapan sosialisasi adalah bagian penting dalam pelaksanaan SOP. Mengapa demikian? Berjalan atau tidaknya SOP dengan baik bergantung pada sosialisasi, yakni apakah si karyawan paham dengan benar apa yang disampaikan dan memahami teknis pelaksanaannya. Sosialisasi sebaiknya dilakukan secara menyeluruh, pastikan semua karyawan hadir dalam proses sosialisasi.
Selain itu dalam menyampaikan SOP harus benar-benar detail dan gamblang. Itulah alasan kenapa SOP harus dibuat seseder hana mungkin agar mudah dipahami. Misal dalam proses produksi sebuah usaha produksi yang menggunakan mesin, ketika mesin mengalami kendala karyawan seringkali membiarkan mesin terus berjalan. Padahal jika produksi terus berjalan, barang yang dihasilkan akan cacat. Tentu saja barang yang cacat tersebut akan merugikan perusahaan karena tidak lolos quality control dan bisa merugikan perusahaan. Hal semacam ini tidak akan terjadi apabila dilakukan sosialisasi secara jelas dan detail.
Sebagus apapun SOP yang Anda susun, jika sosialisasinya ti dak sempurna dan menyeluruh maka akan percuma. Waktu dan te naga Anda akan terbuang sia-sia lantaran sosialisasi yang dilakukan tidak maksimal. Demikian pula jika ada perubahan SOP seharusnya itu juga disosialisasikan kepada karyawan. Sehingga kesalahan kesalahan prosedur dapat diminimalisir bahkan bisa dihilangkan sama sekali.
Selain itu sosialisasi tidak hanya dilakukan di internal saja, akan tetapi dapat juga disampaikan di luar lingkup internal usaha. Tentu saja mereka yang memiliki hubungan kerja dengan usaha yang ber sangkutan. Misal klien, rekan, pelanggan, supplier, dan lain-lain. Namun, SOP yang disosialisasikan tersebut adalah SOP yang ter kait dengan pihak luar. Misal SOP penerimaan barang, ini terkait dengan supplier atau pemasok barang. Lalu dengan distributor atau pelanggan, bagaimana proses pembayaran, pengambilan ba rang, dan lain-lain tentu saja pihak luar harus tahu tata cara dan prosedurnya. Khusus untuk pihak luar, tentu saja Anda tidak perlu mengumpulkan mereka dan memberikan penjelasan. Anda bisa membuat bagan sederhana lalu ditempel di ruang tamu atau tempat yang mudah diakses oleh supplier atau pelanggan.
Bagan di atas merupakan contoh mudah proses penerimaan barang yang ada di swalayan. Proses tersebut tentu saja harus dimengerti dan dipahami bukan hanya oleh karyawan tetapi juga oleh supplier. Bagan-bagan seperti ini tentu akan membantu sosial isasi SOP yang telah Anda buat. Sebisa mungkin bagan yang dibuat singkat, sederhana, dan mudah dimengerti agar tidak terjadi kesalahan atau menimbulkan kerugian di kedua belah pihak.
Lalu, apakah akibatnya apabila SOP tidak disosialisasikan? Tentu hal akan menganggu alur kerja usaha tersebut. Akan ada pemahaman yang berbeda dari unit kerja atau individu yang terkait. Tentu akan berimbas pada menurunnya kinerja atau pelayanan usaha yang bersangkutan. Contoh mudah, apabila sosialisasi prosedur sedur pendaftaran BPJS tersebut tidak dipasang di kantor BPJS tentu akan berdampak pada pengguna yang kebingungan apa saja persyaratannya dan bagaimana prosesnya. Petugas akan kerepotan melayani satu persatu pertanyaan pengguna, jika ini terjadi tentu akan ada pemborosan waktu dan tenaga.
Demikian pula pada contoh sebelumnya, yaitu proses peneri maan barang pada sebuah swalayan. Apabila tidak disosialisasikan, maka yang terjadi adalah petugas atau karyawan akan kerepotan dalam melayani pertanyaan supplier. Apalagi jika pengirim barang seringkali berganti. Selain itu, pihak luar juga akan kerepotan bila tidak ada sosialisasi terlebih dahulu. Misal untuk mengirim barang. maka harus diketahui apa saja prosedur yang harus dilalui. Ini ada lah contoh bahwa adanya SOP akan membuat kerja menjadi efektif dan efisien.
B.APLIKASI FORMAT SOP PADA USAHA
Setelah selesai menyusun SOP, melakukan review, hingga pada ta hap pengesahan dan kemudian sosialiasi. Sekarang saatnya Anda mengaplikasikan SOP ini. Aplikasi SOP menurut Ekotama (2013). meliputi enam tahap, yaitu
1 Training Dasar
2 Training Lanjut
3 Briefing Berkala
4 Evaluasi Berkala
5 Sanksi Bagi Pelanggar SOP
6 Reward Bagi Pelanggar SOP
Keenam poin harus ada dalam proses penerapan SOP karena setiap poin saling terkait dan mendukung. Jika keenamnya dilakukan atau dilaksanakan dengan baik, maka SOP akan berjalan dengan maksimal.
Baca Juga APLIKASI FORMAT SOP DALAM USAHA – Bag. 1
Baca Juga APLIKASI FORMAT SOP DALAM USAHA – Bag. 3
Baca Juga APLIKASI FORMAT SOP DALAM USAHA – Bag. 4
Baca Juga APLIKASI FORMAT SOP DALAM USAHA – Bag. 5
Baca Juga APLIKASI FORMAT SOP DALAM USAHA – Bag. 6
Sumber Strategi pintar Menyusun SOP Endah Nur Fatimah,dkk,2015
