1.SOP Final
SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contohnya, SOP penyelenggaraan ujian masuk bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP persiapan penyelenggaraan ujian masuk.
2.SOP Parsial
SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Misalnya, SOP penyiapan bahan penyusunan pedoman yang merupakan bagian dari SOP penyusunan pedoman.
Menurut cakupan dan jenis kegiatan, SOP dibagi menjadi dua, SOP generik dan SOP spesifik.
1.SOP Generik
SOP generik (umum) adalah SOP yang sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan.
2.SOP Spesifik
SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki perbedaan dari kegiatan yang diberi prosedur standar, seperti tahapan pelaksana, dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut.
B.Format Standard Operating Procedures (SOP)
SOP dirancang sebagai standardisasi cara yang dilakukan untuk menyelesaikan sejumlah tugas. Adanya standardisasi, dapat mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian dalam pengerjaan tugas atau kegiatan. Dengan demikian, pola kerja individu dan organisasi akan lebih efektif dan efisien.
Kebutuhan dan kompleksitas satu perusahaan/organisasi dapat berbeda dengan organisasi lain. Untuk menjawab kebutuhan dan kompleksitas tersebut, tentu SOP yang diterapkan tidak dapat seratus persen sama antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, meskipun bergerak di bidang yang sama.
Prosedur menjabarkan metode yang digunakan dalam melaksanakan kebijakan dan aktivitas perusahaan. Prosedur merupakan instruksi tertulis sebagai panduan menyelesaikan tugas yang bersifat rutin secara efektif dan efisien. Hall tersebut untuk menghindari penyimpangan kerja yang dapat berpengaruh pada kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Prosedur tersebut haruslah ringkas, sistematis, tepat sasaran, dan mudah dipahami. Beragam format SOP harus memenuhi tiga komponen utama. Pertama, urutan proses kerja, yang menunjukkan apa yang harus dilakukan. Kedua, parameter dan prasyarat. Menunjukkan bagaimana cara melakukannya Ketiga, durasi waktu.
Berdasarkan cara penulisannya, format prosedur Standard Operating Procedure dibagi sebagai berikut:
1.Format narasi
Detail mengenai lingkup prosedur, urutan kerja yang dilakukan aktivitas dijelaskan melalui kalimat. Format narasi umumnya digunakan untuk dokumen prosedur formal.
Urutan kerja format narasi ini dapat diterangkan dalam bentuk langkah sederhana dan langkah hierarkis.
Dalam menyusun prosedur berformat narasi, ada beberapa hal yang harus diperhatikan:
Agar langkah dalam prosedur lebih mudah dipahami gunakan kalimat langsung yang singkat dengan kosakata atau istilah yang sederhana dan umum.
Gunakan kalimat perintah aktif menggunakan kata kerja bentuk sekarang. Struktur kalimat baku S-P O-K sehingga terlihat jelas subjek yang mengerjakan aktivitas/proses tersebut.
Hindari kalimat yang berbelit-belit, berlebihan, atau kalimat yang menimbulkan makna ganda.
Hindari menggunakan kata sifat, idiom, atau peribahasa.
Kalimat yang digunakan dalam bentuk afirmatif. Hindari penggunaan kata “jangan”, “tidak”, “hindari”. Apabila ditulis dalam bentuk negasi, akan cenderung diabaikan. Sebaiknya menulis “antre secara teratur” daripada “jangan berdesak desakan”.
C.Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)
1.Langkah Sederhana (Simple Steps)
SOP berformat langkah sederhana ini biasanya digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan. Format SOP ini dapat digunakan dalam situasi hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun tersebut. Format ini biasanya digunakan untuk prosedur rutin dan sederhana. Contoh SOP yang menerapkan langkah sederhana:
2.Tahapan Berurutan (Hierarchical Steps)
Format tahapan berurutan ini format pengem bangan dari format langkah sederhana. Prosedur yang dijelaskan umumnya lebih dari 10 langkah, dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan. Dalam format tahapan berurutan, langkah-langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan ke dalam sub sub langkah secara terperinci. Contoh SOP yang menerapkan langkah sederhana:
D.Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) dengan Format Visual
Format ini digunakan untuk menggambarkan prosedur dengan menggunakan grafik, diagram alir, ilustrasi, peta proses. Dengan bantuan secara visual berupa grafik, ilustrasi, diagram alir, prosedur lebih mudah dibaca dan dimengerti.
1.Grafis (Graphic)
Format grafis atau gambar bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksana eksternal organisasi (pemohon). Dalam format ini, proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek, yang hanya berisi beberapa langkah. Format Ini juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu foto atau diagram.
Salah satu varian dari SOP format ini adalah SOP format annotated picture (gambar yang diberi keterangan) yang biasanya ditujukan untuk pemohon atau pengguna jasa sebuah pelayanan. Contoh SOP dengan format grafis adalah tata cara pengajuan kredit melalui SMS di bank BNI:
2.Diagram Alir (Flowcharts)
Diagram alir flowcharts) merupakan format yang biasa digunakan jika di dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban), seperti jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dan sebagainya, yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Penggunaan diagram alir dalam menyusun SOP memiliki beberapa manfaat, di antaranya Rangkaian aktivitas diterangkan secara lebih jelas dengan menggunakan simbol-simbol Penggunaan simbol-simbol tersebut membuat lebih ringkas sehingga mudah dibaca dan dipahami.
Baca Juga Format Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) – bag.1
Baca Juga Format Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) – bag.3
Sumber Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP Arnina P,dkk,2016
