Syarat-Syarat Perencanaan SDM
Agar supaya dalam pelaksanaan kegiatan dapat berjalan lancar dan sesuai dengan apa yang diharapkan kuncinya ada dalam perencanaan yang telah dibuat, oleh karena itu Perlu diperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:
- Harus mengetahui secara jelas masalah kegiatan apa yang akan
- Mampu mengumpulkan data-data/informasi-informasi tentang kebutuhan SDM secara lengkap dan menganalisanya
- Harus mempunyai pengetahuan luas tentang Job Analysis,organisasi dan situasi persediaan SDM
- Harus mampu membaca situasi, kondisi, persaingan SDM sekarang dan masa yang akan datang
- Harus mampu memperkirakan peningkatan, perkembangan SDM dan teknologi dimasa depan
- Harus mengetahui secara luas peraturan dan kebijakan pemerintah tentang ketenagakerjaan
Metode dan Komponen Perencanaan SDM
Dalam memgbuat perencanan ada dua (2) metode dapat dilihat dalam gambar dan penjelasannya
Metode Non Ilmiah mempunyai resiko tinggi; karena hanya mengandalkan perkiraan saja sehingga kualitas dan kuantitas SDM tidak sesuai dengan kebutuhan, hal ini berakibat terjadi kesalahpahaman manajemen dan pemborosan yang dapat merugikan perusahaan.
Sedangkan Metode Ilmiah mempunyai resiko kecil: Karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu, tetapi data informasinya harus akurat serta analisanya juga harus benar Dalam Perencanaan SDM terdapat dua (2) komponen yaitu :
1.Peramalan Kebutuhan (Requirement Forecast)
2.Peramalan Ketersediaan (Availability Forecast)
Peramalan Kebutuhan (Requirement Forecast) SDM
Merupakan aktivitas penentuan jumlah, ketrampilan dan alokasi karyawan yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan. Peramalan kebutuhan mencerminkan berbagai faktor seperti perencanaan produksi dan perubahan produktivitas juga akan menentukan besarnya jumlah permintaan akan SDM (The Demand For Human resources)
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan SDM adalah
1 Faktor internal
Yang bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi perusahaan dan merupakan kondisi persiapan dan kesiapan SDM suatu organisasi atau perusahaan untuk operasional bisnis dan untuk mengantisipasi perkembangan bisnis dimasa depan. Dengan faktor-faktor yang terdiri dari:
a.Fakt Rencana Strategi dan rencana operasional
b.faktor prediksi produk dan penjualan
c.Faktor pembiayaan (cost) SDM
d.Faktor pembukaan bisnis baru (pengembangan bisnis)
e.Faktor Desain Organisasi dan Desain Pekerjaan
f.Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer
2 Faktor Eksternal
Faktor eksternal merupakan kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategik dan rencana operasional, sehingga baik langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor eksternal terdiri dari :
a.Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional (Global)
b.Faktor Sosial, Politik dan Hukum
c.Faktor Teknologi
d.Faktor Pasar Tenaga Kerja dan Pesaing Ekonomi nasional maupun internasional, Sosial-politik-hukum, teknologi, pesaing
3.Faktor Angkatan Kerja
Faktor ini merupakan kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM) sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah organisasi/perusahaan. Beberapa dari faktor ini adalah:
a.Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang pensiun, yang harus dimasukan dalam prediksi kebutuhan SDM sebagai pekerjaan/ jabatan kosong yang harus dicari penggantinya.
b.Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti keluar dan PHK sesuai dengan Kesepakatan Kerja Bersama (KKB) atau kontrak kerja. Faktor Angkatan Kerja meliputi; pensiun, pengunduran diri, pemberhentian, kematian, kemangkiran
Metode Peramalan Dalam Penyusunan Perencanaan SDM Beberapa metode atau teknik forecasting yang dapat digunakan dalam melakukan peramalan berkaitan dengan penyusunan perencanaan SDM, seperti:
1.Teknik Delphi dengan memprediksi kebutuhan SDM berdasarkan konsesus antara para manajer yang memiliki keahlian dan informasi mengenai faktor-faktor internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi kebutuhan SDM internal
2.Ekstrapolasi
Teknik ekstrapolasi ini mendasarkan diri pada tingkat perubahan atau kecenderungan dimasa lalu untuk membuat proyeksi dimasa yang akan datang. Penggunaan teknik ekstrapolasi berangkat dari pemikiran bahwa kehidupan organisasi merupakan sesuatu yang berulang (kontinum). Teknik ini akan mempunyai keabsahan (Validitasi) yang tinggi bila menggunakan asumsi Cateris Paribus. Artinya faktor-faktor lain diasumsikan tidak berubah Pada kenyataannya kondisi atau lingkungan selalu berubah. Dengan demikian teknik ini hanya dapat digunakan untuk perencanaan SDM jangka
pendek. Sedangkan perencanaan SDM jangka panjang, teknik ini tidak berlaku.
3.Indeksasi
Indeksasi adalah teknik estimasi kebutuhan SDM di masa yang akan datang dengan menandai tingkat perkembangan karyawan dengan indeks. Teknik indeksasi berangkat dari asumsi bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan tenaga kerja baik yang bersifat eksternal maupun internal berada pada kondisi konstan. Sebagaimana halnya dengan teknik ekstrapolasi, teknik ini juga hanya berguna untuk perencanaan jangka panjang.
4.Analisis statistik
Berbeda dengan teknik ekstrapolasi dan taknik indeksasi, teknik ini digunakan untuk perencanaan SDM jangka panjang. Teknik ini lebih rumit dari indeksasi maupun ekstrapolasi, namun hasilnya lebih akurat untuk jangka panjang karena teknik ini mempertimbangkan perubahan bergesarnya tuntutan terhadap kebutuhan SDM. Analisis statistik yang dikenal umum adalah regresi dan korelasi.
Peramalan kebutuhan akan menentukan permintaan akan SDM (the demand for human resources). Metode yang digunakan dalam peramalan kebutuhan SDM adalah:
1.Zero Base Forcasting, yaitu menggunakan tingkat kekaryawanan organisasi saat ini sebagai titik awal untuk menentukan kebutuhan penyediaan staf (Staffing) dimasa depan
2.Bottom Up Approach: yaitu dimana setiap level yang berurutan dalam organisasi, mulas yang rendah, meramalkan kebutuhannya.sehingga akhirnya akan menghasilkan ramalan mengenai karyawan yang dibutuhkan
Baca Juga Perencanaan SDM – Bag.1
Baca Juga Perencanaan SDM – Bag.2
Baca Juga Perencanaan SDM – Bag.3
Baca Juga Perencanaan SDM – Bag.5
Sumber Manajemen Sumber Daya Manusia Sri Larasati M,M,2018
