Setelah visi yang baru dapat diterima oleh seluruh pimpinan dan karyawan, barulah saya menyusunkan SOP-nya. Tentu saja berdasarkan visi “menjadi yang sehat tersebut. Hasilnya? dua tahun saja, perusahaan itu sudah mampu mencetak laba. Tahun-tahun berikutnya, rutin mencetak laba dalam hitungan miliar, yang makin lama makin meningkat. Pemilik perusahaan tersenyum puas, bahkan berani menambah investasi di perusahaan tersebut. Pimpinan dan karyawan perusahaan itu rutin mendapat insentif dan bonus. Sedangkan saya, tenggelam dalam kesibukan menuliskan fakta ini untuk Anda.
Visi itu sangat sakti. Visi yang tidak jelas membuat masa depan perusahaan suram. Visi yang terlalu muluk-muluk, membuat perusahaan tidak akan dapat mencapainya dan kehabisan tenaga di tengah jalan. Visi yang terlalu umum (klise) membuat perusahaan stagnan dan tidak memiliki daya saing yang kuat. Visi yang baik adalah visi yang menunjukkan kekuatan perusahaan itu. Kekuatan ini biasanya terdapat dalam satu bidang saja, tidak bisa semua bidang di dalam perusahaan tersebut memiliki kekuatan yang sama. Kekuatan inilah yang kita tonjolkan sebagai visi perusahaan. Contoh:
1.Ada satu perusahaan yang memiliki visi “menjadi market leader di Indonesia”. Berarti perusahaan ini memiliki kekuatan dalam bidang pemasaran dan penjualan Layak jika perusahaan ini ingin menjadi market leader (pemimpin pasar. penguasa pasar mayoritas di satu wilayah tertentu). SOP yang disusun harus memprioritaskan SOP dalam bidang pemasaran dan penjualan untuk mendukung tercapainya visi ini.
2.Ada satu perusahaan yang memiliki visi “inovasi tiada henti”. Berarti perusahaan ini memiliki kekuatan dalam bidang riset dan pengembangan untuk melahirkan produk baru. Layak jika perusahaan ini senantiasa ingin melahirkan produk-produk baru dengan teknologi terbaru untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. SOP yang disusun diprioritaskan pada bidang riset dan pengembangan, serta bagian produksi dan standar kualitas.
3.Ada satu perusahaan yang memiliki visi “memberikan pelayanan terbaik untuk pelanggan”. Berarti perusahaan ini memiliki kekuatan dalam bidang sumber daya manusianya yang mampu melahirkan pelayanan berkualitas bagi pelanggan. Layak jika perusahaan ini ingin menjadi penyedia jasa layanan terbaik bagi pelanggannya. SOP yang disusun diprioritaskan pada bidang pengembangan sumber daya manusia dan standar kualitas pelayanan pelanggan.
4.Ada satu perusahaan yang memiliki visi “menjadi perusahaan yang sehat”. Berarti perusahaan ini memiliki kekuatan dalam bidang manajemen keuangan, sehingga mampu menghasilkan keuntungan yang cukup dan keuangan yang sehat. Perusahaan dikatakan sehat jika mampu menghasilkan keuntungan yang lebih besar daripada bunga bank. Keuntungan itu didapatkan dari alur kerja yang kompleks, melibatkan semua aspek da lam pengelolaan perusahaan. SOP yang disusun diprioritas kan untuk meningkatkan penjualan, mengontrol pengeluaran. meningkatkan keterampilan kerja karyawan dan pengembang an perusahaan.
Sekarang Anda bisa bayangkan, apa jadinya jika menyusun SOP tanpa visi? Apakah SOP-nya dapat diterapkan dan memberikan hasil sesuai keinginan kita? Jauh panggang dari api.
Jika perusahaan Anda belum memiliki visi, mau tidak mau Anda harus menyusun visi terlebih dahulu sebelum menyusun SOP Menyusun visi tidak bisa dilakukan terburu-buru. Setelah itu masih ada tahap sosialisasi kepada seluruh pimpinan dan karyawan. Visi itu harus dapat diterima, diserap, den dijiwai seluruh karyawan. Baru setelah itu Anda bisa menyusun SOP-nya. SOP yang disusun berdasarkan visi perusahaan, ketika diterapkan pasti mendukung tercapainya visi itu.
Misi adalah uraian tentang apa yang harus dilakukan untuk mencapai visi itu. Misi biasanya berbentuk pointer pointer, kalimatnya juga pendek-pendek, berisi cara atau tahapan untuk mencapai visi itu. Misi sebagai dasar menyusun SOP karena misi ini mengarahkan karyawan untuk memprioritaskan pekerjaan yang dianggap dapat menjadi sarana untuk mencapai visi.
Cara membacanya:
Untuk mencapai visi “menjadi market leader di Indonesia”, perusahaan harus meningkatkan promosi dan penjualan (untuk memperkenalkan produk kepada konsumen dan menciptakan transaksi), meningkatkan kapasitas produksi (supaya stok mencukupi jika terjadi peningkatan permintaan dari konsumen), meningkatkan kualitas produk (supaya konsumen puas dan menciptakan repeat order), memperluas jangkauan distribusi (supaya konsumen lebih mudah mendapatkan produk perusahaan di sekitar tempat tinggalnya), serta efisiensi biaya (supaya pengeluaran tetap terjaga, sehingga keuangan perusahaan sehat dan keuntungan perusahaan terjamin).
Jadi, untuk mewujudkan visi “menjadi market leader di Indonesia”, perusahaan ini harus menyusun SOP dengan prioritas utama di bagian pemasaran dan penjualan, kemudian diikuti dengan prioritas di bagian produksi, distribusi, dan keuangan.
Nah, Anda sudah makin paham kan? Menyusun SOP itu tidak bisa sembarangan. Harus ada prioritas berdasarkan visi dan misi perusahaannya, sehingga SOP itu betul-betul berfungsi sebagai sarana pengembangan perusahaan.
Bagaimana jika SOP disusun berdasarkan visi dan misi perusahaan yang lama, kemudian ditengah proses penyusunan SOP tersebut, visi dan misinya berubah? Maka SOP pun harus diubah sesuai dengan visi dan misi perusahaan yang baru. Jika tidak, visi dan misi perusahaan yang baru tidak akan tercapai, karena perusahaan masih dioperasionalkan menggunakan SOP lama yang sudah kedaluwarsa.
Yang perlu dicatat adalah, visi dan misi perusahaan itu berbeda-beda, sekalipun pemiliknya sama. Tidak ada satu perusahaan pun yang memiliki visi dan misi sama dengan perusahaan lainnya, kecuali perusahaan itu dibangun oleh follower yang tidak kreatif sama sekali. Dengan demikian jika Anda mengamalan SOP bijakan atau hasil copy paste dari perusahaan lain, boro-boro visi dan misi perusahaan Anda tercapai. Perusahaan Anda malah akan bergerak ke arah yang lain karena dioperasionalkan ke visi dan misi yang lain.
Baca juga SOP Disusun Tanpa Visi & Misi Perusahaan – Bag. 1
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
