SOP Disusun Tanpa Standar Peralatan dan Perlengkapan Kerja – Bag. 2

Ada beberapa kemungkinan yang dapat terjadi seperti berikut ini:

1. SOP Dapat Diterapkan, Tetapi Kualitas Hasil Kerjanya Tidak Dapat Dipertanggungjawabkan Prosedur/alur kerja dan cara kerjanya dapat diterapkan, tetapi Anda tidak mendapatkan jaminan kualitas hasil kerja tersebut. Contoh paling mudah dipahami adalah kewajiban ronda dua jam sekali bagi satpam yang kantornya tidak menggunakan CCTV. Jika terjadi risiko pencurian atau kejahatan lainnya. satpam diperiksa sebagai saksi, tetapi ia tidak dapat memberikan keterangan apapun jika ia tidak melihat atau mendengar sendiri pencurian tersebut (misalnya tertidur di posnya atau sedang berada di toilet). Satpam itu sudah melaksanakan ronda dua jam sekali, sudah melaksanakan SOP, ia tidak dapat disalahkan. Masalahnya, ia tidak dapat menjamin tidak terjadi pencurian. Bahkan celakanya, ia tidak dapat membantu pihak yang berwajib untuk membongkar kasus tersebut karena tidak bisa menjadi saksi yang mengenali ciri-ciri pencuri. Bandingkan dengan setelah dipasang CCTV. CCTV adalah mata satpam yang tersebar di seluruh sudut area yang diawasinya. Dengan menggunakan rekaman CCTV, satpam bisa membantu pihak yang berwajib untuk membongkar kasus kejahatan tersebut. Anda bisa menyaksikan betapa saktinya CCTV ini sebagai alat bantu membongkar kejahatan.
2. Terjadinya Risiko-Risiko yang Merugikan Perusahaan

Kita ambil contoh CCTV lagi. Fungsi CCTV bermacam macam. Selain membantu kinerja satpam, CCTV juga Deringat untuk mencegah terjaumya risiko yang meragnea perusahaan. Contoh secara internal: begitu ada CCTV di setiap sudut ruangan kerja, karyawan tidak bisa lagi bekerja seenaknya, karena ia merasa diawasi bosnya. Mau tidak mau karyawan bekerja lebih baik supaya tidak kena teguran, peringatan, atau bahkan pemberhentian. Contoh lain dari sisi eksternal: para pencuri atau perampok yang akan melakukan kejahatan pasti berpikir ulang untuk melakukan kejahatan di perusahaan yang dipantau CCTV. Sebab perbuatannya itu pasti mudah terbongkar.

Anda bisa bayangkan, apa jadinya jika tidak ada alat bantu berupa CCTV? Secara internal, karyawan bisa bekerja seenaknya, dan secara eksternal, peluang terjadinya kejahatan lebih besar. Itulah risiko-risiko merugikan yang harus diantisipasi terjadinya. Diawal sudah saya jelaskan berkali-kali, menyusun SOP itu tidak hanya semata menulis dan menggambar, tetapi juga mengantisipasi risiko yang merugikan. Ini salah satu contohnya. Seorang penyusun SOP yang tidak memiliki pengalaman praktis mengelola bisnis, belum tentu dapat mengantisipasi risiko seperti ini karena ia belum pernah mengalaminya dan merasakan betapa pahit kerugian itu.

3. Pekerjaan yang Dilakukan Menjadi Tidak Efektif dan Efisien

Kita ambil contoh lagi pekerjaan satpam melakukan ronda dua jam sekali itu. Satpam sudah melakukan pekerjaan itu sesuai SOP-nya. Tetapi serajin apapun dia melakukan ronda, jika tetap terjadi pencurian, pelakunya tidak tertangkap, bahkan terjadi pencurian berulang, apakah pekerjaan yang dilakukan satpam sesuai SOP itu efektif dan efisien? Saya menyebutnya buang-buang tenaga untuk ronda dan cenderung merugikan perusahaan.

Tanpa alat bantu kerja yang memadai, pekerjaan yang dilakukan karyawan menjadi tidak efektif dan efisien. Di bagian lain, pekerjaan yang hasilnya tidak memuaskan sering kali harus diulang, membutuhkan waktu, tenaga, dan biaya dua kali lipat dibandingkan dengan pekerjaan yang dilakukan sekali jadi. Efektivitas dan efisiensi jelas tidak tercapai disini. Padahal SOP itu harus efektif dan efisien. Efektif dan efisien artinya melakukan pekerjaan sekali jadi dan hasilnya berkualitas tinggi. Ini hanya dimungkinkan jika kita melakukan pekerjaan tersebut dengan bantuan peralatan dan perlengkapan kerja yang tepat.

Ada beberapa kemungkinan:

1. Peralatan dan Perlengkapan Kerja di SOP Tersebut Terlalu Canggih dan Tidak Dimiliki Perusahaan AndaIni bisa dimaklumi, karena SOP bajakan atau copy paste itu pasti berasal dari perusahaan yang lebih besar, lebih maju dan lebih menguntungkan daripada perusahaan Anda. Tidak mungkin Anda membeli SOP bajakan dari perusahaan yang lebih kecil daripada perusahaan Anda.

Masalahnya, perusahaan yang lebih besar, lebih maju dan lebih menguntungkan daripada perusahaan Anda itu pasti menggunakan peralatan dan perlengkapan kerja standar yang lebih canggih dibandingkan dengan peralatan dan perlengkapan kerja di perusahaan Anda. Untuk pengadaan peralatan dan perlengkapan kerja tersebut dibutuhkan biaya yang banyak dan perusahaan Anda tidak sanggup membelinya.

Jika Anda tetap nekat menerapkan SOP bajakan atau copy paste tersebut tanpa dukungan peralatan dan perlengkapan kerja standarnya, maka Anda tidak akan mendapatkan hasil sesuai yang diharapkan. Anda bisa senewen sendiri, kemarahan ditumpahkan kepada karyawan yang dianggap tidak becus kerja. Padahal mereka sudah bekerja dengan baik, tetapi karena tanpa dukungan peralatan dan perlengkapan kerja yang memadai, hasilnya tidak sesuai dengan yang Anda harapkan Efeknya, karyawan bisa frustasi dan memilih meninggalkan perusahaan Anda yang dianggapnya tidak realistis.

Baca juga SOP Disusun Tanpa Standar Peralatan dan Perlengkapan Kerja – Bag. 3

Baca juga SOP Disusun Tanpa Standar Peralatan dan Perlengkapan Kerja – Bag. 1

Sumber
MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P
Suryono Ekotama,2018