Laporan penjualan sangat penting dalam pengambilan keputusan berupa metode pemasaran, harga dan penjualan. Secara tidak langsung, laporan penjualan juga dapat berperan sebagai stimulus untuk meningkatkan produktivitas usaha, meningkatkan volume kualitas dan meningkatkan kuantitas produk. Selanjutnya, laporan penjualan berguna saat melakukan akuntan dengan konsep sederhana membandingkan pendapatan dan pengeluaran. Laporan penjualan berfungsi sebagai sarana untuk mengkomunikasikan informasi tentang perubahan yang terjadi dalam operasi penjualan. Jika bisnis dapat membuat laporan penjualan dengan fitur laporan keuangan yang detail, akurat dan mudah dibaca, maka data yang disajikan juga akan lebih transparan. Berikut cara membuat laporan penjualan yang perlu Anda ketahui.
Cara Membuat Laporan Penjualan
- Tentukan Jenis Laporan yang Anda Inginkan
Langkah pertama cara membuat laporan penjualan adalah menentukan jenis laporan yang Anda inginkan. Pilih tampilan laporan yang tepat dan cocokkan data untuk presentasi. Memang, laporan penjualan tidak hanya tentang angka dan penjelasan, tetapi juga menarik dan mudah dibaca. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan templat laporan penjualan atau menggunakan aplikasi pelaporan penjualan seperti CRM untuk membuat berbagai jenis laporan sekaligus dengan mudah.
- Ketahui Siapa Audiens Laporan Penjualan Anda
Apakah Anda perlu menyajikan laporan penjualan yang rumit? Jika demikian, Anda mungkin ingin menyertakan KPI tertentu dalam laporan penjualan Anda. Namun, jika Anda melakukan presentasi kepada seorang eksekutif, Anda mungkin memerlukan ringkasan yang lebih ringkas tetapi menyertakan berbagai laporan. Hanya itu yang dapat Anda sesuaikan dengan mengetahui kepada siapa Anda akan mempresentasikan laporan penjualan Anda.
- Tetapkan Periode Laporan
Sudahkah Anda melakukan 2 langkah di atas? Anda dapat melanjutkan dengan memutuskan berapa lama laporan penjualan yang ingin Anda sampaikan. Ini bisa harian, mingguan, bulanan atau tahunan. Kemudian bandingkan informasi untuk periode waktu yang ditentukan dengan periode sebelumnya. Tujuannya adalah untuk melihat apakah penjualan Anda meningkat atau menurun.
- Sertakan Informasi yang Relevan
Setelah menentukan audiens dan periode waktu untuk laporan penjualan Anda, sekarang saatnya memutuskan data apa yang ingin Anda lampirkan ke laporan penjualan Anda. Anda dapat menyertakan atau mengecualikan kumpulan data tertentu berdasarkan kebutuhan bisnis Anda.
- Visualisasikan Data dengan Grafik
Laporan penjualan tidak bisa hanya menampilkan data sebagai daftar angka. Banyaknya angka yang tertera bisa membuat audiens pusing. Oleh karena itu, Anda harus menyertakan banyak grafik dan gambar bermanfaat lainnya untuk membantu audiens Anda memahami angka-angka ini. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan aplikasi pelaporan penjualan untuk membuat bagan secara otomatis menggunakan data Excel yang sudah Anda miliki.
- Cek Ulang Data dan Informasi
Setelah menyelesaikan langkah-langkah di atas, saatnya meninjau kembali data dan informasi yang terdapat dalam laporan penjualan Anda. Jangan takut untuk mengambil informasi tambahan, membuat ulang grafik, atau meminta bantuan anggota tim penjualan Anda yang lain.
- Menyajikan Sales Report
Langkah terakhir adalah menyampaikan sales report dan memberikan penjelasan yang masuk akal. Pastikan penjelasan tertulis Anda mendukung angka yang disajikan. Selain itu, deskripsi juga harus menguraikan perbaikan apa pun yang direncanakan tim Anda.
Demikian artikel mengenai cara membuat laporan penjualan yang perlu Anda ketahui. Laporan penjualan membawa banyak manfaat bagi bisnis. Jika penyusunan laporan ini akurat, baik secara langsung maupun tidak langsung, maka kebijakan bisnis yang akan ditempuh perusahaan akan berdampak pada produktivitas perusahaan.
