Monitoring merupakan jalan awal bagi Anda untuk mela kukan perubahan SOP Selain itu, monitoring dapat juga ber fungsi untuk memberikan reward and punishment bagi karya wan Anda. Siapa saja yang melaksanakan SOP dan siapa yang tidak melaksanakan SOP dapat terlihat dari hasil monitoring. Anda dapat membuat kolom atau draft untuk mempermudah monitoring. Draft tersebut akan membantu Anda dalam mela kukan proses selanjutnya yaitu evaluasi. Anda perlu mencatat secara detail, karena biasanya tidak semua hal dapat tersimpan dalam ingatan kita.
Berikut adalah contoh draft monitoring yang dapat dite rapkan untuk usaha Anda. Untuk pelaksanaannya Anda dapat menyesuaikan dengan SOP perusahaan Anda.
Draft monitoring tersebut dapat digunakan di semua ba gian, Anda hanya perlu menyesuaikannya dengan jenis usaha yang dilakoni. Dari monitoring tersebut, kita dapat melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan SOP. Evaluasi dapat Anda la kukan secara berkala. Tujuannya adalah untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi perusahaan setelah diberlakukannya SOP Tentu saja SOP yang dinamis dan fleksibel tidak akan membuat perusahaan merugi. Namun, perlu menjadi perhatian juga, bahwa SOP yang terlalu dinamis justru dapat membuat karyawan menjadi bingung. Di sinilah perlunya monitoring dan evaluasi.
Evaluasi berkala dapat dilakukan sesuai perkembangan teknologi dan zaman. Misalnya, Anda ingin menjalankan usaha butik Maka, Anda harus mengikuti perkembangan mode, bahkan jika perlu lakukan perubahan mode. Contoh lain, jika Anda ingin menjalankan usaha kafe, juga harus menyesuaikan. Misal makanan atau minuman apa yang kurang digemari di kafe Anda, melalui SOP Anda dapat melakukan terobosan ba ru. Seperti dengan memodifikasi makanan atau minuman ter sebut sehingga menarik perhatian pelanggan.
Dalam melakukan evaluasi, Anda perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
- Evaluasi perkembangan usaha. Rencana dan target perkembangan usaha.
- Penyesuaian SOP dengan rencana perkembangan usaha.
- Pematangan perubahan SOP Jika SOP berubah total, artinya Anda harus memulai lagi pengumpulan data dari awal.
SOP yang diterapkan untuk usaha Anda, tidak hanya berlaku bagi karyawan saja, akan tetapi berlaku juga bagiAnda sebagai pemilik atau pimpinan usaha tersebut. Selain itu, Anda juga harus ikut berperan dalam merumuskan dan menyusun SOP Terlebih lagi jika Anda baru saja memulai usaha. Anda wajib melaksanakan SOP dengan konsisten. Segudang kesi bukan saat mengawali sebuah usaha, seringkali membuat An da terjebak pada rutinitas dan kenyamanan. Kedua hal inilah yang terkadang menjadi bumerang dan menjadi salah satu ke mungkinan faktor jatuhnya usaha Anda. Jika Anda tidak ingin bemasib seperti itu, maka SOP yang sudah dibuat, wajib Anda laksanakan dengan benar. Satu lagi, ada baiknya evaluasi ber kala dimasukkan juga dalam salah satu poin SOP yang Anda susun.
B.EVALUASI PELAKSANAAN SOP
Evaluasi merupakan bagian dari audit terhadap perusahaan atau organisasi. Audit atau evaluasi ini juga dapat diterapkan diperusahaan menengah atau besar sesuai dengan kebutuhan. Tentu saja model audit perusahaan kecil dan perusahaan besar berbeda satu sama lain. Audit atau evaluasi perusahaan kecil biasanya lebih simpel atau sederhana daripada audit untuk perusahaan besar. Jelas saja, perusahaan besar memiliki ruang lingkup yang lebih besar dan kompleks. Jenis usaha yang ditangani juga biasanya lebih dari satu macam. Jumlah karyawannya pun relatif lebih banyak Untuk usaha berskala besar, evaluasi dilakukan oleh kepala bagian atau manajer bagian sedangkan usaha dalam skala kecil evaluasi dapat dilakukan oleh pemilik yang merangkap sebagai pimpinan perusahaan.
Tahap evaluasi tidak hanya sekadar memberikan penilaian te rhadap pelaksanaan SOP yang dalam penerapannya sudah sesuat atau belum. Audit atau evaluasi lebih pada mengumpulkan secara sistematis, independen, dan terdokumentasi terhadap data, wawan cara dengan karyawan, catatan operasional, dan kinerja karyawan. Point-point tersebut kemudian diolah dan dituangkan ke dalam se buah laporan audit atau evaluasi.
Ada beberapa jenis audit atau evaluasi yang dapat dilakukan, antara lain evaluasi kepatuhan atau kedisiplinan yang bersifat ge neral dan lebih ke semua bagian yang ada di perusahaan, evaluasi keuangan, evaluasi tata kerja, dan lain-lain. Evaluasi tersebut bia sanya dilakukan berdasarkan hasil monitoring terhadap SOP apakah sudah berjalan efektif atau belumn.
Idealnya, evaluasi dilakukan setiap tiga bulan sekali Mulanya audit atau evaluasi dapat dilakukan tiga bulan setelah SOP ditetapkan. Setelah tiga bulan, kinerja karyawan dan perkembangan usaha sudah dapat terlihat. Jika dalam jangka waktu tiga bulan tersebut ada perubahan baik dari sisi kinerja karyawan dan perkembangan usaha maka SOP dapat dilanjutkan. Namun, apabila ada yang perlu diperbaiki, maka ada baiknya segera diperbaild
Tiga bulan merupakan waktu yang ideal memonitor penerapan SOP karena dalam tahap itu adalah tahap ujicoba atau penyesuaian Adanya kesalahan dari karyawan dalam melaksanakan SOP mash dapat ditoleransi. Namun, karyawan harus ada upaya agar tidak mengulang kesalahan yang sama. Evaluasi kerja karyawan secara umum dapat dilaksanakan berdasar hal-hal berikut ini:
Etika profesionalisme. Ini melihat pada integritas karyawan dan kinerja karyawan terutama dalam mengimplementasikan SOP
Evaluasi bersifat independen, tidak berpihak dan objektif Ande harus membuang jauh-jauh rasa tidak suka atau sentimen po badi terhadap karyawan. Dalam mengevaluasi karyawan, Anda harus bersikap objektif.
Baca Juga MONITORING & EVALUASI PENERAPAN SOP – Bag. 1
Baca Juga MONITORING & EVALUASI PENERAPAN SOP – Bag. 3
Baca Juga MONITORING & EVALUASI PENERAPAN SOP – Bag. 4
Sumber Strategi Pintar Menyusun SOP Endah Nur Fatimah,dkk,2015
