Informasi yang diperoleh dari karyawan untuk dievaluasi harus benar dan jujur. Ini sangat berpengaruh terhadap hasil akhir evaluasi usaha.
Memiliki data dan bukti yang kuat untuk menunjang evaluasi
Pelaksanaan evaluasi harus disesuaikan dengan alur kerja kan yawan. Di sinilah pentingnya Anda menyesuaikan waktu evaluasi de ngan waktu kerja karyawan. Adanya evaluasi yang terjadwal, kana wan juga dapat mengukur dan mengatur pekerjaan mereka sehingge tidak terbengkalai. Sebelum evaluasi dilaksanakan, sebaiknya Anda menyiapkan daftar pertanyaan untuk karyawan. Hal ini bertujuan agar pertanyaan saat evaluasi tersampaikan secara runtut
Dalam pelaksanaan evaluasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:
1.Observasi
Evaluator atau auditor sebaiknya melakukan observasi terlebih dahulu. Bagian mana dan apa saja yang akan dievaluasi harus jelas. Observasi dapat dilakukan dengan pengumpulan data seingga evaluasi atau audit yang dilakukan tidak berangkat dari data kosong.
2 Wawancara
halnya dengan tahap monitoring, dalam tahapan ini An da dapat melakukan wawancara langsung dengan karyawan Berikut daftar pertanyaan yang dapat Anda sampaikan dalam proses wawancara:
Apakah SOP tersebut lebih membantu pekerjaan Anda? Apakah Anda sudah melakukan pekerjaan sesuai dengan SOP yang berlaku?
Mengapa SOP dibutuhkan dalam pekerjaan Anda?
Siapa saja yang terlibat dalam pekerjaan ini (sebutkan je nis pekerjaannya)? Siapa sajakah yang melaksanakan pekerjaan sesuai SOP?
Kapankah Anda melakukan pekerjaan sesuai dengan SOP?
Bagaimanakah Anda menerapkan SOP dalam pekerjaan Anda?
Dapatkah Anda tunjukkan kepada saya peningkatan kinerja dengan adanya SOP?
3.Analisis
Dari pengumpulan data berupa data tertulis, wawancara, dan fakta yang didapat selama melakukan monitoring, kemudian lakukan analisis. Hasil analisis ini dapat disampaikan kepada karyawan, meskipun hanya bersifat sementara sebelum akhir nya dibuat laporan untuk diajukan kepada pimpinan.
Evaluasi atau audit bukanlah cara untuk mencari kesalahan salah satu pihak. Namun, evaluasi merupakan proses mencari fakta untuk melakukan perubahan sistem kerja, perombakan SOP dan perbaikan di berbagai sisi sesuai dengan kebutuhan usaha. Itu se babnya, ketika melakukan evaluasi sebaiknya tidak berangkat dari isu atau kabar burung, melainkan berdasarkan fakta. Fakta-fakta tersebut dapat berupa dokumen, laporan rutin supervisor, laporan atau komplain dari pelanggan yang masuk langsung pada Anda, atau dapat juga ketika melakukan monitoring, Anda mendapati hal yang tidak sesuai atau kurang sesuai dengan SOP
Hasil evaluasi kemudian disamakan atau diselaraskan dengan target pada pencapaian usaha. Dari hasil tersebut, dapat diambil kesimpulan apakah pelaksanaan SOP sudah sesuai dengan rencana atau belum. Bagian apa dan mana saja yang perlu diperbaiki dan mana yang perlu dikurangi dapat diketahui. Apabila terdapat kesalahan atau ketidaktepatan dalam penerapan SOP akan lebih baik segera diperbaiki. Namun, jika kesalahan atau ketidaktepatan itu fatal, akan lebih baik segera buat ulang SOP dengan dasar dari kesalahan tersebut. Sehingga kesalahan yang sama di waktu yang akan datang tidak terulang kembali dan SOP dapat diterapkan secara efektif. Adanya ketidaksesuaian yang sifatnya kecil dapat disebabkan oleh berbagai hal antara lain SOP yang membingungkan karyawan, tidak efektifnya SOP yang dibuat, kurangnya sosialisasi, dan adanya kesalahan sama yang terulang. Dalam menyusun laporan evaluasi Anda bisa mencantumkan beberapa hal sebagai berikut:
1 Bagian atau unit mana saja yang dievaluasi.
2.Apa saja ketidaksesuaian yang didapatkan dan unit mana saja
3.yang tidak sesuai. Sertakan bukti ketidaksesuaian tersebut.
4.Risiko apa saja yang akan ada apabila ketidaksesuaian tidak dibenahi.
5.Saran audit terhadap ketidaksesuaian tersebut.
Sertakan nama evaluator, tanggal evaluasi, dan tanggal lapor an diberikan, sehingga memudahkan Anda dalam melakukan pe ngecekan kembali. Berikut ini kolom yang dapat membantu Anda dalam membuat analisis dari hasil monitoring yang terkumpul.
Anda hanya perlu menyesuaikan dengan kebutuhan evaluasi saja. Poin-point evaluasi setiap perusahaan berbeda satu sama lainnya. Itu adalah gambaran secara garis besar saja. Anda tinggal menambahkan point apa saja yang sekiranya menjadi kebutuhan perusahaan.
- REWARD DAN PUNISHMENT
Evaluasi tidak hanya dilakukan untuk menemukan kesalahan atau ketidaktepatan dalam penerapan SOP, akan tetapi dengan menga dakan evaluasi dapat diketahui bagaimanakah sistem dan langkah yang terbaik dalam menjalankan sistem usaha. Terkadang, tidak berjalannya penerapan SOP terhadap sistem usaha disebabkan oleh beberapa karyawan tidak memperhatikan ketetapan kerja dalam SOP Biasanya hal seperti itu sangat mudah dicermati, sebab hanya satu atau dua orang karyawan saja yang melakukan hal tersebut. Jika kesalahan ada pada SOP. telah dijelaskan sebelumnya bahwa sebaiknya perlu dilakukan perbaikan. Terlebih pada saat kondisi yang sangat genting, maka dapat segera dilakukan perombakan SOP Lantas, bagaimana jika kesalahan ternyata ada pada karyawan?
Adanya reward and punishment sangat membantu persoalan di atas. Reward tentu saja diberikan kepada karyawan yang menun jukkan performa bagus dan kinerja yang mendongkrak penghasilan perusahaan, sedangkan punishment diberikan kepada mereka yang tidak melaksanakan SOP dengan baik. Pemberian sanksi juga harus diatur dan ditetapkan dengan baik. Karena tidak mungkin sanksi dijatuhkan semena-mena kepada siapa saja tanpa diketahui kesa lahannya. Ketentuan terkait sanksi ini biasanya akan masuk dalam SOP bidang SDM. Meskipun demikian, dalam menyusun SOP tentu terdapat klausul terkait sanksi apabila ada karyawan yang melakukan kesalahan.
Baca Juga MONITORING & EVALUASI PENERAPAN SOP – Bag. 1
Baca Juga MONITORING & EVALUASI PENERAPAN SOP – Bag. 2
Baca Juga MONITORING & EVALUASI PENERAPAN SOP – Bag. 4
Sumber Strategi Pintar Menyusun SOP Endah Nur Fatimah,dkk,2015
