A.Alasan Dilakukan Perubahan SOP
Dalam perjalanannya, mungkin akan muncul keputusan untuk melakukan perubahan SOP. Berdasarkan hasil evaluasi, akhirnya pimpinan melihat adanya ketidakefektifan dalam SOP tersebut sehingga perlu dilakukan perbaikan ataupun pembaruan sesuai dengan kondisi saat ini. Hal tersebut tidak perlu dikhawatirkan, karena semakin lama SDM dan tuntutan pasar semakin maju; oleh sebab itu, sistem yang ada pun juga harus disesuaikan dengan perubahan tersebut. Pada umumnya perubahan tersebut disebabkan oleh beberapa alasan, antara lain:
1.Perubahan atau penambahan target perusahaan.
Apabila target mengalami perubahan, tentu perlu adanya SOP yang berbeda untuk meraih target tersebut. Misalnya saja, target awal sebuah perusahaan merchandise mampu menjual 1000 produk setiap bulannya, kini akan diubah menjadi 1500 setiap bulannya. Tentu terdapat perubahan sistem, agar kelak target baru tersebut dapat dipenuhi. Sebagai contoh, dahulu proses pemasaran hanya melalui pamflet dan media sosial. Kini mulai merambah melalui iklan di TV nasional dan radio-radio. Dengan demikian, semakin lama semakin banyak orang lebih mengenal produk yang ditawarkan; sehingga target baru, menjadi lebih mudah dipenuhi.
2.Penambahan bagian atau divisi dalam perusahaan.
Menghilangnya suatu posisi dalam tim, atau bertambahnya suatu posisi; juga dapat memengaruhi sistem dan prosedur yang ada dalam tim tersebut. Biasanya bagian A yang mengerjakan tugas cutting. namun setelah muncul posisi B-yang mengerjakan tugas tersebut; posisi A tidak lagi mengerjakan hal tersebut dan memiliki tugas lain. Uraian tugas atau jobdesk tersebut perlu dituliskan dalam SOP yang jelas.
3.Perubahan definisi dalam SOP.
Perubahan; dalam hal ini, memang jarang terjadi dalam praktiknya. Namun terkadang, ada suatu perusahaan yang memiliki definisi yang baru mengenai suatu pekerjaan. Minimal perubahan tersebut harus kita lakukan untuk menuliskan definisi yang baru mengenai suatu proses kerja. Namun terkadang, dari perubahan definisi-dapat memengaruhi perubahan prosedur dan step kerja yang harus dijalankan oleh karyawan pelaksana.
4.Perubahan referensi yang digunakan dalam penyusunan SOP.
Pembuatan SOP tentu memiliki patokan atau dasar untuk dibuatnya SOP. Sebagai contoh patokan di sini, berupa format. Melihat format lama berupa deskripsi, dirasa begitu rumit dipahami; mereka yang bekerja di bagian produksi. Oleh sebab itu, SOP tersebut perlu dilakukan perubahan SOP dengan menggunakan dasar format yang lebih mendukung proses kerja pada bagian produksi. Misalnya dapat mengubah menjadi format bagan alir (flowchart), sehingga ketika karyawan produksi ingin melihat bagaimana proses atau prosedur selanjutnya; dapat membaca SOP yang lebih sederhana.
5.Perubahan atau pindah lokasi usaha.
Mengapa berpindah lokasi usaha dapat memengaruhi SOP suatu perusahaan? Ya, karena SOP tidak hanya berisi prosedur yang bersifat teknik saja, namun di dalamnya juga mencakup lokasi mana saja yang berhubungan dengan proses kerja suatu perusahaan. Dengan perubahan lokasi usaha; mitra atau pihak eksternal yang terlibat secara langsung, bisa saja ikut berubah. Misalnya, apabila gudang suatu perusahaan berpindah dari Yogyakarta ke Solo, maka mitra-mitra yang berhubungan dengan perusahaan pun bisa saja ikut berubah. Oleh sebab itu, perlu adanya perubahan SOP; terlebih yang berkenaan dengan lokasi atau suatu tempat.
6.Perkembangan teknologi dan keilmuan.
Semakin majunya teknologi yang dimiliki perusahaan, tentu potensi perusahaan mencapai visi dan misi akan lebih besar; karena pada dasarnya, sarana dan prasarana yang ada di dalam sebuah perusahaan akan
menunjang keefektifan kerja karyawan. Adanya teknologi baru yang dimiliki suatu perusahaan, dapat memengaruhi bagaimana proses kerja perusahan berlangsung. Sebagai contoh, dahulu perusahaan menggunakan sistem presensi dengan menuliskan di lembar daftar hadir di masing masing divisi, namun setelah perusahaan memiliki teknologi yang baru; kini sistem presensi dilakukan dengan finger print, yaitu dengan mesin di mana hanya dengan menempelkan sidik jari mereka; dapat mendeteksi kehadiran kita.
7.Adanya alat produksi baru.
Hal ini hampir sama dengan perubahan yang disebabkan karena kemajuan teknologi yang dimiliki perusahaan. Adanya alat produksi baru, menjadikan SOP lama menjadi tidak lagi terpakai. Ya, tentu proses pengoperasian alat produksi baru-berbeda dengan alat produksi yang lama. Hal tersebut menjadikan SOP perlu dilakukan perubahan agar pengguna alat produksi tidak kebingungan.
8.Pengembangan bisnis.
Pengembangan bisnis dilakukan dengan mengem bangkan strategi yang ada dalam perusahaan tersebut. Pengembangan bisnis di sini memiliki banyak arti. Bisa saja pengembangan bisnis diartikan dengan pengembangan dari sisi produk, atau dengan memperluas cakupan pasar. Adanya pengembangan atau perluasan tersebut menjadikan sistem yang ada di dalamnya pertu mengalami perubahan pula. Perubahan SOP sangat penting dilakukan, karena salah satu senjata tercapainya tujuan dari pengembangan tersebut adalah bagaimana kinerja dari karyawannya. Kinerja karyawan tersebut, haruslah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan; di sinilah pentingnya SOP bagi keberhasilan perusahaan.
9.Perubahan struktur organisasi.
Seringkali dalam perusahaan terjadi keluar-masuk karyawan, hal ini yang menjadikan perlu dilakukan perubahan SOP. Sebagai salah satu cara untuk mengisi kekosongan tersebut adalah dengan melakukan penyesuaian SOP dengan posisi kerja yang kosong. Sebagai contoh, pada akhirnya; posisi rekrutmen kosong karena karyawan lama telah keluar dari perusahaan; maka untuk mengisi kekosongan tersebut, perlu dibuatkan SOP baru agar fungsi dari rekrutmen tidak lantas hilang. Misalnya dengan memberikan wewenang rekrutmen dengan karyawan yang berada di posisi training and development.
10.Adanya temuan atau hasil audit yang menunjukan bahwa SOP sudah tidak relevan.
Hasil evaluasi yang dilakukan terhadap suatu SOP dapat menjadi alasan kuat; mengapa SOP perlu dilakukan perubahan atau perbaikan. Namun, ada beberapa yang harus kita perhatikan sebelum pada akhirnya kita memutuskan untuk mengubah atau memperbaiki suatu SOP. Hasit evaluasi memang tergantung bagaimana proses pengumpulan data dan proses analisisnya. Perlu adanya bukti yang kuat; mengapa SOP yang ada dianggap tidak lagi relevan; karena apabila hanya berdasar kabar burung’ atau isu saja, tidak akan berdampak pada kemajuan perusahaan. Oleh sebab itu, perlu dipastikan bahwa audit dapat dijadikan landasan yang kuat dalam melakukan perubahan SOP.
Baca Juga Perubahan SOP – Bag. 2
Baca Juga Perubahan SOP – Bag. 3
Sumber Panduan Lengkap Menyusun SOP Fajar Nur'aini D.F, M,psi, 2020
