Saya membedakan prosedur/alur kerja menjadi dua bagian besar:
- Sistem birokrasi
- Sistem produktivitas murni
Untuk menyamakan persepsi, mari kita cermati penjelasan lebih detail berikut ini sebelum membahas selanjutnya.
Sistem birokrasi itu adalah prosedur atau alur kerja yang menitikberatkan pada kebenaran proses, bukan pada kecepatan hasil. Prosedur atau alur kerja itu harus dibuat selengkap-leng kapnya. Sepanjang karyawan sudah melakukan prosedur dengan benar atau alur kerja yang telah ditentukan, karyawan tidak dapat disalahkan. Meskipun hasilnya mengecewakan karena terlalu lamban, menghabiskan banyak waktu dan biaya.
Contoh: prosedur perizinan bisnis di Indonesia yang memakan waktu lama. Tahapan-tahapannya memang sudah jelas dan harus dipenuhi semua. Celakanya, untuk memenuhi tahapan tahapan ini sangat ribet, membutuhkan waktu lama. Padahal satu tahapan atau satu syarat saja tidak atau belum terpenuhi, izin tidak bisa keluar, bisnis tidak bisa jalan. Sementara, dinamika bisnis itu berjalan per detik. Bisnis tidak bisa menunggu selama itu, karyawan mau dikasih makan apa? Efeknya sungguh buruk. Untuk meminimalisir kerugian waktu dan biaya yang lebih besar, muncullah suap menyuap untuk mempermudah melewati prosedur ini. Kemajuan pembangunan pun menjadi terhambat karena ekonomi biaya tinggi.
Sistem birokrasi ini juga sering dijumpai di perusahaan, terutama pada bagian keuangan. Bagian keuangan biasanya membutuhkan bukti transaksi yang valid untuk dapat mengeluarkan uang. Tujuannya baik, supaya mencegah terjadinya kebocoran keuangan perusahaan. Masalahnya, bukti transaksi yang valid sesuai ketentuan bagian keuangan itu terkadang tidak bisa didapatkan dalam kondisi darurat.
Contoh:
Ada SOP di sebuah perusahaan yang menstandarisasi pembelian BBM (bahan bakar minyak) harus di SPBU dan bukti transaksinya berupa print out nota dari mesin pompa SPBU tersebut. Nota transaksi dari SPBU diterima sebagai satu-satunya bukti transaksi pembelian BBM yang sah, karena berasal dari perusahaan yang tepercaya.
Suatu ketika, seorang marketing perusahaan tersebut kehabisan bensin di tengah jalan. Ia membeli bensin eceran satu liter (karena tidak ada penjual bensin eceran yang menjual setengah liter), supaya motornya bisa dijalankan menuju SPBU terdekat, kemudian membeli lagi bensin full tank dan ia bisa segera mengejar penutupan transaksi dengan pelanggan. Hasilnya, transaksi dengan pelanggan sukses dan ia kembali ke kantor. Begitu sampai di kantor, ia mengajukan penggantian uang pembelian bensin ke bagian keuangan. Sesuai SOP, bukti transaksi yang dapat diterima oleh bagian keuangan adalah bukti transaksi dari SPBU. Sedangkan bukti transaksi dari penjual bensin eceran tidak diakui sebagai bukti transaksi yang sah, sehingga bagian keuangan tidak dapat mengganti uang yang dipergunakan untuk membeli bensin eceran tersebut. Sang marketing mengajukan argumentasi, kalau ia tidak membeli bensin eceran, tentu transaksi dengan pelanggan bisa batal, perusahaan dirugikan. Transaksi dengan pelanggan itu senilai Rp10.000.000 dan uang untuk membeli bensin eceran satu liter itu hanya Rp7.000. Transaksi dengan penjual bensin eceran liter itu hanya Rp7.000. Transaksi dengan penjual bensin eceran itu pun sifatnya darurat dan penjual bensin eceran tidak dapat menerbitkan nota pembelian bensin seperti di SPBU. Bagian keuangan bersikukuh berpegang pada ketentuan yang ada. Sang marketing kecewa dan menggerutu.
Bulan depannya, perusahaan tidak mencapai target. Pimpinan perusahaan memanggil semua tim marketing. Usut punya usut ternyata ada beberapa anggota tim marketing yang mengalami kehabisan bensin sepeda motornya di tengah jalan ketika akan bertemu pelanggan, terutama pelanggan-pelanggan yang ada di pelosok dan jauh dari SPBU. Jika harus menuntun sepeda motor ke SPBU terlalu jauh, sementara di sana hanya tersedia penjual bensin eceran. Mereka memilih untuk tidak melanjutkan perjalanan karena mereka tahu bahwa uang untuk membeli bensin eceran tersebut tidak diganti oleh perusahaan Transaksi dengan pelanggan pun batal, dan pelanggan membeli produk dari perusahaan lain. Perusahaan berhemat Rp7.000, tetapi kehilangan transaksi senilai Rp10.000.000 beserta pelanggannya sekalian. Bukankah pelanggan yang sudah merasakan enaknya bertransaksi dengan perusahaan lain akan beralih ke perusahaan lain tersebut?
Kelihatan konyol ya? Tapi ini fakta yang benar-benar terjadi loh. Sistem penukaran uang (reimburse) di bagian keuangan memang dibuat seaman mungkin seperti itu. Kasir di bagian keuangan pun paruh 100% terhadap SOP itu. Hasilnya? Perusahaan terlihat aman dari kebocoran keuangan, tetapi malah dirugikan karena tidak mencapai target dan kehilangan pelanggan. Siapa yang salah? Yang salah adalah penyusun SOP-nya. Ia menyusun SOP dengan sistem birokrasi, menitikberatkan pada kebenaran proses, tetapi melalaikan efek yang ditimbulkan. Anda bisa bayangkan jika menerapkan SOP yang seperti ini di perusahaan Anda?
Sistem produktivitas murni adalah suatu sistem kerja yang memprioritaskan pada hasil yang ingin dicapai. Proses kerja cepat dan tepat, kualitas hasil kerja sesuai standar, biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan lebih murah, sehingga keuntungan perusahaan mudah ditingkatkan. Prosedur atau alur kerja pada sistem ini dibuat sesingkat-singkatnya, supaya hasil kerja cepat tercapai dengan kualitas terbaik. Karyawan baru dikatakan berhasil atau sukses melaksanakan pekerjaan jika sudah menghasilkan kinerja sesuai standar.
Baca juga SOP Disusun Menggunakan Sistem Birokrasi – Bag. 2
Baca juga SOP Disusun Menggunakan Sistem Birokrasi – Bag. 3
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
