Contoh:
Jika Anda membeli barang di minimarket, proses transaksinya sangat cepat. Hanya beberapa detik saja karena kasir memproses transaksi itu dengan menggunakan scanner dan komputer. Harganya pas, transaksinya tepat, pajak yang dibayarkan jelas, Anda menghemat waktu banyak minimarket tersebut juga dapat mencetak jumlah transaksi yang banyak dalam waktu singkat.
Bandingkan dengan jika Anda berbelanja di warung kelontong biasa. Berapa menit waktu Anda yang terbuang hanya untuk melakukan sekali transaksi saja? Transaksi dihitung manual. sehingga kesalahan transaksi sering kali terjadi dan merugikan konsumen atau pemilik toko itu sendiri. Saya pernah beberapa kali menerima uang kembalian yang justru lebih besar daripada nilai transaksinya. Kok bisa? Barang yang saya beli seharga Rp15.000. saya membayar menggunakan uang Rp20.000. Seharusnya saya mendapat kembalian Rp5.000. Tapi saya justru mendapat pengembalian Rp35.000, karena pemilik toko kurang konsentrasi la mengira menerima uang dari saya Rp50.000. Konyol ya? Sering kali saya harus menghabiskan waktu 15 menit sekali transanksi di toko kelontong untuk membeli barang yang sama dengan di minimarket. Padahal di minimarket, saya bisa melakukan transaksi hanya 10 detik saja.
Sistem transaksi di minimarket lebih produktif daripada di toko kelontong. Minimarket menerapkan SOP transaksi penjualan yang efektif dan efisien didasarkan pada sistem produktivitas murni.
Semuanya berawal dari latar belakang penyusun SOP-nya Jika penyusun SOP itu memiliki latar belakang dan pengalaman birokrasi atau akademisi, tentu ia akan menyusun SOP yang senada dengan latar belakangnya. Ia tidak memiliki pengalaman yang cukup untuk menyusun SOP dengan sistem produktivitas murni Bahkan mungkin ia tidak tahu, seperti apa SOP yang produktif itu. Di dunia birokrasi dan akademis, tidak ada rumus kecepatan hasil Yang ada adalah kebenaran proses
SOP diterapkan di perusahaan perusahaan besar untuk meng operasionalkan unit-unit bisnisnya yang tersebar di seluruh dunia, itu adalah SOP yang disusun dengan sistem produktivitas murni Kecepatan dan ketepatan proses, kecepatan dan ketepatan hasil, serta kemampuannya untuk mendukung pengembangan perusahaan itulah yang menjadi tujuan utama. SOP dengan sistem produktivitas murni ini hanya bisa disusun oleh penyusun SOP yang berkompeten di bidangnya. Tentu saja penyusun SOP ini harus memiliki latar belakang dan pengalaman yang cukup di dunia bisnis, sehingga ia dapat menyusun sebuah proses kerja yang cepat dan mudah, tetapi menghasilkan kualitas hasil kerja yang tinggi.
Caranya sebenarnya cukup mudah. Tapi memang membutuhkan pengalaman bisnis yang cukup dari penyusun SOP-nya. Tanpa pengalaman bisnis yang cukup, penyusun SOP selalu terjebak pada proses, bukan fokus pada hasil.
Contoh:
SOP reimburse pembelian BBM (bahan bakar minyak) yang dicontohkan sebelumnya. Supaya SOP ini berubah menjadi pro duktif, caranya sederhana sekali:
- SOP reimburse menggunakan nota dari SPBU tetap dipertahankan; ditambah dengan
- SOP reimburse menggunakan nora dari penjual bensin eceran untuk keadaan darurat; ditambah dengan
- SOP audit khusus untuk pembelian bensin eceran.
Simpel kan? Bukti transaksi dari penjual bensin eceran tetap diakomodir, toh jika transaksi itu meragukan, auditor dapat memeriksa langsung ke lapangan. Dengan cara ini tidak ada lagi kejadian konyol perusahaan tidak mencapai target karena tim marketing kehabisan bensin di tengah jalan ketika akan menutup transaksi dengan pelanggan. Yang paling penting bagi perusahaan itu adalah transaksi dengan pelanggan itu, bukan proses membeli BBM-nya. Transaksi dengan pelanggan itu artinya memasukkan pendapatan bagi perusahaan. Sedangkan membeli BBM itu artinya mengeluarkan biaya dari kas perusahaan. Yang terpenting adalah pendapatan perusahaan, bukan bersikukuh menghemat pengeluaran yang tidak seberapa itu. Bukankah perusahaan itu didirikan untuk mendapatkan keuntungan sebanyak-banyaknya dan bukan untuk menghemat keuangan perusahaan itu seketat-ketatnya? Apakah Anda masih gagal paham?
Itulah sebabnya penyusun SOP itu harus memiliki kompetensi pernah mengelola bisnis yang riil selama kurun waktu tertentu. Penyusun SOP yang tidak memiliki kompetensi mengelola bisnis rill, pasti gagal memahami esensi bisnis seperti ini. Akibatnya, SOP yang disusun malah merugikan perusahaan.
Ada beberapa kemungkinan yang terjadi:
- Perusahaan Tidak Mencapai Target
Target itu selalu menunjuk kepada hasil, bukan kepada proses. Jika kita merujuk pada contoh SOP pembelian BBM sebelumnya, hasil akhir yang diinginkan sebenarnya adalah transaksi pembelian BBM yang valid. Bukan semata transaksi pembelian BBM di SPBU (pembelian BBM di SPBU juga bisa tidak valid, karena BBM yang dialirkan ke tangki konsumen lebih sedikit daripada jumlah BBM yang tertera di nota dan harus dibayar konsumen). Jika targetnya adalah transaksi pembelian BBM yang valid, maka penyusun SOP bisa memasukkan syarat-syarat pembelian BBM yang sah, bukan membatasi di mana pembelian BBM itu dilakukan, karena situasi dan kondisi di luar kantor sangatlah tidak terduga. Pembatasan-pembatasan ini akan merugikan. Ingat, jika perusahaan dirugikan, Anda tidak dapat menuntut penyusun SOP-nya. Kerugian itu menjadi tanggung jawab Anda. Itulah sebabnya saya mengingatkan berkali-kali untuk tidak sembarangan menggunakan jasa penyusun SOP. Bekerjalah bersama penyusun SOP yang berkompeten di bidangnya.
Baca juga SOP Disusun Menggunakan Sistem Birokrasi – Bag. 3
Baca juga SOP Disusun Menggunakan Sistem Birokrasi – Bag. 1
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
