- Perusahaan Tidak Mencapai Tujuan, Visi, dan Misinya
Tujuan perusahaan adalah menghasilkan keuntungan sebanyak-banyaknya, bukan menyelenggarakan proses seaman amannya. Jika perusahaan gagal mencapai tujuannya, dapat dipastikan perusahaan itu berpotensi sangat besar untuk gagal mencapai visi dan misinya. Sudah diuraikan lengkap bahwa tujuan perusahaan itu dilahirkan dari visi. Mencapai tujuan perusahaan adalah salah satu langkah menuju tercapainya visi perusahaan. Orang yang gagap manajemen pasti akan gagal paham mengenali hal ini.
3.Perusahaan Kalah Bersaing
Jika Anda terus berkutat pada proses, Anda akan berjalan lamban. Sementara para pesaing di sekeliling Anda justru berjalan secepat-cepatnya untuk menjadi yang terdepan. Perusahaan Anda bisa kalah bersaing dan jauh tertinggal di belakang, hanya akibat ulah penyusun SOP yang menyusunkan SOP perusahaan Anda dengan sistem birokratis. Tragis ya?
4.Muncul Konflik Internal di Perusahaan yang Kontra produktif
Ini sering terjadi antara Bagian Keuangan dengan bagian-bagian lainnya. Bagian Keuangan dianggap pelit untuk mengeluarkan uang yang dibutuhkan oleh bagian-bagian lain sebagai modal kerja. Padahal bagian-bagian lain itulah yang menyumbangkan pendapatan bagi perusahaan. Sangat kontradiktif kan? Konflik yang tidak berkesudahan ini dapat menyebabkan demotivasi bagi karyawan di bagian lain. Anda bisa bayangkan jika bagian produksi lemot karena dana untuk membeli bahan baku seret, bagian pemasaran tidak memiliki dana operasional yang cukup untuk mempromosikan dan memasarkan produk perusahaan, bagian sumber daya manusia tidak memiliki dana untuk mengembangkan keterampilan kerja karyawan, apakah bagian keuangan dapat menyumbangkan laba untuk perusahaan? Tentu tidak.
Itulah sebabnya SOP harus disusun seproduktif mungkin. Termasuk SOP di bagian keuangan. Jangan salah kira loh ya? SOP di bagian keuangan itu tidak didesain hanya untuk menerima uang dan menutup brankas rapat-rapat saja. SOP di bagian keuangan itu harus dibuat seproduktif mungkin dengan menekankan fungsi bagian keuangan sebagai supporting management bagi bagian-bagian lainnya yang efektif dan efisien. Bagian keuangan itu mengelola keuangan perusahaan, bukan menabung uang perusahaan. Tentu saja hal ini tidak dipahami oleh penyusun SOP yang tidak memiliki pengalaman bisnis riil.
5.Perusahaan Tidak Dapat Berkembang, Bahkan Mungkin Mengalami Kebangkrutan
Sebuah perusahaan yang kalah bersaing tidak dapat berkembang. Semakin jauh ketinggalan dari para kompetitornya, semakin besar peluangnya untuk bangkrut. Mungkinkah hal ini terjadi pada sebuah perusahaan yang sudah menerapkan SOP? Sangat mungkin terjadi. Terutama jika SOP-nya tidak disusun dengan sistem produktivitas murni. SOP yang tidak disusun menggunakan sistem produktivitas murni, ketika diterapkan juga menyebabkan perusahaan menjadi tidak produktif. Bagaimana mungkin sebuah perusahaan yang tidak produktif dapat berkembang? Yang terjadi justru sebaliknya. Digelontori modal sebanyak apapun bisa habis hanya untuk operasional perusahaan tersebut tanpa menghasilkan keuntungan yang cukup untuk mengembalikan modal dan mengembangkan perusahaan. Saya paling sering mendapati kasus seperti ini akibat salah kelola dari pemilik dan pimpinan perusahaan. Mereka berorientasi pada proses, bukan pada hasil.
Anda tidak akan pernah mengetahui, SOP yang Anda beli itu disusun menggunakan sistem birokratis atau sistem produktivitas murni. Pedagang SOP tidak bisa menjelaskannya kepada Anda. Sistem produktivitas murni bagi perusahaan besar bisa menjadi sangat birokratis untuk perusahaan kecil. Mengapa demikian? Di perusahaan-perusahaan besar, fungsi manajerialnya sudah lengkap, demikian pula supporting management-nya. Sedangkan di perusahaan kecil justru sebaliknya. SOP di perusahaan besar sangat detail, tetapi tetap produktif karena semua aspek mendukung. Sedangkan di perusahaan kecil, sarana dan prasarananya masih sangat terbatas, tidak mampu mendukung SOP yang terlalu detail tersebut. Hasilnya, SOP itu justru menghambat kinerja Anda. Anda terlalu sibuk membenahi kekurangan sarana dan prasarana, tetapi lupa untuk memasukkan pendapatan sebesar-besarnya. Perlu Anda catat, kebutuhan utama sebuah perusahaan kecil bukanlah prosedur/ alur/cara kerja yang terlalu detail, tetapi prosedur yang mendukung kecepatan dan ketepatan hasil. Perusahaan kecil membutuhkan SOP yang mendukung kelincahannya untuk bergerak maju secepat cepatnya.
SOP perusahaan besar sangat mungkin memprioritaskan keamanan bagi perusahaan itu sendiri, karena asetnya yang sudah terlanjur banyak dan harus diamankan. Sementara perusahaan kecil belum memiliki aset dan harus membangun aset. Tentu saja SOP untuk mengamankan aset ini sangat tidak cocok diterapkan untuk perusahaan yang sedang membangun aset. Contoh: perusahaan besar merekrut karyawan baru dengan tingkat pendidikan minimal sarjana atau pascasarjana, dengan proses rekrutmen meliputi tujuh tahap. Jika Anda menerapkan SOP ini mentah-mentah di perusahaan Anda yang masih kecil, tentu saja Anda buang-buang waktu dan biaya. Untuk apa Anda merekrut karyawan lulusan sarjana atau pascasarjana dengan gaji 10x lipat UMR jika yang dibutuhkan adalah lulusan SMU/SMK dengan gaji UMR? Untuk apa Anda menggelar proses rekrutmen tujuh tahap jika rekrutmen di perusahaan Anda bisa dilakukan dengan dua tahap?
Mari kita cerdas mengantisipasi bujuk rayu para pedagang SOP itu. Mereka sering kali pintar bicara, tetapi sangat tidak memahami manajemen.
Sekarang, cobalah tengok SOP yang Anda terapkan. Coba kenali, apakah SOP tersebut menganut sistem birokratis atau sistem produktivitas murni? Jika ternyata Anda menemukan ada SOP yang menganut sistem birokratis, Anda sudah mengetahui solusinya. Segera ubah SOP tersebut menjadi produktif, atau segera ganti SOP tersebut dengan SOP yang produktif. Produktif disini tidak bisa ditawar-tawar jika Anda ingin memajukan dan mengembangkan perusahaan.
Baca juga SOP Disusun Menggunakan Sistem Birokrasi – Bag. 2
Baca juga SOP Disusun Menggunakan Sistem Birokrasi – Bag. 1
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
