Bagaimana jika perusahaan itu sudah mengadopsi corporate value dan corporate culture, tetapi corporate value dan corporate culture itu bersifat kontraproduktif. Mau tidak mau penyusun SOP dan pimpinan/pemilik perusahaan harus mengubah corporate value dan corporate culture itu terlebih dahulu. Mengubah corporate value mungkin gampang, tinggal menemukan nilai-nilai produktivitus, kemudian mensosialisasikannya. Nah, yang sulit adalah mengubah kebiasaan kerja (corporate culture). Selain membutuhkan waktu, juga berpotensi menimbulkan konflik internal. Mungkin Anda sering membaca contoh di buku-buku saya tentang upaya saya mengubah budaya “terlambat” menjadi “datang lebih awal Pekerjaan sese derhana itu menimbulkan drama tersendiri:
Sekitar lima tahun yang lalu,saya menangani perusahaan yang merugi terus-menerus. Saya baca peraturan perusahaannya, tercantum ketentuan jam masuk karyawan adalah pukul 08.00. Pada praktiknya, karyawan datang paling awal jam 08.15 dan mayoritas baru datang jam 08.30. Bahkan ada yang datang pukul 08.45. Tidak ada sanksi nyata yang diterapkan, karena semua pimpinan dan karyawan sama-sama terlambat.
Ketentuan jam masuk itu tidak saya ubah, tetapi metode absensinya yang saya ubah. Jika sebelumnya mereka menggunakan kartu absensi, sekarang diganti dengan mesin absensi sidik jari. Supaya mesin absensi sidik jari itu tidak dirusak oleh karyawan, sebelum menerapkannya, saya melakukan sosialisasi dengan mengumpulkan seluruh karyawan dan pimpinan perusahaan. Di forum sosialisasi itulah saya ungkapkan apa saja alasan karyawan harus datang paling lambat pukul 07.45, atau 15 menit sebelum jam masuk. Apa yang terjadi? Forum sosialisasi itu berubah menjadi gaduh. Mayoritas karyawan protes. Karyawan-karyawan senior memprotes dengan gaya preman, membentak-bentak dan mengancam. Celakanya. kepala HRD-nya pun membela karyawan dan mengusulkan agar jam masuk tetap 08.00 tetapi karyawan diberi dispensasi 15 menit. Anda bisa bayangkan, betapa kacaunya perusahaan ini kan? Pantas saja mencetak kerugian terus-menerus.
Saya tetap bersikeras untuk menerapkan mesin absensi sidik jari dan jam masuk kantor pukul 08.00. Saya beri waktu dua minggu bagi karyawan untuk menyesuaikan diri. Artinya, selama dua minggu tersebut absensi sidik jari sudah diterapkan, tetapi sanksi keterlambatan belum diberlakukan. Yang terjadi kemudian, mesin absensi sidik jari beberapa kali rusak karena tiap jam 08.00 menjadi rebutan absen karyawan yang tidak mau dicap terlambat, sampai jatuh dan pecah. Tepat dua minggu kemudian, separuh dari jumlah karyawan sudah dapat absen sebelum jam 08.00. Separuhnya lagi langganan mendapatkan sanksi. Beberapa karyawan yang mengabaikan sanksi dan mendapatkan akumulasi pelanggaran, akhirnya dipecat dengan tidak hormat. Baru tiga bulan kemudian semua karyawan hadir sebelum jam 08.00 dan mesin absensi sidik jari aman, tidak pernah rusak lagi. Pada saat itulah saya baru bisa menyusun SOP tata cara absensi bagi karyawan menggunakan mesin absensi sidik jari. Anda bisa bayangkan berapa lama waktu yang dihabiskan hanya untuk mengubah corporate culture yang menyimpang? Dan itu berpengaruh pada tenggat waktu penyelesaian SOP.
Saya sudah contohkan berapa lamanya waktu mengubah corporate culture yang menyimpang itu. Sekarang Anda bayangkan, apa yang terjadi seandainya saya tidak mengubah corporate culture itu, tetapi langsung menyusun dan menerapkan SOP yang mewajibkan karyawan datang paling lambat pukul 08.00. Apakah SOP-nya dapat diterapkan?
Jawabannya adalah tidak! SOP itu akan kalah dengan budaya menyimpang itu. Itulah sebabnya, SOP harus disusun dengan mempertimbangkan corporate value dan corporate culture. Jika corporate value dan corporate culture-nya belum produktif, perbaiki dulu corporate value dan corporate culture itu. Jangan buru-buru menyusun dan menerapkan SOP-nya.
Bagaimana jika Anda membeli SOP bajakan atau copy paste dari perusahaan lain dan kemudian menerapkannya? SOP itu pasti disusun berdasarkan corporate value dan corporate culture perusahaan lain. Mungkinkah perusahaan Anda memiliki corporate value dan corporate culture yang sama persis dengan perusahaan lain? Jika tidak, SOP tersebut pasti gagal diterapkan. Jikalau dapat diterapkan pun tidak akan mencapai hasil yang optimal. Buang-buang waktu, tenaga, dan biaya tentunya.
Baca juga SOP Disusun Tanpa Corporate Value dan Corporate Culture – Bag. 1
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
