Saya pernah diminta untuk me-review SOP suatu perusahan Pemilik perusahaan ini mengeluh. Ia sudah menyusun dan menerapkan SOP, semua karyawannya sudah bekerja sesuai dengan SOP itu, tetapi kok hasil yang dicapai tidak seperti yang diharapkan. Tidak butuh waktu lama bagi saya untuk me-review SOP tersebut. Saya bolak-balik SOP-nya, tidak ada satu lembar pun yang menyebutkan standar hasil kerja. Pantesan SOP itu tidak membuahkan hasil seperti yang diharapkan.
Contoh 1:
Dalam SOP disebutkan: Office Boy bertugas membersihkan toilet sehari 3x.
Tidak disebutkan standar hasil kerja office boy dari pekerjaan membersihkan toilet itu seperti apa. Hasilnya, office boy memang sudah membersihkan toilet 3x sehari (terlihat dari absensi di toilet dan rekaman CCTV), tetapi sering kali toilet itu masih berbau dan kotor.
Contoh 2:
Dalam SOP disebutkan: Driver bertugas melakukan antar jemput pimpinan dan tamu-tamu perusahaan.
Tidak disebutkan standar hasil kerja driver dari pekerjaan antar jemput itu seperti apa. Suatu ketika, pemilik perusahaan ini menerima komplain dari tamunya, yang merasa perutnya mual mual setelah driver memutuskan untuk melewati jalan alternatif yang bergelombang menghindari macet untuk mengejar pesawat ke bandara. Driver tidak bisa disalahkan karena sudah melakukan antar jemput tamu itu.
Contoh 3:
Dalam SOP disebutkan: Security bertugas untuk menjaga keamanan dan ketertiban kantor.
Suatu ketika, kantornya dirampok. Security ini melawan para perampok seorang diri. Ia dianiaya hingga luka parah dan tidak bisa bekerja lagi. Perusahaan mengeluarkan uang untuk membayar santunan yang sangat besar dan kehilangan salah satu karyawan terbaiknya.
Sekilas, ketiga contoh diatas memperlihatkan karyawan sudah bekerja sesuai dengan SOP Tapi kok masih terjadi risiko yang tidak diinginkan? Inilah akibat dari penerapan SOP yang berisi tulisan atau gambaran belaka itu. Padahal SOP itu harus disusun berdasarkan tujuan yang jelas. Setiap jenis pekerjaan yang distandarisasi itu harus memiliki tujuan akhir. Hasil kerja yang diharapkan seperti apa? Dengan menetapkan standar hasil kerja ini, kita bisa menjamin kualitas hasil kerja karyawan yang menjalankan SOP
Contoh:
Standar hasil kerja seorang office boy dari pekerjaan membersihkan toilet adalah “toilet bersih, air cukup, dan beraroma segar”.Standar hasil kerja seorang driver dari pekerjaan antar jemput pimpinan dan tamu perusahaan adalah “kenyamanan selama perjalanan, keselamatan sampai tujuan, dan ketepatan waktu”Standar hasil kerja seorang security dari pekerjaan menjaga keamanan dan ketertiban kantor dalah “keamanan, ketertiban, dan keselamatan”
Apa yang terjadi jika kita menetapkan standar hasil kerja seperti itu? Yang terjadi kemudian adalah:
- Office boy merasa memiliki tanggung jawab yang besar supaya toilet tetap terlihat bersih, airnya cukup, dan beraroma segar. Yang dilakukannya kemudian adalah memeriksa toilet setiap ada kesempatan (tidak tergantung jadwal 3x-nya itu). Begitu toilet kotor atau berbau, ia akan segera membersihkannya (meskipun diluar kewajibannya 3x membersihkan toilet). Ia juga bisa kreatif memasang tulisan yang mengajak karyawan lain bersama-sama menjaga kebersihan toilet, tulisan tentang tata cara menggunakan toilet (misalnya: mohon disiram setelah digunakan atau tutup keran setelah digunakan), dan mengimbau secara lisan kepada karyawan lain untuk turut menjaga kebersihan toilet. Bukan hanya semata 3x membersihkan toilet saja, setelah itu nongkrong di tempat parkir atau tidur di mushola.
2.Driver merasa bertanggung jawab terhadap kenyamanan tamu atau pimpinan perusahaan selama perjalanan, sehingga ia akan memilih jalan pintas yang lebih bagus kondisinya,meskipunjaraknya lebih jauh. Ia akan kreatif mengelola kecepatan kendaraan supaya tetap tepat waktu sampai di tujuan. Saya pernah mendapati driver seperti ini. Ia ditugaskan mengantar saya keluar kota dan harus sampai di tujuan dalam waktu 1,5 jam karena sudah ditunggu untuk meeting. Kebetulan yang menunggu meeting tersebut adalah pihak militer, yang sangat disiplin dengan waktu. Berdasarkan pengalaman pribadi, untuk mencapai lokasi meeting tersebut dibutuhkan waktu 1,5 jam tanpa terjebak macet. Driver ini bukannya memilih jalur luar kota yang lebih lengang, ia malah membelah jalanan dalam kota. Saya sudah khawatir saja, pasti terjebak macet dan meeting bisa gagal.
Ketika saya tanya alasannya mengapa ia memilih jalur dalam kota itu, jawabannya sungguh diluar dugaan saya. Ia bilang bahwa jalur yang dia ambil semuanya berbelok ke kiri. Aturannya, belok kiri jalan terus. Jika melewati jalur luar kota memang kelihatan lengang, tetapi bisa terkena lampu merah 5x. Menurutnva. lewat ialur dalam kota ini bisa menghemat waktu 10 menit. Saya buktikan memang benar. Mobilnya sama sekali tidak pernah berhenti di lampu merah dan keakuratan waktunya luar biasa. Saya acungi jempol untuk driver ini. Berarti saya menyusunkan SOP untuk perusahaan ini sudah berhasil diterapkan dengan baik. Saya ceritakan pengalaman itu ke direkturnya. Pada akhir tahun, driver itu mendapatkan kejutan. Ia mendapatkan penghargaan berupa jam tangan impor asli karena keakuratan kerjanya yang luar biasa itu.
Baca juga SOP Disusun Tanpa standar Hasil Kerja – Bab. 2
Baca juga SOP Disusun Tanpa standar Hasil Kerja – Bab. 1
Baca juga SOP Disusun Tanpa standar Hasil Kerja – Bag. 2
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
