- Merebus mi instan dalam air mendidih selama tiga menit sambil diaduk-aduk, mi matang sempurna, masih terasa kekenyalannya tetapi tidak keras dan tidak lembek, sangat enak dimakan.
Saya yakin, pada saat SOP cara menyajikan mi instan itu disusun, penyusun SOP-nya juga melakukan percobaan yang sama. Waktu “tiga menit” itu tidak turun dari langit seperti wangsit. Anda bisa bayangkan apa jadinya jika mi instan yang dijual di pasaran itu tidak disertai dengan SOP cara penyajian yang ekonomis tersebut? Mungkinkah mi instan itu menjadi makanan yang laris manis?
Saya sering kali menggunakan bantuan jam tangan atau stopwatch untuk menghitung standar waktu penyelesaian pekerjaan pada saat uji coba atau simulasi draft SOP Anda bisa bayangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan seorang penyusun SOP jika harus menstandarisasi waktu penyelesaian ribuan pekerjaan yang ada di sebuah perusahaan? Masihkah Anda berpikir bahwa SOP dapat disusun dalam waktu singkat dan hanya berupa gambar atau tulisan saja?
1.SOP Yang Tidak Mencantumkan Standar Waktu
Penyelesaian Pekerjaan Bukanlah SOP Itu namanya juknis (petunjuk teknis), juklak (petunjuk pelaksanaan) atau protap (prosedur tetap). Namanya saja”petunjuk”, jadi tidak ada unsur standarnya, terutama standar waktu penyelesaian pekerjaan. Juknis, juklak, protap itu hanya berisi tulisan tentang petunjuk mengerjakan suatu pekerjaan. Sampai disini, Anda sudah memahami ya perbedaannya dengan SOP. Jangan sampai gagal paham lagi.
- Tanpa Standar Waktu Penyelesaian Pekerjaan yang Jelas, Perusahaan Anda Akan Ditinggal Konsumen/Pelanggan Lihatlah keluhan-keluhan konsumen di media massa atau media sosial. Sebagian besar konsumen mengeluhkan lamanya waktu pelayanan suatu perusahaan. Jika kita makan di restoran, pelayannya lama sekali menyajikan makanannya, kita kecewa, marah, mengajukan komplain dan menulis keluhan di media sosial. Jadi, tanpa standar waktu penyelesaian pekerjaan yang jelas, konsumen tidak mendapat jaminan kapan ia akan memperoleh pelayanan. Padahal konsumen juga memiliki keterbatasan waktu untuk melakukan transaksi dengan perusahaan. Itu sebabnya, banyak konsumen yang memilih meninggalkan perusahaan yang lemot dan beralih menjadi pelanggan perusahaan yang terkenal cepat dan tepat memberikan pelayanan yang dibutuhkan konsumen tersebut.
3.Karyawan Bekerja Seenaknya, Target Perusahaan Tidak Tercapai
Secara internal, tiadanya standar waktu kerja membuat karyawan bekerja seenaknya. Contoh: target BEP cuci mobil adalah 4 unit sehari. Supaya untung, karyawan harus bisa mencuci 8 unit mobil sehari. Standar waktu cuci mobil per unitnya satu jam, sehingga antara jam 08.00 s.d. 16.00, bisa mencuci 8 unit mobil. Jika Anda tidak menetapkan standar waktu cuci satu jam per mobil tersebut, bisa saja karyawan Anda mencuci mobil tiga jam per unitnya, sambil bercanda. makan dan minum, bahkan bersantai-santai. Sehari cuma menghasilkan 3 mobil tercuci. Perusahaan bisa buntung. Jika karyawan bekerja seenaknya, kapan target perusahaan alcan tercapai? Anda bisa bayangkan kan.
- Produktivitas Karyawan dan Produktivitas Perusahaan Nihil
Tanpa standar waktu penyelesaian pekerjaan, produktivitas karyawan bisa nihil. Karyawan bisa mengerjakan satu pekerjaan selama-lamanya dan mengabaikan pekerjaan lainnya. Padahal ukuran sebuah produktivitas itu salah satunya adalah jika seorang karyawan dengan bayaran yang sama tetapi bisa melakukan pekerjaan yang lebih banyak pada satu periode waktu kerja. Misalnya: karyawan yang menjalankan SOP tanpa standar waktu kerja, hanya bisa mengemas 48 kemasan per hari. Sedangkan karyawan yang menjalankan SOP dengan standar waktu kerja lima menit per kemasan, bisa menghasilkan 96 kemasan per hari. Standar waktu kerja lima menit inilah yang membuat karyawan tersebut lebih produktif. Jika Anda mengeluarkan uang yang sama untuk membayar karyawan tersebut, Anda memilih yang mana? Saya yakin Anda memilih karyawan yang mampu menghasilkan 96 kemasan per hari. Tapi ingat, itu hanya terjadi jika perusahaan Anda menerapkan standar waktu kerja lima menit per kemasan itu.
waktu kerja ini. Saya pernah mendapati hal-hal berikut ini:
1.Dituduh Membuat Karyawan Seperti Robot
Karyawan-karyawan yang resisten menolak standar waktu kerja ini dan menghasut karyawan lain supaya tidak mau diperlakukan seperti robot. Saya menganggap ini adalah gagal paham SOP dari pihak karyawan. Bayangkan saja, semakin cepat pekerjaan selesai, karyawan juga makin diuntungkan. Mereka bisa lebih cepat beristirahat, tidak perlu lembur dan target pasti tercapai tepat waktu. Bisa-bisanya punya pemahaman seperti itu. Usut punya usut, ternyata karyawan lebih suka lembur untuk mendapatkan uang lembur yang menurut ketentuan memang lebih besar nilainya daripada gaji reguler. Karyawan yang gagal paham ini akan terseleksi dengan sendirinya, karena pilihannya hanya ada dua, berubah atau mati. Perusahaan-perusahaan yang menerapkan standar waktu kerja biasanya juga menerapkan sistem insentif dan bonus berdasarkan banyak sedikitnya hasil kerja. Jadi, tidak ada alasan lagi menuduh perusahaan membuat karyawannya bekerja seperti robot.
2.Karyawan Gagal Beradaptasi
Karyawan bertipe lamban dapat dipastikan gagal menerapkan SOP yang menetapkan standar waktu kerja ini. Mereka akan tersingkir dengan sendirinya. Anda tidak perlu bersedih hati. Salah satu manfaat SOP adalah menyingkirkan karyawan karyawan yang tidak menguntungkan perusahaan. Anda tidak perlu repot-repot memecatnya. Jadi, yang tertinggal di perusahaan nanti adalah karyawan-karyawan yang cekatan. Karyawan yang cekatan adalah karyawan yang diinginkan semua perusahaan di dunia ini. Bahkan jika Anda nanti melakukan rekrutmen karyawan baru sekalipun, karyawan baru yang lolos seleksi tetapi ternyata kerjanya lamban, akan tersingkir pada masa percobaan. Berarti SOP ini juga sudah membantu Anda menyeleksi karyawan.
Baca juga SOP Disusun Tanpa standar waktu kerja – Bag. 3
Baca juga SOP Disusun Tanpa standar waktu kerja – Bag. 2
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
