Salah satu indikator SOP yang baik adalah terdapat standar waktu penyelesaian pekerjan pada tiap-tiap pekerjaan yang distandarisasi. Jadi, proses melakukan pekerjaan itu harus dibatasi. Jika tidak dibatasi, karyawan akan fokus pada proses/prosedur/ alur kerjanya saja supaya kelihatan bekerja di mata bosnya, tetapi melalaikan hasilnya yang merugikan konsumen/pelanggan. Padahal yang terpenting dari SOP itu adalah hasil kerjanya. Dari hasil kerja yang memuaskan itulah kita mendapatkan duitnya.
Pembatasan waktu penyelesaian pekerjaan dibagi dalam dua bagian besar:
- Standar Dalam Hitungan Detik, Menit, Sampai Jam
Pekerjaan-pekerjaan level teknis sebagian besar menggunakan standar waktu ini. Contoh: pekerjaan scanning kartu pelanggan hanya butuh waktu dua detik.
- Standar Dalam Hitungan Hari, Bulan, atau Tahun Pekerjaan-pekerjaan level manajerial sebagian besar meng gunakan satuan waktu ini.
Contoh: pekerjaan menyusun laporan bulanan dilakukan
sebulan satu kali, tetapi input datanya bisa setiap hari. Jadi hasil pekerjaan ini baru dapat dilihat sebulan sekali, tetapi pekerjaannya rutin dilakukan selama satu bulan penuh.
Inilah bagian tersulitnya. Bagian ini pasti dilewatkan oleh penyusun SOP yang hanya bisa menulis dan menggambar SOP. Mereka tidak mengerti bahwa inti sebuah standarisasi itu adalah penyelesaian pekerjaan tepat waktu dan tepat hasil. Pengalaman pribadi mengelola bisnis sangat menolong pada saat menetapkan standar waktu penyelesaian pekerjaan ini, ditambah lagi dengan kesediaan melakukan uji coba berkali-kali sampai didapatkan standar waktu yang paling ekonomis. Saya ulangi lagi, standar waktu yang paling ekonomis, bukan yang paling cepat.
Saya sering kali mencontohkan SOP menyajikan mi instan. Pada SOP cara menyajikan mi instan itu tertulis, merebus mi instan dalam waktu tiga menit dan diaduk-aduk. Apakah waktu tiga menit itu didapatkan dari hasil mengarang indah? Atau dihasilkan dari uji coba berkali-kali sampai dihasilkan waktu yang paling ekonomis? Saking penasarannya, saya pernah melakukan percobaan berikut ini:
- Merebus mi instan dalam air mendidih selama tiga menit tanpa diaduk, ternyata matangnya tidak merata, mi cenderung masih keras dan tidak enak dimakan;
- Merebus mi instan dalam air mendidih selama kurang dari tiga menit tetapi diaduk-aduk, mi tidak matang, cenderung masih keras dan tidak enak dimakan;
- Mercbus mi instan dalam air mendidih selama lebih dari tiga menit sambil diaduk-aduk, mi terlalu matang, cenderung terlalu lembek dan tidak enak dimakan;
- Merebus mi instan dalam air mendidih selama tiga menit sambil diaduk-aduk, mi matang sempurna, masih terasa kekenyalannya tetapi tidak keras dan tidak lembek, sangat enak dimakan.
Saya yakin, pada saat SOP cara menyajikan mi instan itu disusun, penyusun SOP-nya juga melakukan percobaan yang sama. Waktu “tiga menit” itu tidak turun dari langit seperti wangsit. Anda bisa bayangkan apa jadinya jika mi instan yang dijual di pasaran itu tidak disertai dengan SOP cara penyajian yang ekonomis tersebut? Mungkinkah mi instan itu menjadi makanan yang laris manis?
Saya sering kali menggunakan bantuan jam tangan atau stopwatch untuk menghitung standar waktu penyelesaian pekerjaan pada saat uji coba atau simulasi draft SOP Anda bisa bayangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan seorang penyusun SOP jika harus menstandarisasi waktu penyelesaian ribuan pekerjaan yang ada di sebuah perusahaan? Masihkah Anda berpikir bahwa SOP dapat disusun dalam waktu singkat dan hanya berupa gambar atau tulisan saja?
1.SOP Yang Tidak Mencantumkan Standar Waktu
Penyelesaian Pekerjaan Bukanlah SOP Itu namanya juknis (petunjuk teknis), juklak (petunjuk pelaksanaan) atau protap (prosedur tetap). Namanya saja”petunjuk”, jadi tidak ada unsur standarnya, terutama standar waktu penyelesaian pekerjaan. Juknis, juklak, protap itu hanya berisi tulisan tentang petunjuk mengerjakan suatu pekerjaan. Sampai disini, Anda sudah memahami ya perbedaannya dengan SOP. Jangan sampai gagal paham lagi.
- Tanpa Standar Waktu Penyelesaian Pekerjaan yang Jelas, Perusahaan Anda Akan Ditinggal Konsumen/Pelanggan Lihatlah keluhan-keluhan konsumen di media massa atau media sosial. Sebagian besar konsumen mengeluhkan lamanya waktu pelayanan suatu perusahaan. Jika kita makan di restoran, pelayannya lama sekali menyajikan makanannya, kita kecewa, marah, mengajukan komplain dan menulis keluhan di media sosial. Jadi, tanpa standar waktu penyelesaian pekerjaan yang jelas, konsumen tidak mendapat jaminan kapan ia akan memperoleh pelayanan. Padahal konsumen juga memiliki keterbatasan waktu untuk melakukan transaksi dengan perusahaan. Itu sebabnya, banyak konsumen yang memilih meninggalkan perusahaan yang lemot dan beralih menjadi pelanggan perusahaan yang terkenal cepat dan tepat memberikan pelayanan yang dibutuhkan konsumen tersebut.
3.Karyawan Bekerja Seenaknya, Target Perusahaan Tidak Tercapai
Secara internal, tiadanya standar waktu kerja membuat karyawan bekerja seenaknya. Contoh: target BEP cuci mobil adalah 4 unit sehari. Supaya untung, karyawan harus bisa mencuci 8 unit mobil sehari. Standar waktu cuci mobil per unitnya satu jam, sehingga antara jam 08.00 s.d. 16.00, bisa mencuci 8 unit mobil. Jika Anda tidak menetapkan standar waktu cuci satu jam per mobil tersebut, bisa saja karyawan Anda mencuci mobil tiga jam per unitnya, sambil bercanda. makan dan minum, bahkan bersantai-santai. Sehari cuma menghasilkan 3 mobil tercuci. Perusahaan bisa buntung. Jika karyawan bekerja seenaknya, kapan target perusahaan alcan tercapai? Anda bisa bayangkan kan.
Baca juga SOP Disusun Tanpa standar waktu kerja – Bag. 2
Baca juga SOP Disusun Tanpa standar waktu kerja – Bag. 3
Sumber MATINYA PERUSAHAAN GARA GARA S.O.P Suryono Ekotama,2018
