A.TAHAPAN MONITORING
Setelah melalui tahap penyusunan, pengumpulan data dan infor masi, serta uji coba SOP tahap selanjutnya adalah monitoring dan evaluasi penerapan SOP. Tahap ini merupakan tahap paling penting dalam pelaksanaan SOP. Tahap ini dapat dijadikan tolok ukur pene rapan SOP. Apakah SOP yang telah ditetapkan berjalan efektif dan tepat atau tidak. Monitoring dapat dilakukan secara berkala, tiga atau enam bulan sekali.
Lalu siapakah yang melakukan monitoring? Tentu saja yang melakukan monitoring adalah pimpinan atau tim penyusun SOP Alasannya, karena mereka yang memahami latar belakang dan ber bagai komponen yang menjadi pelengkap penyusunan SOP. Tujuan lain dari monitoring adalah untuk memelihara dan mengaudit pe laksanaan dan penerapan SOP dalam jangka waktu tertentu.
Monitoring dapat dilakukan secara langsung antara pimpinan dengan karyawan yang menjalankan SOP setiap harinya. Sebelum nya, target harus ditentukan terlebih dahulu dalam jangka waktu yang diperlukan untuk melakukan monitoring Misalnya saja Anda menetapkan waktu tiga bulan sekali untuk melakukan monitoring Meskipun monitoring dilakukan setiap tiga bulan sekali, bukan ber arti Anda langsung menumpuk pekerjaan di bulan ketiga. Anda dapat mencicilnya melalui laporan rutin yang diberikan supervisor, dapat dilakukan setiap hari, dua hari sekali, atau bahkan sepekan sekali.
Laporan rutin tersebut merupakan bahan bagi Anda untuk me lakukan monitoring. Anda dapat mengadakan satu forum khusus untuk melakukan monitoring. Dalam forum tersebut, Anda men jelaskan terlebih dahulu latar belakang pembuatan SOP agar me reka dapat memahami dan memperbaiki kinerja. Kegiatan ini dapat digabung dengan rapat kerja rutin tiga bulanan.
Ada beberapa tahapan yang dapat dilakukan dalam kegiatan monitoring SOP, yaitu:
1.Merencanakan kegiatan monitoring secara berkala.
2.Mempersiapkan tim monitoring.
3.Melaksanakan monitoring.
4.Membuat laporan terkait kegiatan monitoring yang dilakukan.
5.Membuat kesimpulan sementara sebagai bahan evaluasi.
6.Membuat usulan atau draft perbaikan SOP jika sekiranya di perlukan.
Dari tahapan tersebut tentu yang menjadi kunci atau hal yang paling pokok dalam monitoring adalah pelaksanaan monitoring Merencanakan monitoring harus dirancang ketika SOP tersebut disusun. Pimpinan sebaiknya turun langsung dalam pelaksanaan monitoring ini. Artinya, pemimpin tidak hanya sekadar menerima laporan dari tim saja, tetapi ikut memonitor di lapangan. Tujuannya. selain untuk mengawasi kerja karyawan juga mengetahui secara langsung kondisi riil pada tataran teknis.
Dalam pelaksanaan moni6,berikut beberapa tahap yang bisa dilakukan ,yakni:
1.Wawancara dengan Karyawan
Pelaksana Dalam melakukan wawancara, Anda dapat memanggil lang sung beberapa karyawan dan menanyakan terkait pelaksanaan SOP sehari-hari. Apakah penerapan SOP tersebut cukup meri ngankan pekerjaan mereka. Meringankan di sini dalam arti bukan hanya pada beban kerja, tetapi juga ringan waktu dan tenaga.
Selain itu, Anda juga dapat melakukan wawancara dengan cara berbincang santai. Misal, Anda ingin melakukan moni toring di bidang produksi, Sembari melihat langsung mereka bekerja, Anda dapat menyapa mereka dan menanyakan ber bagai hal terkait pekerjaan mereka. Apakah pekerjaan yang me reka lakukan sesuai dengan SOP yang diberikan dan Apakah mereka mendapatkan pengarahan tentang SOP secara rutin? Hal ini penting dilakukan untuk mengetahui kendala yang mereka hadapi, terlebih bagi yang belum paham terhadap SOP
2.Observasi atau Melihat Langsung Teknis Pekerjaan di Lapangan
Tahap ini dapat dilakukan sejalan dengan wawancara kepada karyawan yang melaksanakan SOP Sembari bertanya, Anda dapat melihat langsung cara mereka bekerja. Mulai dari pengo lahan bahan baku, proses produksi, quality kontrol hingga tahap pengemasan. Termasuk juga, bagaimana cara mereka bekerja dan memanfaatkan fasilitas perusahaan. Biasanya, ti dak jarang ada karyawan yang abai terhadap hal-hal kecil atau bekerja tanpa mematuhi SOP
Jika didapati pelanggaran atau kesalahan prosedur. An da dapat mencatat dan menjadikannya bahan evaluasi nanti.
Inilah pentingnya Anda melakukan observasi langsung. Selain mengetahui persoalan di lapangan, Anda juga dapat memas. tikan SOP yang telah diterapkan berjalan dengan baik atau tidak.
3.Memeriksa Dokumentasi
Melakukan observasi terhadap penerapan SOP tidak hanya melihat secara teknis pelaksanaan produksi atau distribusi. Akan tetapi, melihat juga kerapian administrasi. Misal, pada bagian penerimaan barang, Anda dapat melihat bagaimana mereka mencatat barang yang masuk dari supplier pada hari tersebut dan melihat penyimpanan dan mengarsipkan buk ti penerimaan barang. Kesalahan kecil seperti adanya bukti penerimaan barang yang tidak rapi atau tercecer di laci meja sering menjadi kebiasaan buruk. Jika hal tersebut terus dibiar kan saja, tentu tidak bagus untuk perkembangan dan kemajuan perusahaan.
Salah satu cara mengawasi SOP adalah dengan cara me lakukan audit, baik dari internal maupun eksternal. Hasil audit yang dilakukan, nantinya dapat dipakai untuk mengidentifikasi proses atau bagian mana saja yang perlu diperbaiki. Dalam perjalanannya sangat dimungkinkan terjadi perubahan SOP Perubahan tersebut dapat disebabkan berbagai alasan, antara lain:
1 Perubahan atau penambahan target perusahaan.
2 Penambahan bagian di perusahaan.
3 Perubahan referensi yang digunakan dalam penyusunan SOP
4 Perubahan atau pindah lokasi usaha.
5 Perubahan definisi yang ada di SOP
6.Perkembangan teknologi dan keilmuan.
7 Adanya alat produksi baru.
8 Pengembangan bisnis.
9 Perubahan struktur organisasi. Seringkali dalam suatu usaha karyawan keluar masuk, sehingga untuk mengisi kekosongan perlu adanya penyesuaian SOP
10 Adanya temuan atau hasil audit yang menunjukkan bah wa SOP sudah tidak lagi relevan. 11. Usaha yang dijalankan tidak berkembang atau stagnant.
Baca Juga MONITORING & EVALUASI PENERAPAN SOP – Bag. 2
Baca Juga MONITORING & EVALUASI PENERAPAN SOP – Bag. 3
Baca Juga MONITORING & EVALUASI PENERAPAN SOP – Bag. 4
Sumber Strategi Pintar Menyusun SOP Endah Nur Fatimah,dkk,2015
